Digitaler Produktpass: Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Lässt sich die neue Maschine leicht reparieren? Aus welchem Material besteht sie und wer hat es geliefert? Gibt es kritische Substanzen oder Gefährdungsrisiken? Solche Fragen wird in Zukunft der Digitale Produktpass (DPP) beantworten. Er enthält umfassende Daten und unterstützt bei Wartung, Reparatur oder Entsorgung von Produkten aller Art. Ab 2027 wird er Pflicht, zunächst für Batterien und in den Jahren danach für immer mehr Produktgattungen. Letztlich betrifft der DPP einen Großteil aller Industrieunternehmen aus dem Mittelstand. Deshalb sollten sie sich bereits jetzt auf seine Einführung vorbereiten.

Welche Daten enthält der Digitale Produktpass?

Ein Digitaler Produktpass (DPP) ist ein strukturierter, digitaler Datensatz, der alle relevanten Informationen zu einem physischen Produkt über dessen gesamten Lebenszyklus hinweg bündelt und zugänglich macht. Das sind:

• Allgemeine Produktdaten: Hersteller, Modell, Seriennummer, Produktionsort, Produktionsdatum,
• Informationen zu Materialien: z. B. kritische Rohstoffe, chemische Substanzen, Recyclinganteile,
• Nachhaltigkeitsdaten: CO₂-Fußabdruck, Herkunft der Materialien, soziale Standards in der Lieferkette,
• Regulatorische Nachweise: Konformität mit EU-Vorgaben wie der Batterieverordnung oder ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation),
• Lebenszyklusdaten: Reparaturen, Updates, Second-Life-Nutzung, Rücknahme, Recycling

Welche regulatorischen Anforderungen hat der DPP?

Seit Mitte 2024 gilt innerhalb der EU die sogenannte Ökodesign-Verordnung ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation), die den Weg zu einer nachhaltigen Kreislaufwirtschaft aufzeigt. Sie verpflichtet Hersteller, Produkte langlebiger, reparierbarer und umweltfreundlicher zu gestalten.

Der Produktpass liefert den Reparaturbetrieben, Verwertern und Weiterverarbeitern die notwendigen Informationen. Die EU-Verordnung sieht vor, dass jeder Akteur innerhalb einer Wertschöpfungskette seine eigenen Produktdaten bereitstellt. Deshalb müssen in Zukunft fast alle physischen Güter einen Produktpass besitzen, auch Komponenten oder Baugruppen von komplexer aufgebauten Gütern, etwa Netzteile oder Steuerungssysteme. Ausgenommen sind Lebensmittel und Medikamente.

Wie wird ein Produktpass genutzt?

Ein Produktpass ist ein maschinenlesbarer Datensatz, der mit Software erzeugt, gespeichert und ausgelesen wird. Auf einer spezialisierten Plattform können Unternehmen diese Produktpässe entsprechend ihrer Anforderungen erstellen.

Jedes einzelne Produkt erhält eine eindeutige Kennzeichnung, die gut sichtbar und leicht erkennbar am Gehäuse oder dem Produkt selbst angebracht werden muss. Die einfachste Möglichkeit ist ein Aufkleber mit einem QR-Code. Er führt nach dem Scannen via Internet in eine Anwendung in der Cloud, die die gewünschten Daten anzeigt. Der Vorteil dieser Lösung: Ein handelsübliches Smartphone reicht bereits aus, um den Produktpass anzuzeigen und sich über das Produkt zu informieren.

Für industrielle Produkte wie beispielsweise Maschinen gibt es zudem RFID-Tags, die das Scannen aus größeren Distanzen erlauben. Das ist hilfreich für automatisierte Prozesse in der Intralogistik, so dass niemand Aufkleber suchen und manuell scannen muss. Eine Alternative dazu sind NFC-Chips. Sie bieten eine höhere Sicherheit und können zudem Daten wie etwa Frachtpapiere direkt speichern.

Sind die Daten eines DPP für jeden zugänglich?

Die EU-Verordnung legt fest, dass alle Informationen verifizierbar, manipulationssicher und rollenbasiert zugänglich sein müssen. Grundlegende Basisinformationen sind auch für Verbraucher ohne weiteres sichtbar. Sie können den QR-Code scannen und sehen dann auf einer Website zum Beispiel den CO2-Fußabdruck, eine Liste mit den genutzten Materialien und ähnliche grundlegende Daten. Hier ist der Zugriff recht einfach und erfordert keine besonderen Nutzerrollen.

