Die größten Schwachstellen im Dokumentenmanagement – und wie Unternehmen sie überwinden

Das Problem ist nicht die Technik – es sind die Prozesse

Die Situation ist in vielen Industrieunternehmen ähnlich: Eine Eingangsrechnung hängt seit Tagen in der Freigabeschleife, weil niemand weiß, wer zuständig ist. Ein Lieferantenvertrag liegt in drei Versionen auf dem Netzlaufwerk. Der Einkauf wartet auf eine Unterschrift, die sich nicht zuordnen lässt. 

Wie verbreitet solche Reibungsverluste sind, zeigt eine aktuelle Studie des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag von Allgeier inovar unter 1.000 Erwerbstätigen mit überwiegend administrativen Tätigkeiten: Mehr als jeder Dritte verliert täglich über eine Stunde durch ineffiziente Prozesse. 

Bei konservativer Rechnung summiert sich das auf rund 28 Arbeitstage pro Jahr – Zeit, die für Fachaufgaben, Projekte und Kundenarbeit fehlt. Es sind vor allem strukturelle Schwächen in den Abläufen, die Unternehmen ausbremsen. An digitalen Werkzeugen mangelt es selten. 

Wo die meiste Zeit verloren geht

38 Prozent der Befragten nennen die Suche nach Dokumenten oder Informationen als besonders zeitaufwändig. 33 Prozent beklagen den ständigen Wechsel zwischen zu vielen Tools und Systemen – ein klassischer Medienbruch, der gerade in industriellen Umgebungen mit ERP, E-Mail, Netzlaufwerken und Excel-Listen zum Dauerproblem wird. 29 Prozent sehen unklare Zuständigkeiten als wesentlichen Zeitfresser, knapp ein Viertel die manuelle Verarbeitung von Dokumenten.

Für den technischen Einkauf sind diese Befunde besonders relevant: Rechnungsfreigaben über E-Mail-Ketten, Lieferantendokumentationen in verschiedenen Systemen oder Qualitätsnachweise, die bei Audits mühsam zusammengesucht werden müssen – das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch Risiken.

Die Folgen: Mehr als nur verlorene Zeit

Die Auswirkungen ineffizienter Dokumentenprozesse gehen weit über den reinen Zeitverlust hinaus. 57 Prozent der Befragten berichten von Stress und Frustration. Jeder Zweite gibt an, weniger Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. 39 Prozent sagen, dass Entscheidungen verzögert werden.

Übertragen auf den Alltag in der verarbeitenden Industrie heißt das: Verzögerte Beschaffungsentscheidungen, weil Vertragsinformationen nicht verfügbar sind. Und Compliance-Risiken, weil Freigaben und Nachweise nicht lückenlos dokumentiert sind.

Warum klassisches Dokumentenmanagement allein nicht reicht

Dabei fehlt es den meisten Unternehmen nicht an Software. Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren in Dokumentenmanagementsysteme investiert. Die zentrale Ablage funktioniert, Dokumente sind digital verfügbar. Doch das beantwortet nur einen Teil der Frage – nämlich wo ein Dokument liegt. Nicht aber, wer gerade damit arbeiten muss, welche Version die freigegebene ist, bis wann eine Frist läuft oder was passiert, wenn nichts passiert.

Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen klassischem Dokumentenmanagement und einem durchgängig gesteuerten – workflowbasiertem – Dokumentenmanagement: Das eine organisiert Dateien, das andere organisiert Verantwortung. Eine Eingangsrechnung wird nicht einfach abgelegt, sondern einem konkreten Prüfprozess zugeordnet. Ein Vertrag durchläuft fachliche Prüfung, Freigabe, Signatur und Fristenüberwachung.

Die Realität ist davon noch ein Stück entfernt: Laut Studie haben erst 20 Prozent ihre Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert. Knapp jedes fünfte Unternehmen arbeitet noch größtenteils oder vollständig manuell.

Drei Hebel, die den Unterschied machen

Was können Unternehmen konkret tun, um vom digitalen Ablagesystem zu workflowbasierten Dokumentenprozessen zu gelangen? Die folgenden drei Ansätze verdeutlichen das. 

E-Rechnung als Lackmustest: Erst den Prozess klären, dann digitalisieren

Die E-Rechnungspflicht ist ein gutes Beispiel dafür, wie Regulierung Prozessschwächen sichtbar macht. Seit Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – reine PDF-Rechnungen gelten seither nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Zulässige Formate sind XRechnung als reines XML-Format und ZUGFeRD als hybrides PDF mit eingebettetem XML-Datensatz, jeweils basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Für Rechnungssteller gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. bei kleineren Unternehmen bis Ende 2027.

