So führen Einkäufer erfolgreiche Jahresendverhandlungen

Viele Verträge mit Logistikern, Zulieferern von Rohstoffen und Vorprodukten verhandelt der Einkauf traditionell in den letzten Monaten des Jahres. Bei den Verhandlungen geht es im Wesentlichen immer um das Gleiche: um Preisanpassungen aufgrund von gestiegenen Energie- und Lohnkosten, um Zahlungskonditionen, Rabatte, verbindliche Mindestabnahmemengen, Zielvereinbarungen, Laufzeiten von Rahmenverträgen, kurz um Budgets, Liefer- und Kapazitätssicherung und das Management des Lieferkettenrisikos.

Warum Jahresendverhandlungen dieses Jahr schwieriger sind

Diese im jährlichen Rhythmus wiederkehrenden Verhandlungen sehen nach Routine aus. Doch die diesjährigen Jahresendgespräche mit den Lieferanten sind aus drei Gründen herausfordernder als früher: Der andauernde Konflikt mit dem Iran hat die geopolitischen Risiken um Energie und Rohstoffe, um Schifffahrtsrouten und wichtige Absatzmärkte noch einmal verschärft und das Thema Resilienz noch stärker gewichtet. Zudem erschwert die anhaltende konjunkturelle Schwäche vieler Industriebranchen und die politische Unsicherheit in Deutschland die Planungen.

Gleichzeitig eröffnet Künstliche Intelligenz neue Chancen in den Verhandlungen – allerdings für beide Seiten, Einkauf wie Lieferanten. Deshalb ist es erforderlich, die Veränderungen in den Rahmenbedingungen in den Blick zu nehmen. Das gilt vor allem für die beiden wichtigen Themenfelder Rohstoffe und Vorprodukte sowie die Logistik.

Rohstoff und Vorprodukte: Die Verhandlungsmacht verschiebt sich

Wie in den vergangenen Jahren ist es wichtig, sich für diese Verhandlungen möglichst genaue Informationen über die Marktlage zu beschaffen. Wer sind die möglichen Player und wie ist deren aktuelle Auftragssituation? Sind deren Auftragsbücher bereits gefüllt oder haben sie zu kämpfen? Die detaillierte Kenntnis der Marktsituation ist notwendig, um die eigene und die Verhandlungsmacht auf der anderen Seite einschätzen zu können und den Handlungsspielraum optimal zu nutzen.

Was die Lage in diesem Jahr besonders macht: Die deutsche Industrie steckt in einer schweren Strukturkrise. Betroffen durch Werksstillegungen, Entlassungen und Kurzarbeit sind insbesondere die Automobilindustrie und der Maschinenbau, aber auch die Chemie. Von daher ist mit einer, im Vergleich zum Vorjahr, schwächeren Nachfrage nach Rohstoffen und Vorprodukten zu rechnen. Im Markt ist zugleich große Unsicherheit, was die Auftragslage der Anbieter dieser Güter betrifft. Viele Variablen sind extrem volatil. Preis- und Mengenindikatoren lassen sich nicht einfach linear fortschreiben. Im Ergebnis aber dürfte sich in diesem Jahr die Verhandlungsmacht von den Lieferanten hin zu den Nachfragern verschieben. Für den Einkauf eröffnet sich dadurch bei Rohstoffen und Vorprodukten ein größerer Verhandlungsspielraum.

Strategien für den Einkauf in volatilen Logistikmärkten

Die Logistikbranche kämpft bei schmalen Margen mit der sprunghaften Verteuerung der Kraftstoffpreise als Folge der Irankrise und will diese an ihre Kunden weiterreichen. Aber weder reflexartiges Ablehnen noch vorschnelles Nachgeben führen zu nachhaltigen Ergebnissen. Vielmehr erfordert die Situation eine differenzierte Bewertung der Forderungen: Liegt tatsächlich wirtschaftlicher Druck auf Seiten des Dienstleisters vor oder nutzt er die Krise als taktischen Hebel für Preiserhöhungen, obwohl seine Lage gar nicht kritisch ist?

Diese Unterscheidung ist entscheidend. Wer berechtigten wirtschaftlichen Druck ignoriert, riskiert Versorgung, Servicequalität und Stabilität. Angesichts der geringen Margen in dem Gewerbe können einzelne Transporte für die Logistiker unwirtschaftlich werden, so dass sie diese streichen. Aber Vorsicht: Wer opportunistische Forderungen der Logistiker vorschnell akzeptiert, schafft unnötige Mehrkosten und gefährliche Präzedenzfälle.

