Wie Dräxlmaier seinen Einkauf digital neu aufstellt

Bei der Dräxlmaier Group treibt Einkaufsleiter Robert Suvak die Transformation des Procurements mit einer klaren Digitalstrategie voran: mit Ivalua als zentraler Plattform, deutlich mehr Datenqualität und ersten KI-Anwendungen im operativen Einkauf. Im Interview spricht er darüber, warum Transparenz, Mitarbeiterakzeptanz und ein sauberer Use Case für den Erfolg entscheidend sind.

TECHNIK+EINKAUF: Herr Suvak, warum ist die Digitalisierung des Einkaufs für Dräxlmaier so wichtig?

Robert Suvak: Weil sie Teil einer größeren Digitalisierungsreise des gesamten Unternehmens ist. Dräxlmaier migriert parallel zentrale Systeme wie SAP S/4HANA, PLM und MES, und der Einkauf muss sich als global vernetzter Bereich darin nahtlos einfügen. Gerade bei mehr als 100.000 Materialien und vielen historisch gewachsenen Insellösungen ist eine durchgängige Einkaufs-Suite die Grundlage, um künftig sauber und effizient arbeiten zu können.

Wie groß ist der Einkauf organisatorisch aufgestellt?

Wir haben rund 400 Personen im globalen Einkauf. Etwas mehr als die Hälfte arbeitet im indirekten Einkauf, weil unsere über 60 Werke vor Ort viele Bedarfe direkt abdecken müssen. Das führt zwar zu mehr FTEs als in einem zentralisierten Modell, ist aber für ein globales Produktionsnetzwerk der richtige Weg.

Warum ist der Standort-Mix für die Digitalisierung so anspruchsvoll?

Weil wir global arbeiten und historisch viele eigene Systeme aufgebaut haben. Dräxlmaier ist ein Mittelständler mit langer Historie und mehr als 60 Standorten weltweit – das heißt, alles, was wir digitalisieren, muss auch global funktionieren. Genau deshalb reicht keine lokale Insellösung, sondern wir brauchen ein verbindendes Datensystem.

Warum fiel die Wahl auf Ivalua?

Wir haben verschiedene Anbieter intensiv verglichen, mit über 80 Anwendern getestet und die Systeme in Sandboxes geprüft. Entscheidend waren für uns die hohe Variabilität, die Funktionsbreite und die Roadmap. Ivalua bildet für uns das Rückgrat der Einkaufsdigitalisierung – von Supplier Lifecycle Management über Contract Lifecycle Management bis hin zu Source-to-Contract und Procure-to-Pay.

Wie läuft die Einführung in der Praxis?

Wir gehen schrittweise vor und rollen das System bis Mitte 2028 über mehrere Module aus. Der erste Go-live im Supplier- und Contract-Lifecycle-Management ist bereits gestartet und läuft sehr gut. Schon jetzt sind rund 1.000 User angebunden, inklusive Lieferantenbewertungen im neuen System.

Neben der Software selbst war die Auswahl des richtigen Partners wichtig. Wir haben eine Ausschreibung gemacht und einen Consultant gewählt, der zu unseren Anforderungen passt. Mit diesem Partner haben wir das Konzept für die Einführung bis 2028 aufgesetzt und arbeiten die Module parallel in Test-, Adaptions- und Rollout-Phasen aus.

Wo lagen die größten Probleme vor der Einführung?

Vor allem bei der Daten- und Prozesslandschaft. Im globalen Einkauf haben wir früher täglich mit knapp 100 Excel-Dateien gearbeitet, also Daten aus einem System heruntergeladen, bearbeitet und in ein anderes wieder hochgeladen. Unser Ziel ist es, mehr als 90 Excel-Files zu eliminieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und schafft Transparenz.

Wie wichtig war dabei das Change Management?

Absolut zentral. Eine digitale Transformation funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter mitgehen. Deshalb haben wir Change Agents im Einkauf installiert und die Teams früh in die Systementscheidung einbezogen. Das war wichtig, weil Akzeptanz nicht entsteht, wenn man nur ein Tool einführt – sie entsteht, wenn die Anwender sehen, dass das System ihnen wirklich hilft.

Wie hat sich die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verändert?

Ein großer Vorteil von Ivalua ist, dass Lieferanten keine eigene Lizenz brauchen. Sie können auf unserer Lizenz mitarbeiten, Daten einpflegen und sich über eine vergleichsweise einfache externe Plattform onboarden. Wir haben die Lieferanten außerdem mit Trainingsvideos und durch die verantwortlichen Einkäufer unterstützt.

Welche Bedeutung haben ESG, Nachhaltigkeit und Risikomanagement?

Eine sehr große. Wir integrieren bereits Systeme wie IntegrityNext über digitale Schnittstellen in Ivalua. Zusätzlich gibt es einen Sustainability Check mit Fragenkatalog, Audits und CO2-Bewertungen. Beim Risikomanagement nutzen wir Sphera-Daten, die direkt in das Lieferantenmanagement einfließen und bei regionalen Risiken sofort Alerts auslösen können.

Aber ohne saubere Stammdaten funktioniert das alles nicht. Wir haben vor der Migration viel in Data Cleansing investiert, um Lieferantenstämme zu bereinigen und Standards zu schaffen. Das war aufwendig, aber notwendig, damit Transparenz, ESG-Prüfung und Risikomanagement überhaupt belastbar werden.

Welche Rolle spielt KI im Einkauf schon heute?

KI ist bei uns bereits im Einsatz, zum Beispiel mit einem Nego-Bot für Tailspend. Alles unter 5.000 Euro läuft dort ohne klassische Verhandlung durch. Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie Maschinen operative Tätigkeiten übernehmen können, damit sich Einkäufer stärker auf strategische Themen konzentrieren können.

Autonomous Sourcing und generative KI sind für uns sehr aktive Zukunftsthemen. Sobald die Plattform weiter freigeschaltet wird, schauen wir uns auch Agenten und Autonomous-Sourcing-Ansätze an. Die Vision ist, dass Bedarfe künftig per Foto oder einfacher Eingabe ausgelöst und weitgehend automatisiert abgewickelt werden können.

Was ist bei generativer KI im Einkauf besonders spannend?

Zum Beispiel die Idee, aus PLM-Daten und Zeichnungen erste Kostenkalkulationen zu erzeugen. Das wäre noch keine vollautomatische Lösung, aber eine starke Basis für Kosteningenieure und Einkäufer. Das ist keine ferne Zukunftsmusik mehr, sondern eher ein Horizont von drei bis vier Jahren.

Was würden Sie anderen Einkaufsorganisationen raten, die vor der Digitalisierung stehen?

Erst den Scope klar definieren und dann auf Transparenz in Daten und Prozessen setzen. Wer global arbeitet und keine belastbaren Daten hat, fliegt blind. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern die Voraussetzung, um schneller, resilienter und strategischer einkaufen zu können.