Digitale Bedarfsmeldung schafft Transparenz

Wenn interne Bedarfsmeldungen über E-Mail, Excel oder Zuruf laufen, bleibt der Einkauf oft im Blindflug. Rückfragen häufen sich, Freigaben verzögern Entscheidungen und Schattenbestellungen entwickeln sich zu einem Risiko für Compliance und Kostenkontrolle. In vielen Unternehmen beginnt die Intransparenz nicht erst bei der Bestellung, sondern beim allerersten Klick. 

Gleichzeitig gilt: Branchenlösungen sind die beste Wahl, wenn Unternehmen komplexe, globale Beschaffungsprozesse steuern. Sie bilden S2P-Prozesse umfassend ab und liefern tiefgreifende Funktionalitäten, die in Organisationen mit hohem Einkaufsvolumen unverzichtbar sind. Doch viele Unternehmen nutzen diese Systeme für Kleinstprozesse, bei denen „mit Kanonen auf Spatzen geschossen“ wird. 

Dieser sprichwörtliche Spatz ist die kleine, alltägliche Bedarfsmeldung - und von ihr gibt es täglich viele im Unternehmen. Sie brauchen keine Branchenlösung , sondern einen smarten, transparenten und einfachen digitalen Prozess. Adlon zeigt anhand eines aktuellen Kundenprojekts, wie die Power Platform genau diese Lücke schließt, und das ohne zusätzliche Software- und Lizenzkosten.

Warum beginnt Intransparenz schon bei der Bedarfsmeldung?

 Im betrachteten Unternehmen liefen Bedarfsmeldungen über unterschiedlichste Wege ein. E-Mail-Vorlagen, Messenger-Nachrichten oder manuell gepflegte Listen waren Alltag. Die Folgen waren typisch für viele Mittelständler: 

• unvollständige Angaben und häufige Rückfragen 
• Medienbrüche zwischen E-Mail, Dateiablage und ERP
• unklare Freigabeverantwortung
• keine einheitliche Dokumentation.

Einkauf und Controlling hatten kaum Überblick über zukünftige Bedarfe; Entscheidungen mussten immer wieder manuell hergeleitet werden. „In sieben von zehn Unternehmen beginnt die Intransparenz bereits bei der Bedarfsmeldung“, so Sven Hillebrecht, General Manager bei Adlon, zu einer Projektanalyse 2024. 

 Für das Unternehmen war klar: Die Prozesse mussten digitalisiert werden, aber ohne die Einführung eines kompletten Einkaufs-Backbones. Die Lösung sollte smart, schnell einführbar und exakt auf die vorhandene Komplexität zugeschnitten sein.

Digitale Bedarfsmeldung mit der Power Platform

Der Ansatz: ein modular aufgebauter, Low-Code-basierter Bedarfsmelde- und Freigabeprozess auf Microsoft Power Platform. Die Entscheidung fiel bewusst gegen eine große Branchenlösung. Nicht, weil diese schlecht sind, sondern weil sie für den Anwendungsfall zu umfangreich gewesen wären. Das Unternehmen wollte keinen „Funktionsberg“ pflegen, sondern nur die Stellen digitalisieren, an denen Transparenz und Geschwindigkeit fehlten. 

Der neue Prozess besteht aus: 

• einem geführten digitalen Formular,
• Pflichtfeldern zur Vervollständigung der Informationen,
• automatisierten, regelbasierten Freigabestrecken,
• definierter Rollen- und Vertretungslogik,
• lückenloser Dokumentation aller Entscheidungen.

 Der Prozess wurde in enger Abstimmung mit Einkauf, IT und Controlling entwickelt. Durch die Low-Code-Umgebung konnten Wünsche der Fachbereiche schnell umgesetzt werden, ohne monatelange Entwicklungszyklen in Kauf zu nehmen. Ein großer Vorteil: In vielen Unternehmen sind die dafür benötigten Lizenzen bereits im Haus, sodass keine zusätzlichen Softwarekosten für ein weiteres Einkaufssystem entstehen.