Der ideale Zeitpunkt für Verhandlungen mit Logistikunternehmen 

Aktuell ist die Verteilung der Verhandlungsmacht im Logistikmarkt komplex. Einerseits ist die Nachfrage nach Logistikleistungen aufgrund der Produktionsschwäche in der Industrie schwach, was die Preisgestaltungsmacht der Logistikunternehmen begrenzt. Andererseits sind die Transport- und Speditionsunternehmen mit steigenden Kosten konfrontiert, was sie zu Preiserhöhungen zwingt und worauf sie mit einem reduzierten Angebot an Logistikleistungen reagieren. Selten dürfte die Unsicherheit über die aktuelle Marktlage in diesem Segment größer gewesen sein.

Bei den Jahresendverhandlung mit Logistikunternehmen ist es wichtig, den idealen Zeitpunkt zu finden. Verhandelt der Einkauf zu früh und ohne ausreichende Vorbereitung, werden die Logistiker einen entsprechenden Sicherheitspuffer in ihren Preisen einkalkulieren. Wartet er mit den Verhandlungen zu lange, kann es sein, dass die Logistiker ihre – womöglich reduzierten – Kapazitäten schon weitgehend an die Konkurrenz vergeben haben. Wie uns aktuelle Projekte zeigen, könnte der richtige Zeitpunkt schon bald gekommen sein.

Die Gefahr einer „zu frühen” Verhandlung lässt sich eingrenzen durch sorgfältige Vorbereitung und detaillierte Marktkenntnisse. Die Informationsbeschaffung über die Marktlage wird somit zum entscheidenden Schlüssel. Dafür reicht eine rein tabellarische Sicht auf Kosten, Routen und Anbietern in komplexen Netzwerken nicht mehr aus. Genau an diesem Punkt setzen datenbasierte Optimierungsansätze an, wie wir sie in Logistikvergaben einsetzen.

Leistung und Grenzen von KI in der Verhandlung

Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier enorme Möglichkeiten, um Informations- und Datensammlungen über die Angebots- und Nachfrageseite schnell und smart zu analysieren und die Machtverteilung im Markt zu bestimmen. Dies bietet in den Verhandlungen große Vorteile, ja wird sogar zum Muss, sollte sich die Gegenseite ebenfalls mit Hilfe von KI vorbereiten. Diese neuen Erkenntnisse gilt es zu nutzen und in eine smarte Verhandlungsstrategie zu integrieren. Die Verhandlung selbst kann einem die KI aber nicht abnehmen.

Die Vorstellung, dass man KI-Agenten für sich verhandeln lässt und im Extremfall auf beiden Seiten KI-Agenten miteinander verhandeln, ist aber realitätsfern. Es sind immer noch Menschen, die miteinander verhandeln. Denn zwei wesentliche Verhandlungs-Essentials kann die KI nicht leisten: Erstens Vertrauen zwischen Einkauf und Lieferanten schaffen, was gerade in diesen unsicheren Zeiten zur Sicherheit der Lieferketten erforderlich ist. Und zweitens Verantwortung tragen. Denn Verantwortung für die Ergebnisse übernimmt keine KI. Die trägt immer der Anwender, in diesem Fall der Einkauf.

Smarte Verhandlungsstrategie nötig 

Um in den Jahresendverhandlungen daher bestmöglich zu bestehen, sollte der Einkauf die neuen, auch mithilfe der KI gewonnenen und analysierten Marktkenntnisse in eine smarte Verhandlungsstrategie einbauen. Auf Basis der „Total Value of Ownership (TVO)“-Bewertungsmethode lassen sich dann Kosten und Nutzen der wesentlichen Variablen der Strategie, inklusive von Risiken und Resilienz, transparent machen.

Die Verhandlung selbst erfordert eine gute, frühzeitige Vorbereitung, die Identifikation der wesentlichen Verhandlungshebel, die optimale Zusammensetzung der Verhandlungsteams, das crossfunktional zusammengesetzt sein sollte, und, ganz wichtig, das Commitment der Unternehmensleitung zur eingeschlagenen Strategie. Dann steht erfolgreichen Jahresendverhandlungen nichts mehr im Wege.