Einkaufstrategien: Rahmenverträge und Abrufkontrakte

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26.11.2018

Einkaufstrategien: Rahmenverträge und Abrufkontrakte

Es ist die klassische Win-Win-Situation: Rahmenverträge und Abrufkontrakte sorgen bei Lieferanten für Planungssicherheit. Der Einkauf sichert sich mit ihnen langfristig günstigere Konditionen. Was Sie über die Einkaufstrategien wissen müssen.

Definition: Was sind Rahmenverträge?

Wenn Unternehmen und ihre Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung eingehen wollen, regeln sie mit einem Rahmenvertrag die grundlegenden Bedingungen ihrer Zusammenarbeit – etwa Rabatte für genau definierte Waren, Haftungs-, Gewährleistungs- und Verzugsfragen, oder wann und wie die Partner von dem Vertrag zurücktreten oder diesen kündigen können.

Rahmenverträge senken den Verhandlungsaufwand

Diese Konditionen muss der Einkauf beim Abschluss eines Rahmenvertrags nur einmal für eine Vielzahl von Rechtsgeschäften aushandeln. Das spart viel Zeit. Während der Laufzeit des Rahmenvertrags gelten die  Bedingungen dann für alle Bestellungen, die der Einkäufer bei dem Lieferanten tätigt.

Jede einzelne Order begründet dabei einen eigenen Vertrag. Dieser regelt jedoch nur noch, welche Menge eines Produkts der Zulieferer zu welchem Zeitpunkt wohin liefern muss.

Vorteile und Nachteile von Rahmenverträgen

+ Mit einem Rahmenvertrag senken Unternehmen den Verhandlungsaufwand. Denn Konditionen für eine Vielzahl von Einzelverträgen mit Ihrem Lieferanten müssen Sie nur ein Mal aushandeln.

+Ÿ Um eine Bestellung auszulösen, muss der Einkauf die benötigte Menge eines Produkts sowie den Liefertermin dann meist nur noch telefonisch, per Mail oder im Idealfall automatisch durch Ihr ERP-System an Ihren Lieferanten durchgeben.

Ÿ + So sinken durch Rahmenverträge die Prozesskosten im Einkauf.

Ÿ – Allerdings muss der Einkauf im Auge behalten, wann abgeschlossene Rahmenverträge auslaufen und neuverhandelt oder verlängert werden müssen.

Abrufkontrakte begründen Liefer- und Abnahmepflichten

Rahmenverträge im engeren Sinne verpflichten den Lieferanten allerdings nicht dazu, eine bestimmte Menge eines Produkts zu liefern. Auch der Kunde ist nicht dazu verpflichtet, seinem Zulieferer bestimmte Kontingente abzunehmen.

Beim Abrufkontrakt, auch Sukzessivliefervertrag genannt ist das anders. In ihm vereinbaren die Partner detailliert, welche Menge eines bestimmten Produkts der Lieferant in einem definierten Zeitraum liefern muss. Der Einkäufer muss die vereinbarte Menge abnehmen. Anders als Rahmenverträge begründen Abrufkontrakte also Liefer- und Abnahmeverpflichungen.

Vorsicht bei der Zusicherung großer Abnahmemengen

Bei einem wirtschaftlichen Abschwung können Abrufkontrakte der Beschaffung deshalb schnell das Genick brechen. Wer bei Lieferanten besonders günstige Preise rausgeschlagen hat, weil er ihnen große Abnahmemengen zugesichert hat, kann diese oft nicht mehr gebrauchen, wenn die Nachfrage nach seinen eigenen Produkten nachlässt.

Vorteile und Nachteile von Abrufkontrakten

+Ÿ Da Abrufkontrakte ihren Lieferanten dazu verpflichten, Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum zu einem definierten Preis mit einer festgelegten Menge eines Produkts zu versorgen, gewinnen Sie Preisstabilität und langfristige Planungssicherheit.

Ÿ + Da Sie mit Abrufkontrakten auch Versorgungssicherheit gewinnen, können Sie Ihre Lagerbestände und damit das gebundene Kapital reduzieren.

Ÿ – Allerdings müssen Unternehmen sehr genau kalkulieren, welche Mengen eines Produkts Sie während der Laufzeit des Vertrags brauchen. Denn Sie sind verpflichtet, die vereinbarten Kontingente abzunehmen.

Just-in-Time-Verträge zwingen Zulieferer zu äußerster Termintreue

In der Automobilindustrie werden Abrufkontrakte in der Regel als Just-in-Time-Verträge ausgestaltet. In ihnen vereinbaren Einkäufer und Zulieferer, welche Mengen eines Produkts zu welchem Zeitpunkt direkt in die Produktion des Autobauers zu liefern sind.

Da Lieferverspätungen bei der Just-in-Time-Produktion zum Stillstand ganzer Fertigungsanlagen führen können, sehen die entsprechenden Verträge im Falle eines Verzugs oft hohe Konventionalstrafen vor.

Darauf müssen Sie beim Abschluss von Rahmen- und Abrufverträgen achten

  •  Definieren Sie in Ihren Rahmenverträgen präzise, für welche Waren die Vereinbarung gilt. Wenn Sie Begriffe wie „Schrauben“ oder „Schmierstoffe“ verwenden, steht es dem Lieferanten frei, welche Schrauben oder Fette er liefert. Er wird dadurch nicht vertragsbrüchig.
  • Ÿ Stimmen Sie die Inhalte Ihres Rahmenvertrags mit Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ab. Vermeiden Sie Widersprüche. Regeln Sie in Ihrem Rahmenvertrag dezidiert, dass dieser Vorrang vor den AGB hat.
  • Ÿ Vereinbaren Sie genau, wer auf welchem Weg Bestellungen auslösen darf, für die die Bedingungen des Rahmenvertrags gelten sollen. Definieren Sie also, ob ein Anruf, eine Mail oder eine Meldung ihres Warenwirtschaftssystems genügen, oder es einer schriftlichen Order bedarf.
  • Ÿ Checken Sie, ob Sie wirklich alle wichtigen Fragen ausreichend geregelt haben – also etwa Liefer-, Zahlungs- und Kündigungsfristen, die Folgen im Falle eines Lieferverzugs, das Abnahmekontingent, die Haftung für Transportschäden etc.
  • Ÿ Vereinbaren Sie Preisanpassungsklauseln. Davon profitieren Sie als Einkäufer, wenn die Preise während der Laufzeit des Vertrags sinken. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass sie Klauseln fair formulieren. Bevorzugen diese eine Vertragspartei unangemessen, sind sie nach Paragraf 307 Absatz I BGB nicht wirksam.

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Autor: Dörte Neitzel

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