Compliance im Einkauf: Wo Unternehmen handeln müssen

Neue gesetzliche Vorgaben, steigende Zertifizierungsanforderungen und höhere Erwartungen von Stakeholdern verändern den indirekten Einkauf. Die nachvollziehbare Dokumentation von Beschaffungsentscheidungen entwickelt sich zunehmend zu einer zentralen Voraussetzung für rechtssichere Einkaufsprozesse.

Das betrifft auch vermeintlich einfache Beschaffungsvorgänge wie den Einkauf von Bürobedarf, IT-Zubehör oder Betriebsmitteln. Ohne klar definierte Abläufe und dokumentierte Entscheidungen entstehen Risiken, die über den eigentlichen Beschaffungsvorgang hinausgehen.

Digitale Einkaufsplattformen und automatisierte Workflows können Unternehmen dabei unterstützen, Compliance-Anforderungen systematisch in bestehende Prozesse zu integrieren.

Welche gesetzlichen Vorgaben bestimmen die Compliance im Einkauf?

Die regulatorischen Anforderungen an die Beschaffung nehmen zu. Produktsicherheitsrecht und Umweltauflagen verlangen eine sorgfältige Auswahl geprüfter Produkte sowie eine konsequente Überwachung der Lieferanten.

Hinzu kommen Nachhaltigkeitsberichtspflichten, insbesondere im Zusammenhang mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Mit der Omnibus-Änderungsrichtlinie (EU) 2026/470 hat der EU-Gesetzgeber den Anwendungsbereich der CSRD allerdings erheblich eingeschränkt und die Berichtspflichten zeitlich verschoben. Die Richtlinie ist seit März 2026 in Kraft und muss bis Dezember 2026 in nationales Recht umgesetzt werden.

Für Unternehmen mit mindestens 1.000 Beschäftigten im Inland gelten bereits Sorgfaltspflichten nach dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

Auf europäischer Ebene kommt ab Juli 2029 die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) hinzu. Sie erfasst Unternehmen mit mindestens 5.000 Beschäftigten und einem weltweiten Nettoumsatz von mindestens 1,5 Mrd. EUR.

Auch internationale Sanktionslisten und Embargo-Vorgaben müssen im Einkauf berücksichtigt werden. Systematische Lieferantenprüfungen sollen verhindern, dass Unternehmen Geschäftsbeziehungen mit sanktionierten Parteien eingehen. Verstöße können Bußgelder, Reputationsschäden und Geschäftsunterbrechungen nach sich ziehen.

Lieferantenbewertung und ESG-Kriterien gewinnen an Bedeutung

Compliance im Einkauf beschränkt sich längst nicht mehr auf die Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien. Sie umfasst den gesamten Einkaufsprozess – von der Auswahl und Bewertung der Lieferanten bis zur nachvollziehbaren Dokumentation einzelner Bestellungen.

Dabei gewinnen ESG-Kriterien neben Preis und Qualität an Bedeutung. Strukturierte Lieferantenbewertungen ermöglichen es, Arbeitsbedingungen, Umweltstandards und geschäftliche Integrität systematisch zu erfassen.

Zusätzlichen Handlungsdruck erzeugen große Unternehmen, die gesetzliche Anforderungen zunehmend an ihre Lieferanten weitergeben. Damit steigen auch für Unternehmen innerhalb der Lieferkette die Erwartungen an Transparenz und dokumentierte Beschaffungsprozesse.

Warum wird Auditierbarkeit im Einkauf immer wichtiger?

Ein wesentlicher Bestandteil der Compliance ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Einkaufsentscheidungen. Gerade bei Audits müssen Unternehmen belegen können, dass interne Vorgaben eingehalten und relevante Prüfungen durchgeführt wurden.

"In Procurement-Audits spielen die Einhaltung interner Richtlinien, Prozesssicherheit sowie Lieferanten- und Risikomanagement zentrale Rollen", betont Lars Schade, Country Manager Deutschland bei Unite.

"Konkret stellen sich dabei Fragen wie: Sind Angebote und Bestellungen vollständig abgelegt und nachvollziehbar? Wurden in vergaberechtlich relevanten Situationen Alternativangebote eingeholt? Und wie wird sichergestellt, dass Rechnungen mit der tatsächlichen Bestellung und Lieferung übereinstimmen?"

Um diese Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, gewinnen digitale Systeme an Bedeutung. Automatisierte Datenabfragen, strukturierte Einkaufsprotokolle und revisionssichere Dokumentationsprozesse sollen die Auditierbarkeit verbessern. Dafür müssen Unternehmen ihre Einkaufsprozesse und IT-Systeme entsprechend ausrichten. Neben neuen digitalen Lösungen kommen auch Erweiterungen bestehender ERP-Systeme infrage.

Digitale Einkaufsplattformen automatisieren Compliance-Prozesse

Die Integration von Compliance-Anforderungen in digitale Einkaufsabläufe kann den administrativen Aufwand reduzieren. Automatisierte Workflows unterstützen dabei, Lieferantenprüfungen, Dokumentationspflichten und interne Kontrollmechanismen systematisch abzubilden.

Ein Beispiel ist die Procurement-Plattform Unite. Ihr automatisches Einkaufsprotokoll soll Beschaffungsvorgänge nachvollziehbar dokumentieren und damit die Einhaltung interner und externer Anforderungen erleichtern.

Neben der revisionssicheren Dokumentation rückt auch die Erfassung von Nachhaltigkeitsdaten stärker in den Fokus. Das Ecovadis-Gold-zertifizierte Unternehmen Unite stellt für jede Bestellung kostenfrei ein CO₂-Reporting bereit. "Unternehmen erhalten so konkrete Einblicke in ihren CO₂-Fußabdruck im indirekten Einkauf und können ihre Scope-3-Reduktionsziele gezielt und datenbasiert verfolgen", erläutert Lars Schade. Damit lassen sich Informationen zu Beschaffungsvorgängen und deren CO₂-Auswirkungen innerhalb digitaler Einkaufsprozesse zusammenführen.

Compliance als fester Bestandteil der Beschaffungsstrategie

Die zunehmenden regulatorischen Anforderungen machen Compliance zu einem wichtigen Faktor im indirekten Einkauf. Unternehmen müssen nicht nur geeignete Produkte und Lieferanten auswählen, sondern ihre Entscheidungen auch transparent und überprüfbar dokumentieren.

Digitale Einkaufsplattformen können diese Aufgaben unterstützen, indem sie Lieferantenbewertungen, Einkaufsprotokolle und Nachhaltigkeitsdaten in bestehende Abläufe integrieren.

Wie das Beispiel Unite zeigt, lassen sich revisionssichere Dokumentation und CO₂-Reporting automatisiert in den Einkaufsalltag einbinden. Compliance wird damit nicht als separater Verwaltungsprozess behandelt, sondern als Bestandteil einer strukturierten Beschaffungsorganisation.