Frachteinkauf: So reagieren Unternehmen auf Engpässe

Herr Gburek, der Markt für Transportkapazitäten steht aktuell stark unter Druck: Es gibt mehr Fracht als Laderaum, die Preise steigen. Was sollten Einkäufer in dieser Lage tun, um sich beim Frachteinkauf gut aufzustellen?

Gunnar Gburek: Zum einen sollten sie eher den direkten Kontakt zu den Frachtführern suchen – also zu denen, die tatsächlich die Kapazitäten haben –, um im Zweifelsfall direkte Verträge zu schließen oder strategische Partnerschaften mit verlässlichen Logistikdienstleistern aufzubauen, anstatt nur einen reinen Frachtvermittler zu beauftragen. Der muss am Ende nämlich selbst auf dem Spotmarkt Kapazitäten abrufen, wo die Preise stark schwanken. Spricht man direkt mit dem Frachtführer, können teilweise bessere oder auch sicherere Konditionen erzielt werden.

Das Wichtigste ist im Moment aber, dass man als Frachteinkäufer Expertise aufbaut und den Markt mit allen verfügbaren Hilfsmitteln genau beobachtet, um auf Augenhöhe mit der Gegenseite verhandeln zu können. Transport darf man nicht mehr als reine Nebensache behandeln, die irgendwie nebenbei läuft – das kann sich heute keiner mehr leisten. Letztendlich kann nur eine Rechnung geschrieben werden, wenn die Ware auch beim Kunden angekommen ist.

Also muss man sich aktiv mit dem Frachteinkauf beschäftigen?

Früher hat man eine Anfrage platziert, 20 Angebote bekommen und ausgewählt – diese Zeiten sind vorbei. Man muss sich heute aktiv um Transportkapazitäten bemühen, im Zweifel eine „geschlossene Benutzergruppe“ aufbauen, also einen festen Pool von Dienstleistern, mit denen man konkrete Vereinbarungen trifft. Wer einfach sagt „Ich habe jede Woche sechs feste Abfahrten.“, ohne das halten zu können, dem glauben die Frachtführer das längst nicht mehr. Man sollte also auch einfach ehrlich sein.

Wie schätzen Sie den Markt für die nächste Zeit ein – werden die Transportkapazitäten noch knapper?

Es gibt aktuell eine europäische Tendenz, dass Frachtführer eher Kapazitäten abbauen als aufbauen. Das liegt unter anderem daran, dass rund 90 Prozent der Frachtführer sehr kleine Unternehmen mit bis zu zehn Lkw sind. Geraten die unter Druck, finden keinen Nachfolger oder rutschen in eine finanzielle Schieflage, lösen sie ihr Unternehmen einfach auf oder schaffen Fahrzeuge ab. Einzeln klingt das nicht nach viel, aber wenn von 50.000 bis 60.000 Transportunternehmen in Europa jeweils ein Lkw wegfällt, kommen da viele Zigtausend zusammen – und das spürt man auf dem Transportmarkt deutlich. Ein größerer Spediteur, der mit vielen Subunternehmern arbeitet, hat mir erzählt, dass er allein im ersten Halbjahr bis zu 200 Lkw von Subunternehmern verloren hat – das sind wirklich relevante Mengen, die so schnell nicht nachkommen. 

Ist Besserung in Sicht?

Ich bin trotzdem einigermaßen optimistisch, dass sich das wieder dreht. Ähnlich wie beim Schweinezyklus: Wenn die Preise wegen der Knappheit wieder steigen, kommt der eine oder andere Frachtführer auf die Idee, sich wieder Fahrzeuge anzuschaffen. Das ist aber ein langsamer Prozess. Nach den aktuellen Marktindikatoren spricht vieles dafür, dass die Kapazitäten kurzfristig eher weiter unter Druck bleiben, bevor wieder ein nachhaltiger Kapazitätsaufbau einsetzt, – und das, obwohl die Konjunktur gar nicht besonders stark ist. Es liegt eben eher daran, dass das Angebot nachgelassen hat: ein gleichbleibender Bedarf trifft auf ein abnehmendes Angebot, und das treibt die Preise. Verlader berichten mir entsprechend, dass Ware teilweise verspätet rausgeht – nicht, dass gar nichts mehr rausgeht, aber eine für Dienstag geplante Lieferung geht eben manchmal erst am Freitag raus. 

