Ein Mann gibt einer Frau im Büro eine Akte, versteckt aber ein Geschenk hinter seinem Rücken.

Geschenke von Chefs an Mitarbeiter unterliegen einigen Regeln - diese sollten Sie kennen. (Bild: Svitlana - stock.adobe.com)

Arbeitgeber müssen bei Geschenken an Angestellte einige Regeln berücksichtigen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Wer jedoch diese Aspekte im Blick behält, profitiert vielfach: Aufmerksamkeiten stärken die Mitarbeiterbindung und steigern die Arbeitgeberattraktivität. Richtig eingesetzt lassen sich damit sogar Steuern sparen.

Geschenke ans Team: Kleine Gesten mit großer Wirkung

Zu Zeiten des Fachkräftemangels bedeutet es für nahezu jedes Unternehmen einen essenziellen Wettbewerbsvorteil, Mitarbeitende mit ihrem Know-how langfristig zu binden. Neben einem attraktiven Gehalt und einer zeitgemäßen Unternehmenskultur sind dafür auch die richtigen Benefits entscheidend, etwa in Form von Geschenken für Angestellte. Solche Zusatzleistungen wirken sich äußert positiv auf das Arbeitgeberimage aus. Geschenke fördern die Motivation der Angestellten und sorgen gleichzeitig für eine engere Bindung zum Unternehmen. Doch anders als im privaten Rahmen, gilt es bei Geschenken im beruflichen Kontext einiges zu beachten:

  • Die Geschenke sollten auf dem Gehaltsnachweis ersichtlich werden, im Dashboard einer Benefit-Plattform für den Mitarbeiter einsehbar sein oder in einem Benefit-Brief an die Mitarbeitenden kommuniziert werden. Eine Aufzeichnung der geleisteten Unterstützung im Lohnkonto ist zwingend erforderlich.
  • Ein Geschenk ersetzt kein Gehalt – es handelt sich stets um eine Zusatzleistung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn.
  • Grundsätzlich dürfen steuer- und sozialabgabefreie Sachbezüge (auch der Corona-Sonderbonus) allen Mitarbeitenden gewährt werden – egal ob in Vollzeit-, Teilzeit-, oder Minijobanstellung.

44-Euro-Sachbezug als monatliches Geschenk

Viele Arbeitgeber setzen, anstelle eines jährlichen Bonus, auf ein monatliches Gehaltsplus. Das hat viele Vorteile. Zum einen erfährt der Mitarbeiter auf diese Weise zwölf Mal im Jahr Wertschätzung für den täglichen Einsatz. Zum anderen ist ein monatliches Gehaltsextra steuer- und sozialabgabenfrei möglich. Konkret bedeutet das: Unternehmen können jedem Mitarbeiter den steuerfreien Sachbezug bis maximal 44 Euro monatlich als Zusatzleistung gewähren.

Hochgerechnet auf ein Jahr ergibt sich daraus ein steuerfreies Gehaltsextra von bis zu 528 Euro. Besonders erfreulich: Der Maximalbetrag des steuerfreien Sachbezugs wird ab 01. Januar 2022 sogar auf 50 Euro erhöht. Wichtig ist allerdings, dass Arbeitgeber bei dieser monatlichen Zuwendung die folgenden Stolperfallen nicht übersehen:

  1. Wenn die monatliche Freigrenze von derzeit 44 Euro pro Mitarbeiter überschritten wird, ist die komplette Zuwendung steuer- und sozialabgabepflichtig. Der Arbeitgeber darf also nicht in einem Monat 54 Euro auszahlen und im nächsten nur 34 Euro.
  2. Im Steuerrecht gilt das Zuflussprinzip. Während Arbeitgeber genau darauf achten müssen, dass die monatliche Freigrenze eingehalten wird, können Mitarbeitende die im jeweiligen Monat zugeflossenen Beträge - beispielsweise auf einer Gutscheinkarte - problemlos ansparen und zu einem späteren Zeitpunkt für größere Wünsche ausgeben.
  3. Wer den steuerfreien Sachbezug in Form einer flexiblen Gutscheinkarte zur Verfügung stellt, muss darauf achten, dass diese ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend auch sogenannte ZAG-Kriterien erfüllt.

ZAG-Kriterien für Gutscheinkarten

Ab dem 1. Januar 2022 müssen für den steuerfreien Sachbezug eingesetzte Gutscheinkarten die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Diese beschreiben, welche Arten von Gutscheinkarten zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen unter Anwendung des 44-Euro-Sachbezugs* zulässig sind:

  • Begrenzte Netzwerke: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
  • Begrenzte Produktpalette: Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie wie z. B. Fashion, Kino, etc. (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
  • Instrumente zu steuerlichen oder sozialen Zwecken: Gutscheinkarten für bestimmte steuerliche oder soziale Zwecke wie z. B. Essensgutscheine (gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG)

* ab 01. Januar 2022 wird die Freigrenze auf 50 Euro erhöht.

Persönliche Anlässe als Ausdruck von Interesse und Aufmerksamkeit honorieren

Eine besonders schöne Möglichkeit, um Wertschätzung zu zeigen: Chefs können ihren Angestellten zu persönlichen Anlässen Sachzuwendungen zukommen lassen – solange der Wert von 60 Euro (R. 19.6 Abs. 1 LStR) nicht überschritten wird, bleibt das Geschenk steuerfrei. Doch auch hier gilt das Umkehrprinzip: Wenn diese Freigrenze überschritten wird, wird der komplette Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Der Anlass kann sich dabei auf ein Ereignis aus dem Arbeitsumfeld beziehen, wie beispielsweise eine Beförderung oder eine bestandene Prüfung. Ebenso möglich ist es, den Mitarbeitenden für einen persönlichen Anlass im privaten bzw. familiären Umfeld zu beschenken, wie eine Hochzeit oder die Geburt eines Kindes. Entscheidend dabei ist der direkte persönliche Bezug zu dem beschenkten Angestellten. Ein unternehmensweites Ereignis, wie ein Firmenjubiläum oder Feiertage, fallen nicht unter diese Regelung.

