Das bedeutet die Warengruppenstrategie in der Beschaffung

Büromaterial lässt sich nicht mit Schmierstoffen vergleichen, strategisch wichtige Komponenten nicht mit Schrauben und Muttern. Wer alle Materialien nach dem gleichen Schema beschafft, verschenkt deshalb beim Einkauf viel Geld.

Wer seinen Bedarf dagegen in Gruppen von Produkten aufteilt, die vergleichbare Merkmale erfüllen, und die optimalen Beschaffungsprozesse für jede Materialgruppe entwickelt, senkt seine Beschaffungskosten um bis zu 15 Prozent. Da der Einkauf in vielen Unternehmen der größte Kostenposten ist, setzt die Waren- oder Materialgruppenstrategie gewaltige Hebel in Gang.

Dennoch verzichtet einer Studie der Schweizer Unternehmensberatung Convivax zufolge jedes zweite Unternehmen auf die Einsparpotenziale, die ihm der Einkauf nach Materialgruppen bieten würde.

Rahmenverträge & Co.

Strategien

Die 10 beliebtesten Einkaufsstrategien

Welche Einkaufsstrategien sind besonders beliebt? Eine Studie hat herausgefunden, wie häufig Rahmenverträge, Global Sourcing oder Warengruppen genutzt werden.Wie beliebt die Warengruppenstrategie ist, lesen Sie hier.

Materialgruppen richtig sortieren

Die Warengruppenstrategie unterscheidet:

• Hebelmaterialien, die einfach zu beschaffen sind und ein geringes Beschaffungsrisiko aufweisen, aber einen hohen Einfluss auf das Betriebsergebnis haben und einen großen Anteil des Beschaffungsvolumens ausmachen,
• Strategische Materialien, die sehr teuer sind und sich oft nur schwer beschaffen lassen,
• Standardmaterialien, die günstig sind und deren Einkauf einfach und oft standardisiert erfolgen kann und
• Engpassmaterialien, die zwar keinen großen Anteil an den Beschaffungskosten haben, aber schwer zu beschaffen sind, weil es dafür nur wenige Lieferanten gibt oder die Materialien selten sind.

Transparenz über das gesamte Beschaffungsportfolio gewinnen

Wollen Einkäufer die einzelnen Materialgruppen effizient und günstig beschaffen, müssen sie für jede Gruppe eine eigene Beschaffungsstrategie entwickeln. So kaufen sie strategische Materialien idealerweise bei Lieferanten, zu denen sie eine enge und vertrauensvolle Beziehung aufgebaut haben. Standardmaterialien wie Büromaterial, Schrauben oder Profile lassen sich dagegen auch durch E-Auctioning auf Onlinemarktplätzen beschaffen.

Um entscheiden zu können welche Beschaffungsstrategie für welche Materialgruppe die beste ist, müssen sich Einkäufer zunächst einen vollständigen Überblick darüber verschaffen, wo sie was, zu welchen Kosten beschaffen und welche Bedeutung die einzelne Warengruppe und mögliche Einsparungen beim Einkauf für das Betriebsergebnis des Unternehmens haben.

Warengruppendossiers erstellen

Die so gewonnenen Erkenntnisse stellen Einkäufer in Dossiers zu jeder Warengruppe zusammen. Diese sollten nicht nur die aktuelle Beschaffungssituation abbilden, sondern auch Prognosen darüber enthalten, wie sich etwa der Beitrag der Warengruppe zum Betriebsergebnis oder der Markt für die zu beschaffende Technologie und diese selbst künftig entwickeln werden.

Die Dossiers sollten vor allem Antworten auf folgende Fragen zu jeder Materialgruppe geben:

• Kosten und Preise
• Welche Mengen der zur Materialgruppe gehörenden Vorprodukte beschafft das Unternehmen zu welchen Preisen?
• Welche Konditionen wurden für die entsprechende Materialgruppe in bestehenden Verträgen vereinbart?
• Wie werden sich der eigene Bedarf, die Angebotssituation und die Fertigungskapazitäten auf dem Markt für die Materialgruppe künftig entwickeln?
• Welche Preis- und Geschäftsmodelle verfolgen Lieferanten?

Ratgeber

Einkauf

TCO: Total Cost of Ownership von A bis Z

Anlagen, Fahrzeuge oder Bauteile kosten mehr als ihr Anschaffungspreis. Für Einkäufer ist die Total-Cost-of-Ownership-Analyse daher Pflicht. So geht’s!

Supply-Base der Materialgruppe

• Von welchen Lieferanten bezieht das Unternehmen aktuell die entsprechenden Vorprodukte?
• Welche Verträge bestehen mit den Zulieferern? Was genau wurde vereinbart?
• Werden Materialien der entsprechenden Gruppe aktuell bei einem oder mehreren Zulieferern gesourct? Kauft das Unternehmen sie nach dem Best- oder Low-Country-Prinzip ein?
• Welche Anbieter sind die beherrschenden, welche sind die besten Anbieter für die entsprechenden Produkte?
• Welche allgemeinen Beschaffungsrisiken bestehen für die Materialgruppe? Welche lieferantenspezifischen Risiken gibt es?

Technologische Entwicklung

• Welche neuen Technologien, welche neuen Produkte oder Fertigungsprozesse sind auf dem Markt für die entsprechende Materialgruppe in absehbarer Zeit zu erwarten?
• Führt dies dazu, dass sich die Materialien, günstiger fertigen, oder in eigenen Produkten durch andere ersetzen lassen?

Alle Unternehmensbereiche einbeziehen

Um diese Fragen beantworten zu können, holen Einkäufer bei der Analysye und Beschreibung der einzelnen Materialgruppen idealerweise Kollegen aus der Entwicklung, Logistik, Qualitätskontrolle und Produktion mit an den Tisch. Ihren Input brauchen sie nicht nur, um alle für das Unternehmen relevanten Aspekte seines Beschaffungsportfolios durchleuchten zu können. Nur wer im Anschluss daran auch die besten Einkaufsstrategien für jede Materialgruppe mit den Fachleuten aus allen beteiligten Unternehmensbereichen abstimmt, holt aus der Warengruppenstrategie wirklich das Potenzial heraus, das in ihr steckt. Wo dies wie bei strategischen Materialien Sinn macht, sollten Einkäufer auch ihre Lieferanten an diesem Prozess beteiligen.

Kompetenzen klar regeln

Ist eine Materialgruppenstrategie in der Einkaufsabteilung eingeführt, sollte für jede Materialgruppe ein Einkäufer die Verantwortung übernehmen. Als Lead Buyer kann er gezielt Know-how über den Markt aufbauen und pflegen, auf dem er die Materialien seiner Warengruppe beschafft und die für ihren Einkauf beschlossenen Strategien gezielt verfolgen und weiterentwickeln.