Ersatzteile clever beschaffen

Ersatzteileinkauf unterscheidet sich in mehreren Punkten grundlegend vom klassischen Rohstoff- oder Produktionsmaterialeinkauf. Erstens ist das Sortiment extrem breit gefächert: Ein mittelständischer Maschinenbauer kann leicht mehrere zehntausend unterschiedliche Ersatzteilpositionen im Bestand oder potenziell benötigen, viele davon nur alle paar Jahre. Zweitens ist der Bedarf oft ungeplant – ein Lager fällt aus, eine Spindel bricht, und plötzlich zählt nicht mehr der beste Preis, sondern die schnellste Verfügbarkeit. Drittens sind viele Teile herstellerspezifisch oder gar bereits abgekündigt, was den Kreis potenzieller Lieferanten stark einschränkt.

Diese Kombination aus Fragmentierung, Dringlichkeit und Spezialisierung erklärt, warum sich in diesem Feld über Jahrzehnte kaum Standards durchgesetzt haben. Viele Unternehmen pflegen bis heute Listen mit Dutzenden Ansprechpartnern, holen bei Bedarf händisch Angebote ein und warten teils tagelang auf eine Rückmeldung – während die Maschine stillsteht.

Die eigentlichen Kosten: nicht der Einkaufspreis, sondern der Stillstand

Im klassischen Einkauf steht die Optimierung des Einkaufspreises im Mittelpunkt. Bei Ersatzteilen verschiebt sich die Priorität häufig: Die Kosten eines ungeplanten Produktionsstillstands übersteigen den Wert des benötigten Teils oft um ein Vielfaches.

Eine Studie, wie teuer eine Stunde Stillstand in der Industrie tatsächlich ist, variiert stark nach Branche – in der Automobilzulieferindustrie werden häufig fünf- bis sechsstellige Beträge pro Stunde genannt. Entsprechend rückt bei akutem Bedarf die Verfügbarkeit vor den Preis. Das schwächt die Verhandlungsposition des Einkaufs strukturell, denn Lieferanten wissen um diese Dringlichkeit.

Hinzu kommt das gegenteilige Problem: gebundenes Kapital in Lagerbeständen, die „für den Fall der Fälle“ vorgehalten werden, aber selten oder nie abgerufen werden. Viele Industrieunternehmen sitzen auf Ersatzteillagern, deren Wert kaum systematisch erfasst ist und die über Jahre nicht bewegt werden – technisch einwandfreie Ware, die Kapital und Lagerfläche bindet, ohne einen Nutzen zu stiften.

Digitalisierung als Antwort - Ein deutsches Start-up bringt Innovation in den Einkauf

In den vergangenen Jahren sind mehrere digitale Beschaffungsplattformen für industrielle Ersatzteile entstanden, die klassische Einzelanfragen durch Online-Kataloge mit Echtzeit-Preisen und -Verfügbarkeiten ersetzen wollen.

Ein Beispiel ist die Münchener B2B-Plattform SparePartsNow, die nach eigenen Angaben über fünf Millionen sofort verfügbare Artikel von mehr als 2.000 Marken listet und auch komplexe Produktsegmente wie zum Beispiel Motoren, mechanische Baugruppen oder Werkzeugmaschinenspindeln abdeckt. „Wir wollen moderne E-Commerce-Standards in den Einkauf bringen“, betont Gründer und CEO Dr. Christian Hoffart. Die Plattform ist seit Oktober 2022 am Markt.

Konkret läuft die Beschaffung über SparePartsNow so ab: Gesucht wird per Text-, Hersteller- oder Artikelnummer, alternativ per Smartphone-Kamera – eine bildbasierte Erkennung soll Bauteile und Typenschilder direkt an der Maschine identifizieren. Ist ein Teil im Katalog nicht gelistet, übernimmt der Kundenservice die Anfrage; laut Unternehmen gelingt es in neun von zehn Fällen, innerhalb einer Stunde ein Angebot zu liefern.

Abgewickelt wird dabei alles über SparePartsNow als alleinigen Vertragspartner: von Bestellung über Rechnungsstellung bis zur Lieferung, auch wenn die Teile selbst aus einem internationalen Lieferantennetzwerk stammen. Für Unternehmen mit regelmäßigem, größerem Bestellvolumen bietet der Anbieter zudem standardisierte Schnittstellen, über die sich Bestellungen ohne Medienbruch direkt aus dem ERP-System auslösen lassen; Kunden wie Bosch, Schaeffler, Flender, Kyocera und Vibracoustic nutzen diese Anbindung bereits.

Zusätzlich vermittelt das Unternehmen auf Wunsch fachgerechte Reparaturen über ein Netzwerk spezialisierter Servicebetriebe. Standardisierte Abläufe und technische Prüfprotokolle sorgen dabei für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Das sind Stärken, die sich besonders in folgenden Bereichen ausspielen:

1. Der akute Maschinenausfall, bei dem sofortige Verfügbarkeit über allem steht und 24/7 Lieferungen relevant sind.

2. Im Segment abgekündigter und generalüberholter Produkte. Allein in diesem Segment listet das Unternehmen nach eigenen Angaben mehr als 1 Mio. unterschiedliche Artikel.

Generalüberholte Teile: Größte Einsparpotenziale für den Einkauf

Ein zweiter Trend betrifft generalüberholte (refurbished) Ersatzteile. Gerade bei abgekündigten oder schwer verfügbaren Komponenten – etwa Motoren, Getrieben oder elektronischen Baugruppen – kann aufgearbeitete Ware eine wirtschaftliche Alternative zur Neuware sein, sowohl preislich als auch mit Blick auf Verfügbarkeit und Nachhaltigkeitsziele.

„Der Markt für solche Teile wächst. Wir haben allein in diesem Segment mehr als eine Million unterschiedliche Artikel im Angebot “, bestätigt Hoffart. Die entsprechenden Produkte stammen dabei nicht vom Plattformbetreiber selbst, sondern von spezialisierten Partnern, die sich auf Ankauf, Prüfung und Aufarbeitung solcher Komponenten fokussiert haben. Dabei nutzt man unter anderem Partnerschaften mit den Originalherstellern, die Generalüberholungen zunehmend als Wachstumspotenzial für sich entdecken und über SparePartsNow exklusiv verkaufen.

Überbestände abbauen statt verschrotten – Cash statt Trash mit SparePartsNow

Spiegelbildlich zur Beschaffung gewinnt auch die Vermarktung überschüssiger Ersatzteillagerbestände an Bedeutung.

Im Rahmen eines Rückkaufprogramms, wie es mittlerweile mehrere Plattformanbieter offerieren, werden ungenutzte, aber technisch einwandfreie Bestände angekauft und erneut dem Marktzugeführt – statt dass sie verschrottet oder kostenpflichtig entsorgt werden.

„Unter dem Namen „Cash statt Trash“ bieten wir den Rückkauf für überschüssige Lagerbestände – ob neu, gebraucht oder generalüberholt – an, der Abtransport wird organisiert, rund 90 Prozent der angekauften Ware finden einen neuen Abnehmer“, betont Christian Hoffart von SparePartsNow. „Das bindet weniger Kapital, reduziert Lagerfläche und liefert einen Beitrag zu CO₂-Zielen.“

Bewertet wird der Kaufpreis anhand weniger Eckdaten – Herstellername, Herstellerartikelnummer, Stückzahl und Zustand des Artikels. Diese Einfachheit ermöglicht vielen Unternehmen den schnellen Abverkauf nicht mehr benötigter Bestände.