Der Autor: Nikolaus Streich

Nikolaus Streich ist seit 2026 Head of Application Services bei ADLON Intelligent Solutions. Er verfügt über langjährige Erfahrung in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und dem Aufbau moderner Anwendungslandschaften. Bei Adlon verantwortet er die Weiterentwicklung des Lösungsportfolios rund um Microsoft 365 und die Power Platform und treibt nutzerzentrierte, sichere und skalierbare Prozesslösungen für mittelständische Unternehmen voran. Für messbaren Projekterfolg. 

Modular, KI-ready und sicher

Ein Prozess wächst mit den Anforderungen. Neue Kategorien, Budgetregeln oder Eskalationsstufen lassen sich jederzeit ergänzen. Zudem ist der digitale Workflow KI-ready, weil Daten strukturiert erfasst und klaren Prozessschritten zugeordnet sind. Perspektivisch können dadurch Funktionen wie automatische Kategorisierung, Forecasting oder Lieferantenmatching ergänzt werden. 

 Die Sicherheitsanforderungen standen ebenfalls im Fokus. Mit der Power Platform läuft der Prozess in der M365-Sicherheitsarchitektur mit klaren Berechtigungen und Audit-Trail. Dazu der General Manager: „Digitale Freigabewege reduzieren die Durchlaufzeiten im Einkauf im Schnitt um 30%“. 

Ergebnisse: Transparenz, Geschwindigkeit und echte Prozesssicherheit

Der neue Prozess brachte messbare und spürbare Verbesserungen für Einkauf und Controlling: 

1. Zentrale Plattform/Self-Service-Prinzip: Alle Mitarbeitenden melden Bedarfe über eine einheitliche App. Unklare Meldewege sind Geschichte.
2. Transparenz in Echtzeit: Einkauf und Controlling sehen jederzeit, wer was wann zu welchem Preis bestellt.
3. Schattenbestellungen verschwinden vollständig.
4. Intelligente Freigaben: Regelbasierte Workflows sorgen für klare Verantwortlichkeit und schnelle Entscheidungen.
5. Kosten- und Prozesssicherheit: Standardisierte Abläufe reduzieren Fehler und senken operative Kosten.
6. Lieferantenneutral und individuell: keine versteckten Präferenzen, keine Systembindung. 
7. ISO-konforme Lieferantenbewertung: Der Lieferantenbewertungsprozess läuft parallel über dieselbe Plattform.
8. Modular erweiterbar: Neue Kategorien, Budgets oder Genehmigungsstufen lassen sich jederzeit ergänzen.
9. Anbindung von Finanzbuchhaltung und Inventarisierung: Automatische Verbuchung, Eingangsrechnungskontrolle und Inventarisierung für IT oder Maschinen 

 Damit bildet der Prozess nicht nur die Bedarfsmeldung ab, sondern den kompletten internen Informationsfluss.

Empfehlungen aus dem Projekt

Für Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen haben, lassen sich mehrere Learnings ableiten: 

• Prozesse zuerst definieren, dann optimieren und erst danach digitalisieren.
• Rollen und Governance klar festlegen.
• Controlling früh einbinden.
• Mit einem kleinen Use Case starten und modular erweitern.
• Low-Code-Governance etablieren.
• Datenmodell von Anfang an sauber aufsetzen.

  Fazit: Transparenz entsteht beim ersten Klick

Komplexe Beschaffungsprozesse brauchen umfangreiche Branchenlösungen. Doch für viele Unternehmen oder auch interne Bedarfsmeldungen reicht oft ein präziser, digitaler Prozess. Entscheidend ist die eingangs gestellte Frage, ob es sich bei den Zielen um die sprichwörtlichen Spatzen oder um größere Angelegenheiten handelt. 

Die Power Platform bietet Unternehmen die Möglichkeit ihre Bedarfsprozesse schlank, transparent und effizient abzubilden, ohne Softwareballast und ohne große Implementierungsprojekte. 

Für Einkauf und Controlling bedeutet das einen echten Gewinn an Geschwindigkeit und Steuerbarkeit. Und für Unternehmen eine pragmatische Digitalisierung genau dort, wo sie den größten Effekt erzielt.