KI-Agenten im Einkauf: So entsteht das virtuelle Team

Coupa Compose will Unternehmen eine zentrale Umgebung bieten, um eigene KI-Agenten – Coupa spricht von einer „Digital Workforce" – zu entwickeln, zu verwalten und zu orchestrieren. Im Fokus stehen dabei Prozesse in Beschaffung, Finanzen und Supply Chain, die durch den Einsatz der Agenten automatisiert und beschleunigt werden sollen. Abgerundet wird das Angebot durch ein nutzungsbasiertes Preismodell sowie durch Beratungsleistungen von sogenannten Forward-Deployed Engineers und Solution Architects.

Herzstück von Compose sind drei Bausteine: Mit dem Navi Agent Studio können Unternehmen über eine No-Code-Oberfläche per natürlicher Sprache eigene Agenten konfigurieren und deren Zugriffsrechte verwalten. Smart Intake & Orchestration fungiert als zentrale Anlaufstelle für Anfragen und steuert die Agenten durch die einzelnen Prozessschritte. Navi Connect wiederum vernetzt Coupa mit Drittsystemen und externen Agenten, etwa um Echtzeit-Updates in ERP-Systemen zu ermöglichen.

CEO Leagh Turner betont, dass Coupas Architektur auf Spend-Management-Daten der Coupa-Community mit einem Gesamtvolumen von 10 Billionen US-Dollar basiere und das Unternehmen sich damit von Wettbewerbern abhebe, die KI lediglich nachträglich auf bestehende Systeme aufsetzten. Bereits heute sind laut Coupa mehr als 20 rollenbasierte KI-Agenten im Einsatz; mit dem Mai-Release kommen unter anderem Agenten für Sourcing-Events, Gebotsvergleiche sowie Risiko- und Sanktionsprüfungen hinzu. Nach Unternehmensangaben lassen sich damit Durchlaufzeiten um bis zu 40 Prozent verkürzen. 

Ergänzend bietet Coupa mit Catalyst Beratungs- und Implementierungsservices an, die Unternehmen bei der praktischen Einführung der Agenten unterstützen sollen – ein Punkt, den Coupa selbst als größere Hürde ansieht als die technologische Vision.

Wir sprachen mit Salvatore Lombardo, Chief Product and Technology Officer (CPTO) bei Coupa darüber, wie Coupa mit seinem neuen Angebot  den Schritt von SaaS zu Agentic as a Service vollzieht, warum saubere Stammdaten keine Voraussetzung mehr sind und weshalb KI-Agenten im Einkauf die Rolle von Mitarbeitenden verändern – aber nicht ersetzen werden.

Herr Lombardo, was steckt hinter Coupa Compose?

Coupa Compose ermöglicht uns den Schritt von Software as a Service zu dem, was wir Agentic as a Service nennen. Grob gesagt haben wir Coupa als Spend-Management-Plattform in ein agentisches Angebot überführt.

Konkret bedeutet das: Kunden können unsere eigens entwickelten Coupa-Agenten über einen zentralen Front-Driver namens Coupa Navi nutzen. Sie können aber auch eigene Agenten bauen – über den sogenannten Agent Builder, der auf unserer Plattform läuft. Das geschieht in einem kontrollierten, geschützten Umfeld mit privaten Daten und intelligenten Modellen, die auf unseren Spend-Daten basieren. Wir nennen das domänenspezifische Language Models. Sie sind ganz bewusst nicht auf allgemeine Large Language Models ausgerichtet, sondern auf den Spend-Kontext zugeschnitten.

Was gehört noch zum Compose-Paket?

Drei weitere Komponenten ergänzen das Paket. Erstens: Orchestrierung. Dafür haben wir kürzlich einen Zukauf getätigt. Der Orchestrierungslayer regelt, welcher Agent wann was tun soll, welcher Schritt menschliche Kontrolle erfordert – also Human in the Loop – und wie Arbeitsabläufe gesteuert werden. Früher waren das klassische Workflows, heute orchestriert man Agenten.

Zweitens: Konnektivität. Mit dem Zukauf von Tonkean haben wir 250 Konnektoren gewonnen, die es uns erlauben, aus beliebigen Systemumgebungen – auch On-Premise – heraus zu agieren.

Drittens haben wir eine Preisgarantie eingeführt, die wir als „Unlimited“ bezeichnen: Die Token-Kosten, also die Betriebskosten für Agenten, sind im Paket enthalten und gedeckelt. Das war ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen bisher zögerten – die Unvorhersehbarkeit der Kosten.

Braucht man dafür technisches Know-how oder saubere Stammdaten als Voraussetzung?