Viele Unternehmen können E-Rechnungen mittlerweile zwar technisch empfangen, haben aber den Prozess drumherum nicht angepasst. Stammdaten sind lückenhaft, die Archivierung wurde nachträglich improvisiert, Mitarbeitende in der Buchhaltung nicht geschult. Manche Lieferanten liefern ihre Rechnungen weiterhin im falschen Format, weil sie zu spät informiert wurden. Das Ergebnis: Neue Technik, alte Probleme.

Wer dieses Muster durchbrechen will, fängt am besten dort an, wo der Leidensdruck am größten ist – etwa bei der Eingangsrechnungsverarbeitung im Einkauf. Wer hier Prüfung, Freigabe und Ablage einmal sauber durchdenkt, schafft eine Blaupause, die sich auf andere Dokumentenprozesse übertragen lässt.

Medienbrüche durch Integration beseitigen

Der zweite Hebel liegt in der Verbindung von Systemen. Wenn Rechnungsdaten manuell vom E-Mail-Postfach ins ERP übertragen werden oder Vertragsinformationen in einem System erfasst, aber in einem anderen freigegeben werden, entstehen genau die Brüche, die Zeit kosten und Fehler erzeugen. 44 Prozent der Befragten sehen laut Studie den größten Automatisierungshebel bei Dateneingabe und Datenübertragung. Schnittstellen zu ERP-, CRM- und Microsoft-Umgebungen sind deshalb kein technisches Nice-to-have, sondern Voraussetzung für durchgängige Prozesse.

Auch künstliche Intelligenz kann hier unterstützen: automatische Datenerkennung, Plausibilitätsprüfung von Rechnungen, Abgleich mit Bestellungen oder automatische Buchungsvorschläge beschleunigen die Verarbeitung und verringern die Fehleranfälligkeit. Entscheidend ist allerdings, dass KI in den Gesamtprozess eingebettet ist – als isoliertes Add-on bleibt auch sie eine Insellösung.

Der Autor: Ulrich Zahner

Ulrich Zahner ist seit 15 Jahren für die Allgeier Gruppe tätig und ist seit sechs Jahren Geschäftsführer der Allgeier inovar GmbH. Davor verantwortete er unter anderem den Vertrieb sowie als Business Unit Manager und Prokurist den gesamten ERP-Bereich.

Transparenz schaffen: Rollen, Fristen, Nachweise

Der dritte Hebel betrifft die Steuerungsebene. Viele Dokumentenprozesse scheitern daran, dass Zuständigkeiten an Einzelpersonen hängen statt an definierten Rollen, dass Fristen manuell nachgehalten werden und dass Bearbeitungsstände für andere nicht sichtbar sind.

Workflowbasiertes Dokumentenmanagement, wie es beispielsweise die Allgeier inovar-Lösung metasonic ermöglicht, setzt genau hier an: Rollen statt Namen, Metadaten statt Dateinamen, automatisierte Fristenüberwachung statt Erinnerungsmails. Das klingt nach Verwaltungsaufwand, ist aber das Gegenteil – es schafft die Grundlage dafür, dass Dokumente sicher, pünktlich und nachvollziehbar durch das Unternehmen gesteuert werden. Gerade in der Fertigung und im Anlagenbau, wo Qualitätsnachweise, Lieferantenakten und Change-Historien geschäftskritisch sind, wird diese Art der Dokumentenlenkung zum Wettbewerbsfaktor.

Vom Ablagesystem zum gesteuerten Prozess

Das zentrale Problem im Dokumentenmanagement ist die Lücke zwischen „digital abgelegt“ und „durchgängig gesteuert“. Die E-Rechnungspflicht macht sichtbar, was auch bei Verträgen und Freigaben gilt: Wer nur digitalisiert, ohne Prozesse, Rollen und Nachweise konsequent zu regeln, verschiebt das Problem. Wenn Prozesse klar geregelt, Systeme verbunden und Verantwortlichkeiten sichtbar sind, wird aus Dokumentenchaos ein steuerbarer Ablauf. Und aus verlorener Arbeitszeit wird wieder Raum für das, wofür Fachkräfte eigentlich gebraucht werden.