Wie sollte der ideale Mix aus Vertragsraten und Spotmarkt aussehen? Gibt es eine Faustregel?

Eine pauschale Faustregel gibt es nicht, weil das davon abhängt, wie berechenbar der eigene Kunde beziehungsweise die Beschaffung ist. Bei einem stabilen und gut vorhersehbaren Bedarf, kann man gut mit langfristigen Kapazitätsbindungen arbeiten: Wenn man seinem Frachtführer garantieren kann, dass man jeden Tag sechs Abfahrten und damit sechs Lkw benötigt, kann man das langfristig vertraglich fixieren. Das können aber nur die wenigsten.

Der größere Teil des Bedarfs ist meist ad hoc – montags fünf Lkw, dienstags vier, mittwochs sieben und so weiter – und lässt sich über langfristige Verträge nur bedingt abdecken. Ein sinnvoller Ansatz ist, den Sockelbedarf, den man immer hat, fest zu vereinbaren und alles darüber hinaus flexibel über den Spotmarkt oder flexible Dienstleisterbeziehungen abzudecken.

Dann ist die Zeit des Preisdrucks vonseiten der Fracht-Einkäufer vorbei?

Die Zeiten, in denen Auftraggeber aufgrund eines deutlichen Kapazitätsüberschusses besonders starke Verhandlungsspielräume hatten, sind sicher vorbei – wobei ich das ohnehin nicht als Preisdrücken bezeichnen würde, sondern als normale Ausnutzung der Machtverhältnisse. Hat man beispielsweise zehn Anbieter, die alle den Transport übernehmen wollen, fällt die Preisverhandlung leichter, als wenn nur ein einziger Frachtführer zur Verfügung steht. Aber natürlich stehen Unternehmen, die in der Vergangenheit ihre Machtposition zu sehr ausgenutzt haben, jetzt schlechter da – Frachtführer merken sich, ob sie gut behandelt wurden. Am Ende bleiben aber gute Preise und gute Beziehungen unabhängig von der Vergangenheit attraktiv; man muss sich nur etwas mehr Mühe geben, um selbst als Auftraggeber attraktiv zu sein.

Wie hilfreich sind Transportbarometer und Echtzeitdaten für Einkäufer, um den Markt besser einschätzen zu können?

Genau darum geht es bei der Marktbeobachtung: sich selbst in die Position zu bringen, einschätzen zu können, ob das Gegenüber tatsächlich marktbezogen argumentiert oder sich nur besser darstellen will. Jeder Einkäufer braucht am Ende viel Kommunikation mit allen Beteiligten, um herauszufinden, wie die Stimmung und die Marktlage sind, wie sich der Markt in der Vergangenheit entwickelt hat und vor allem, was in Zukunft zu erwarten ist. Nur so kann auf Augenhöhe verhandelt werden.

Genauso wichtig: Mit belastbaren Marktdaten, etwa aus Transportbarometern oder Preisindizes, können Unternehmen Marktveränderungen objektiv einordnen und Preisentwicklungen intern besser begründen. Kein Frachteinkäufer kauft schließlich für sich selbst ein, sondern für andere Abteilungen. Wenn man als Einkäufer einfach sagt „ich brauche zehn Prozent mehr Budget“, wird gefragt werden, warum. Kann das mit Transportbarometern, Preisindizes und konkreten Zahlen unterlegt werden, lässt sich das intern viel besser durchsetzen – denn letztlich muss ja auch innerhalb des Unternehmens ein Budget verhandelt werden. 

Digitale Frachtbörsen wie Timocom waren bislang eher für das operative Geschäft gedacht. Wie können Sie auch strategische Einkäufer unterstützen?

Für den strategischen Einkäufer ist es wichtig, Transportprozesse nicht starr zu planen, sondern eventuelle Risiken einzuplanen und Alternativen mitzudenken. Darum ist es entscheidend, digitale Plattformen zu nutzen, um Marktbewegungen frühzeitig zu erkennen, Kapazitätsentwicklungen zu bewerten und Beschaffungsentscheidungen auf einer belastbaren Datengrundlage zu treffen. Nur wer Transparenz über Angebot, Nachfrage und verfügbare Kapazitäten hat, kann fundiert entscheiden, wann der ad-hoc Markt sinnvoll genutzt werden sollte und wann die Zusammenarbeit mit größeren Logistikdienstleistern oder festen Partnern die wirtschaftlichere Lösung darstellt.