Zu beiden Punkten ein klares Nein – jedenfalls nicht in dem Maße, wie es früher galt. Den Agent Builder haben wir bewusst als No-Code-Lösung gebaut. Man schreibt in normaler Sprache, was der Agent tun soll und wohin sein Output gehen soll. Man gibt ihm einen Namen, und er wird deployed. Das ist kein klassisches IT-Projekt mehr – das kann ein Einkäufer selbst machen.

Was die Stammdaten betrifft: Meine Empfehlung hat sich geändert. Ich sage nicht mehr „Führ erst ein Stammdatenprojekt durch, bevor du anfangen kannst.“ Der Orchestrierungslayer sitzt über den bestehenden Systemen und nutzt einen Semantic Layer, der die Komplexität der Datenmodelle abstrahiert. Wenn ich einem Agenten mitgebe, dass ein Lieferant in System A unter dem Feld ID n.n zu finden ist, dann versteht er das. Die Semantik erleichtert das große Aufräumen. Man kann also auch mit heterogenen, historisch gewachsenen Systemlandschaften starten – gerade in Deutschland mit seiner langen Digitalisierungshistorie ist das ein wichtiger Punkt.

Verändert KI damit auch die Rolle des Procurement Officers?

Ja, aber in eine positive Richtung. Meine Kernbotschaft ist: Die Menschen in der Einkaufsabteilung werden sich verändern, aber nicht ersetzt werden. Ich nehme diese Angst sehr ernst – sie ist berechtigt, und Gremien wie Betriebsräte stellen die richtigen Fragen. Aber ich sehe für den Spend-Bereich kein Szenario, in dem Agenten einfach Jobs streichen.

Was sich ändern wird: Sourcer, Category Manager, Accounts-Payable-Mitarbeiter – sie alle werden sich kleine virtuelle Teams aus Agenten aufbauen. Sie werden weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden und mehr Zeit für strategische Entscheidungen haben. Statt ein IT-Ticket einzureichen, das 17 Monate in der Queue liegt, ändern sie einen Agenten selbst. Das ist die eigentliche Verschiebung: mehr Co-Ownership zwischen Business und IT.

Wo stoppen Unternehmen noch, wenn es um KI-Einführung geht?

Wir sehen mehrere Bremsklötze, gerade im europäischen Raum. Erstens Cybersecurity- und Datenschutzbedenken – die sind real, aber klärbar. Man kann jede Frage auf Faktenebene beantworten, man weiß, wo Daten liegen. Zweitens die Sorge vor Jobverlust, die ich schon angesprochen habe. Drittens – und das ist vielleicht am unterschätzten – fehlt oft das Wissen, wo man anfangen soll. Mit welchem Prozess? Wie nutze ich Marktdaten korrekt? Wie formuliere ich gute Prompts? Diese Ausbildung fehlt noch.

Deshalb haben wir neben der Preisgarantie auch das Catalyst-Programm aufgelegt. Dabei schicken wir hochqualifizierte Produktexperten – sogenannte Forward Deployed Engineers – direkt zum Kunden. Die können im Notfall auch coden, passen Agenten an die realen Arbeitsumgebungen an und helfen beim Einstieg. Das Ziel: die Hürde „Wo fange ich an?“ wirklich zu nehmen.

Sie haben auch mehrere Zukäufe getätigt – was bringen die konkret?

Vier Unternehmen haben wir zuletzt integriert. Tonkean bringt uns den Orchestrierungslayer und 250 Konnektoren. Rossum ist eine KI-basierte Engine für Invoice Scanning: Sie erkennt alle Dokumenttypen, alle Rechnungsformate, und lernt sehr schnell dazu. Zusammen mit unserer bestehenden Invoice-Management-Lösung haben wir damit jetzt ein vollständiges Angebot für alle Unternehmensgrößen und Branchen.

Scoutbee ergänzt unsere Supplier-Intelligence-Fähigkeiten, und Cirtuo – das ist bereits seit zwölf Monaten integriert – deckt die Category Strategy ab, also die Strategieentwicklung vor dem eigentlichen Sourcing-Prozess. Wie viel Savings sind in einer Kategorie realistisch? Habe ich den richtigen Preis? Ist mein Lieferantennetz diversifiziert genug? Das beatwortet Cirtuo jetzt und schließt damit die die Lücke zwischen reiner Planung und tatsächlicher Ausführung, indem es direkt mit dem Source-to-Pay-System von Coupa zusammenarbeitet.  Es hilft dabei, Einsparungen zu maximieren, Lieferantenrisiken zu mindern und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu überwachen. 

Das Gespräch führte Kathrin Irmer