Gut zu wissen: Es dürfen auch mehrere Geschenke pro Monat an ein Teammitglied überreicht werden, sofern zwei Anlässe (z. B. Geburtstag und Beförderung) zusammenfallen – und das auch mehrmals im Jahr.

Corona-Sonderbonus: Wertschätzung für geleisteten Einsatz

Wir alle blicken auf herausfordernde Zeiten zurück. Viele Chefs möchten ihrem Team gerade jetzt für ihren Einsatz im Job während der kräftezehrenden Corona-Pandemie danken. Zugleich sind Gehaltserhöhungen derzeit wirtschaftlich nicht für jedes Unternehmen machbar. Eine attraktive Alternative ist hier der Corona-Sonderbonus in Form einer Geld- oder Sachleistung, wie zum Beispiel einer Gutscheinkarte.

aut eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 9. April 2020, kann jedem Mitarbeitenden steuer- und sozialabgabenfrei mit bis zu 1.500 Euro gedankt werden. Die Auszahlung des Corona-Sonderbonus kann noch bis zum 31. März 2022 als Gesamtbetrag oder in beliebig vielen Teilbeträgen gewährt werden – solange der Maximalbetrag nicht überschritten wird.

Wichtig zu wissen: Die Möglichkeit zur Auszahlung eines Corona-Sonderbonus können alle Unternehmen in Deutschland in Anspruch nehmen, unabhängig von der jeweiligen Branche oder wirtschaftlichen Situation. So ist es auch nicht relevant, ob das Unternehmen derzeit von Kurzarbeit betroffen ist. Der Sonderbonus kann unabhängig von den Zuschüssen zum Kurzarbeitergeld oder anderen Zusatzleistungen wie dem 44-Euro-Sachbezug geleistet werden. Allerdings muss bei der Corona-Sonderzahlung der Zusammenhang zur Corona-Krise und entstandenen Zusatzbelastung für den Mitarbeitenden deutlich werden.

Geschenkte (gemeinsame) Zeit

Die wichtigste Währung in unserer schnelllebigen (Arbeits-)Welt ist immer häufiger Zeit anstelle von Geld. Auch Zeitgeschenke sind seitens des Arbeitgebers möglich, etwa in Form eines zusätzlichen Urlaubstags für Mitarbeitende an ihrem Geburtstag. So hat jeder an seinem Ehrentag freie Zeit für sich selbst oder die Familie. Durch den zeitlich gebundenen Urlaubstag können Arbeitgeber die zusätzliche freie Zeit ihrer Angestellten gut einplanen und der Betriebsablauf ist kaum betroffen.

Auch die gemeinsame Zeit als Team bleibt im stressigen und anspruchsvollen Berufsalltag oft auf der Strecke. Eine Betriebsfeier verschafft Abhilfe – und ist auch in Zeiten von Corona unter Einhaltung der gebotenen Sicherheitsmaßnahmen zulässig. Richtig umgesetzt, kann der Chef hierbei Steuern sparen. Eine entscheidende Voraussetzung dafür: Das gesamte Team muss zum Firmenevent eingeladen sein. Dann liegt der Freibetrag für Sommersause, Weihnachtsfeier und Co. aktuell bei 110 Euro pro Mitarbeiter – und das zweimal jährlich (§ 19 Abs. 1a EstG).

Speisen, Räumlichkeiten oder Theatereintrittskarten – für alle im Rahmen der Feier anfallenden Kosten kann der Betrag genutzt werden. Ebenso kann ein Teil oder der gesamte Betrag für Geschenke an die Mitarbeitenden eingesetzt werden. Dabei gilt: Egal, ob Blumenstrauß, Restaurantgutschein oder ein Buch: Das Präsent muss klar erkenntlich im Rahmen der Feier verschenkt werden.

Bei manch einem Fest liegen die Ausgaben sicherlich über dem 110-Euro-Freibetrag. Hier greift die Regelung, dass der Arbeitgeber den darüber liegenden Betrag mit 25 Prozent Lohnsteuer pauschal versteuern kann. Wenn die Betriebsfeier mit der ganzen Familie stattfindet, wird der Freibetrag der Angestellten auf (Ehe-)Partner und Kinder aufgeteilt.

Für welche Art(-en) des Geschenks sich der Arbeitgeber auch entscheidet – am Ende des Tages kommt es auf die Geste an. Und durch die Nutzung der steuer- und sozialabgabefreien Zuschüsse entsteht eine Win-Win-Situation für Chef und Mitarbeitende gleichermaßen.

Lucia Ramminger Edenred
Lucia Ramminger gibt Tipps für Geschenke an Mitarbeiter. (Bild: Edenred)

Die Autorin: Lucia Ramminger

Lucia Ramminger ist seit August 2019 Director Human Resources bei Edenred Deutschland. Gemeinsam mit ihrem Team betreut sie rund 160 Mitarbeiter und Führungskräfte an vier Standorten. Zu ihrem Aufgabenfeld im Personalmanagement zählen unter anderem Themen wie Compensation & Benefits, Mitarbeiterbindung, Digitalisierung von HR-Prozessen und der Ausbau der Arbeitgebermarke.

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