Anders sieht es bei Behörden oder unterschiedlichen Geschäftspartnern aus. Nicht jede Information ist für jeden gedacht, denn zum Teil finden sich auch Geschäftsgeheimnisse in den Daten. Ein Beispiel sind Rezepturen für Betriebsstoffe, die einem Dienstleister für Wartung oder Reparatur nicht verfügbar gemacht werden sollten. Durch die Trennung unterschiedlicher Rollen werden sensible Informationen nicht unkontrolliert geteilt.

Wie können sich Unternehmen auf den DPP vorbereiten?

Die Einführung eines digitalen Produktpasses ist für die Unternehmen kein isoliertes IT-Projekt, das sich im Ausrollen der entsprechenden DTP-Software erschöpft. Es erfordert stattdessen eine übergeordnete Datenstrategie. Die Vorbereitung beginnt daher deutlich vor dem eigentlichen Rollout.  Unternehmen benötigen zunächst einen umfassenden Überblick über die vorhandenen Daten zu allen Produkten und der gesamten Lieferkette.

 Diese Daten sind oft in unterschiedlichen Systemen gespeichert und manchmal sogar fehlerhaft, unvollständig oder inkonsistent. Die Unternehmen müssen dann alle Informationsquellen konsolidieren und Datenmodelle vereinheitlichen. Ziel ist eine „Single Source of Truth“ mit einer hohen Datenqualität. Zudem sind Prozesse zur Pflege und Aktualisierung der Informationen notwendig, da die Daten im ganzen Produktlebenszyklus entstehen und genutzt werden. Es muss für die Daten klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geben, damit der Produktpass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt und zugleich von den Stakeholdern sinnvoll genutzt werden kann.

Wie führen Unternehmen den Produktpass ein?

Die Praxis zeigt, dass vor allem frühe und nicht zu groß dimensionierte Projekte sinnvoll sind. Sie helfen dabei, erste Erfahrungen mit den beteiligten Prozessen zu sammeln und die Komplexität des Themas zu verringern. Ein solches Pilotprojekt schafft Transparenz über Datenflüsse, Schnittstellen und externe Abhängigkeiten, etwa zu Lieferanten oder Dienstleistern.

Ricky Thiermann

Ricky Thiermann leitet das Produktmanagement bei Spherit. Seine Schwerpunkte sind digitale Produktpässe, Self-Sovereign Identity (SSI) und Datenräume, die im Einklang mit EU-Vorschriften stehen. Daneben ist er am European Business Wallet-Ökosystem EUBW sowie der Catena-X-Expertengruppe beteiligt.

Wie ein solcher Ansatz aussehen kann, zeigt ein Beispiel aus dem Mobilitätssektor. Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) bauen eine Flotte aus Elektrobussen auf und haben in Zusammenarbeit mit dem DPP-Anbieter Spherity bereits 2024 den digitalen Batteriepass eingeführt, deutlich früher als gesetzlich gefordert. So hat die BVG Erfahrungen mit Prozessen und Anwendungen gesammelt und ihre Lösung in Ruhe optimiert.

Welche Vorteile hat ein Produktpass - außer Compliance?

Der digitale Produktpass sorgt für mehr Effizienz beim Management des Produktportfolios. Produktinformationen bleiben über Jahre hinweg aktuell und konsistent. Mit ihm lassen sich interne Abläufe vereinfachen und Fehlerquellen minimieren. Gleichzeitig wächst das Vertrauen von Kunden, Partnern und Behörden in die Qualität der bereitgestellten Angaben. 

Außerdem kann der Produktpass zu einer Plattform für neue Geschäftsmodelle werden. Die Software-Architektur eines Produktpasses erlaubt es den Herstellern, den Basis-Datensatz mit zusätzlichen Daten anzureichern, um diese für eigene Zwecke zu ergänzen. So ist es möglich, auf Basis des DPP beispielsweise Wartung, Second-Life-Konzepte oder Rücknahmesysteme datenbasiert zu steuern. Gleichzeitig eröffnen sich neue Möglichkeiten für Servicemodelle, etwa im Bereich Refurbishment oder Wiedervermarktung.

Daran wird deutlich, dass der digitale Produktpass als strategisches Infrastrukturprojekt betrachtet werden sollte. Mit einer frühzeitigen Vorbereitung können Unternehmen die Risiken senken und die notwendigen Investitionen über einen längeren Zeitraum verteilen.