Digitale Systeme sollen vor allem dazu führen, dass sich die Beteiligten in der Operative auf das Wesentliche konzentrieren können und von Routinetätigkeiten entlastet werden. Wenn beispielsweise ein Auftrag platziert wird, können Interessenten heute über neue, KI-gestützte Methoden unmittelbar Antworten erhalten – auch um 18 Uhr abends. Ohne KI und IT bleibt eine solche Anfrage sonst bis zum nächsten Morgen liegen, und der Frachtführer sucht sich in der Zwischenzeit eine Tour, bei der er direkt eine Zusage bekommt.

Die KI verbessert also den Prozess?

Eine KI arbeitet praktisch rund um die Uhr und kann viele Standardfragen sofort beantworten – etwa ob Paletten getauscht werden müssen. Für den Frachtführer ist das im jeweiligen Moment eine wichtige Information. Auch sprachlich hilft das: Stellt ein bulgarischer Frachtführer seine Frage auf Bulgarisch, weil er weder Deutsch noch Englisch gut spricht, bekommt er trotzdem eine passende Antwort in seiner Sprache – das kann nicht jeder Einkäufer persönlich leisten. Früher hat man dieses Problem oft komplett an einen großen Dienstleister ausgelagert. Wer aber heute direkten Zugriff auf den Markt haben und mehr Einfluss nehmen möchte, braucht solche digitalen Hilfsmittel.

Darüber hinaus kann eine KI vorhandene historische Daten nutzen, um Prognosen abzugeben: Steht zum Beispiel Ostern bevor, kann sie auf Basis vergangener Jahre darauf hinweisen, dass die Kapazitäten dann erfahrungsgemäß enger und die Preise höher waren – und dem Disponenten oder Einkäufer konkrete Tipps geben, etwa mit zehn Prozent höheren Kosten zu rechnen oder den Liefertermin von kurz vor auf kurz nach Ostern zu verschieben. All das hilft Einkäufern und Disponenten am Ende, bessere Entscheidungen zu treffen.

Was ist das Wichtigste, das Sie Frachteinkäufern für 2026 empfehlen würden?

Zunächst einmal sollten sie mit höheren Preisen rechnen – und nicht davon ausgehen, dass eine schwächere Konjunktur automatisch zu sinkenden Preisen führt. Das glaube ich nicht, und auch alle Anzeichen sprechen dagegen. Was Einkäufer stattdessen tun müssen: sich als Auftraggeber attraktiver machen.

Dazu gehört etwa, Zahlungsziele zu überdenken – müssen es wirklich 90 oder 120 Tage sein, oder geht es auch schneller? Genauso können flexiblere Warenein- und -Ausgangszeiten helfen, sodass ein Frachtführer notfalls auch um 18.30 Uhr noch laden kann, statt um 16 Uhr vor einem bereits geschlossenen Lager zu stehen, weil er sich verspätet hat. Solche Flexibilität macht einen Auftraggeber für Frachtführer deutlich attraktiver.

Was ist noch wichtig?

Ebenso wichtig ist es, Zuständigkeiten von vornherein klar zu kommunizieren: Muss der Fahrer selbst laden, das Ladungssicherungsmaterial mitbringen, Paletten tauschen? Solche Punkte sollte man offen ansprechen, statt sie „vor Ort zu klären“ – sonst entstehen Missverständnisse, am Ende ist der Fahrer verstimmt und alle Seiten sind unzufrieden.

Und schließlich zählt Verlässlichkeit: Wenn ein Frachtführer merkt, dass alles funktioniert wie angekündigt – die Ware steht bereit, die Informationen stimmen, es kommt nichts Kurzfristiges dazwischen –, ist damit schon sehr viel gewonnen. Wir erleben aktuell eine ähnliche Situation wie bei seltenen Erden oder bestimmten Chips, die auf dem Markt schwer zu bekommen sind: Auch dort kann man nicht einfach verlangen, etwas zu bekommen, sondern muss sich aktiv darum bemühen. So ähnlich ist es inzwischen in Teilen des Frachtmarkts auch.

Wer Markttransparenz schafft, verlässliche Partnerschaften aufbaut und Prozesse digital unterstützt, verbessert seine Chancen auf stabile Kapazitäten und planbare Transportkosten deutlich.