Sinkende Opex: Was Forward Bonus/Penalty bringt

Millionenschwere Investitionen in langlebige Anlagen (Capex) stellen den Einkauf vor besondere Herausforderungen. Solche Entscheidungen sind seltene Ausnahmefälle, oft fehlt es daher an entsprechender Expertise. Zwar werden Wettbewerbsvergaben professionell aufgesetzt und die Total Cost of Ownership (TCO) berücksichtigt, genau wie Vergabekriterien wie Anschaffungspreis, Energieeffizienz, Nachhaltigkeit sowie Wartungs- und Betriebskosten. 

Doch nach dem Kauf kippt das Machtgefüge nicht selten, wenn aus einem im Wettbewerb stehenden Lieferanten ein Quasi-Monopolist wird. Gerade im Anlagenbau, wo Ersatzteile und Service exklusiv beim Lieferanten liegen, schlägt diese Abhängigkeit in steigende Betriebskosten (Opex) um. Anreize für Innovation oder Mehrleistung sind so gut wie nicht vorhanden, da die Anbieter nur Pönalen vermeiden müssen. 

Aus der Praxis: Wenn Versprechen nach dem Zuschlag verpuffen

Wie schnell die Kostenfalle zuschnappen kann, zeigt ein Praxisfall aus der Industrie: Ein globaler Hersteller entschied sich für eine Anlage mit mehr als 30 Jahren Laufzeit. Im Vergabeverfahren wurden nicht nur Preis, sondern auch Energieeffizienz, Nachhaltigkeit sowie Wartungs- und Betriebskosten bewertet. Die Kriterien flossen in ein Bonus/Malus-System ein, wodurch ein Vergleichspreis als Basis für die Zuschlagsentscheidung entstand. Der Ausschreibungsgewinner versprach erhebliche Einsparungen und lieferte vertragsgemäß – zunächst. 

Doch die Ernüchterung folgte rasch: Bereits nach kurzer Zeit sank die Uptime der Anlage von zugesagten 95 auf 83%. „Es kam vermehrt zu technischen Störungen und längeren Reparaturzeiten. Einige Prozessschritte mussten aufwendig manuell ersetzt werden“, sagt Alexander Bergmann von Kerkhoff. Die Folge: zusätzliche Wartungs- und Energiekosten sprengten nicht nur das Budget sondern trieben auch noch die CO₂-Emissionen spürbar in die Höhe. Deutlich wurde: Ohne Anreize zur Einhaltung und Verbesserung der zugesagten Leistungskennzahlen verliert das Bonus-Malus-Prinzip nach Vertragsabschluss seine Wirkung.

Die Lösung: Anreize über den Kauf hinaus

Genau hier setzt das Forward Bonus/Penalty-System an. Es erweitert klassische Bonus/Malus-Mechanismen in die Betriebsphase, indem es Vergabekriterien mit klaren Konsequenzen für die Zeit nach dem Zuschlag verbindet. Voraussetzung für die Effektivität des Systems ist die Definition von KPIs sowie die Erfassung und Auswertung von Messdaten. Der Verhandlungsexperte Bergmann formuliert es so: „Was man nicht messen kann, kann man auch nicht managen. Ohne präzise definierte KPIs bleibt jede Vereinbarung ein Papiertiger.“  

Damit entsteht Transparenz schon im Ausschreibungsprozess und ein Anreiz, die zugesagte Performance langfristig zu sichern und zu verbessern. Für Lieferanten bedeutet dies: Sie profitieren über ein vertragliches Gain Sharing, wenn sie ihr Leistungsversprechen übertreffen. Sollten sie unter das vertraglich zugesicherte Leistungsniveau sinken, müssen sie dafür kompensieren. Für Einkäufer heißt das: Risiken der Abhängigkeit sinken und es werden effektive Anreize zur Reduktion der Opex geschaffen. 

Das Forward Bonus/Penalty-System verhindert somit nicht nur zusätzliche Kosten in der Betriebsphase, sondern schafft Mehrwert sowohl für den Einkauf als auch für den Lieferanten – eine echte Optimierung des Total Value of Ownership (TVO).  

So funktionieren KPIs, Gain Share und Transparenz

Im konkreten Fall war der Wirkungsgrad der Anlage ein zentrales Kriterium. Schon vor der Vergabe wurden Bonus und Malus definiert: Wer über 80% bot, erzielte einen entsprechenden Preisabschlag, wer darunter lag, einen Preisaufschlag. 

Nach der Vergabe wurde jährlich gemessen. Sank der Wirkungsgrad unter den Zielwirkungsgrad von 80%, musste der Hersteller kompensieren. Verbesserte er sich, teilten sich Lieferant und Kunde die Einsparungen. Die vollständige Transparenz bereits im Request-for-Order-Prozess (RfO) stellte sicher, dass die Bieter die Konsequenzen kannten und entsprechend agieren konnten.  

Im Kern bedeutet das: die Bonus-/Malus-Logik greift nicht nur bei der Auswahl des Lieferanten, sondern steuert den quasi-monopolistischen Vergabegewinner zielorientiert über die gesamte Vertragslaufzeit. Von der Frage „wie minimiere ich meine TCO zum Zeitpunkt der Vergabe“ lenkt das Forward Bonus/ Penalty-System den Fokus auf die Frage „Welchen Mehrwert generiert die Investition über die Kosten hinaus und über den gesamten Lebenszyklus der Anlage?“

Basis: Geringe Capex nicht über hohe Opex stellen

Ein solches System verlangt mehr als Technik. Es braucht den Willen des Managements, kurzfristige Capex-Einsparungen nicht höher zu gewichten als langfristige Opex-Kosten. Außerdem müssen Messpunkte, Dashboards und Datenflüsse definiert werden. „Der Aufwand ist nicht unerheblich. Aber nur so bekommt man volle Transparenz und echte Wertschöpfung in eine Lieferantenbeziehung“, sagt Prof. Dr. Christian Steiner von der Fachhochschule Dortmund.