Underrated Tools im Einkauf

Für eine meiner Podcast-Folgen habe ich vor nicht langer Zeit mit dem Einkaufsleiter der Firma Fritz Kübler, Marcel Daniel, über unterschätzte Tools im Einkauf gesprochen. Und genau dieses Thema möchte ich heute nochmals aufgreifen, da es mich schon seit vielen Jahren beschäftigt.

Wie schon öfters erwähnt, halte ich den Einkauf für die Abteilung, die sich in den letzten 20 Jahren am stärksten gewandelt hat. Trotzdem gibt es Tools, die seitdem nicht an  Bedeutung verloren haben, jedoch trotzdem immer noch falsch oder gar nicht verwendet werden. Ich habe einige meiner Lieblinge aus dem Antiquitätenkoffer geholt und möchte aufzeigen, wieso ich diese für unterschätzt halte.

1. Lieferantenselbstauskünfte (LSA)

Wer kennt sie nicht? Die Lieferanten machen sich die Mühe, die Auskünfte auszufüllen und dann landen sie als PDF-Dokumente auf irgendeinen Ordner im Netzwerk und werden nie wieder genutzt. Da stellt man sich doch die Frage, wieso man dann überhaupt LSAs einholt?

Ich mag LSAs, denn wenn sie richtig genutzt werden, können Sie daraus viele sehr interessante Informationen gewinnen. Damit aus einem unbeliebten Tool zukünftig eines Ihrer Lieblingstools werden, sollte Sie nach folgenden Informationen fragen:

• Maschinenliste: Zum einen bekommen Sie dadurch ein Gefühl für die Herstellkosten bei Ihrem Lieferanten und Sie wissen direkt, welche weiteren Produkte er noch für Sie fertigen könnte.
• Materialtypen & -güten: Hilfreich, wenn Sie zum Beispiel eine Materialumstellung planen.
• Fertigungsprozesse: Kann er nur schweißen oder vielleicht auch drehen, fräsen, biegen und stanzen?
• Oberflächenbearbeitung: Macht er dies selbst oder lässt er die Bauteile extern bearbeiten?

Und: Nutzen Sie am besten eine Lieferantendatenbank oder tragen Sie die Daten zumindest in ein Excelsheet ein.

2. Verhandlungen

Verhandeln kann und tut doch jeder im Einkauf! Na ja, wenn wir es „Preisgespräche führen“ nennen, dann stimmt das wahrscheinlich. Aber das eigentliche Gespräch über eine Preisreduktion oder -erhöhung ist nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses und dieser Teil hat auch noch den geringsten Einfluss auf das Endergebnis.

Viel wichtiger ist die Vorbereitung. Wenn Sie sich im Vorfeld Gedanken über Ziele, Plan B, Verhandlungstaktiken usw. machen, dann wird die Verhandlung sehr wahrscheinlich ein Erfolg – sogar in einem Verkäufermarkt.

3. Lieferantenbewertung

„Bald steht das ISO 9001-Audit wieder an, also denkt an die Lieferantenbewertung!“ Solche oder ähnliche Aussagen habe ich schon sehr oft gehört und schockieren mich heute immer noch.

Der Grund für eine Lieferantenbewertung darf niemals nur ein Audit sein! Eine Lieferantenbewertung hat nur einen einzigen Zweck: Es dient als Basis für eine Lieferantenentwicklung! Und eine Lieferantenentwicklung hat wiederum das Ziel, die Preise (oder besser noch die Gesamtkosten eines Produktes oder einer Dienstleistung), die Liefertreue und/oder die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.

Damit Sie jedoch wissen, ob eine Verbesserung generiert wurde, müssen Sie diese messen und das geht, nur wenn Sie den Ausgangspunkt kennen. Und wodurch kennen Sie den Ausgangspunkt? Genau, durch eine Lieferantenbewertung.

Übrigens trenne ich persönlich klar zwischen einer jährlichen Lieferantenbewertung und einer regelmäßigen (z.B. monatlichen) Lieferantenüberwachung. Letzteres hilft Ihnen dabei zu erkennen, ob die Verbesserungsmaßnahmen greifen und ob Sie zwischendurch eingreifen müssen.

4. Jahresgespräche mit Lieferanten

Was passiert jedes Jahr im Dezember? Weihnachten, Lieferantengeschenke (meist Kalender, Weinflaschen oder Körbe voller italienischer Leckereien) und die obligatorischen Jahresgespräche mit den Lieferanten. Und dann wird darüber gesprochen, wie das Jahr so gelaufen ist und wie gut oder schlecht seine Kennzahlen sind. Und wenn man das Gespräch richtig versauen möchte, werden direkt auch noch Preisverhandlungen geführt.

Natürlich ist es wichtig, sich über das Jahr zu unterhalten, aber da man normalerweise regelmäßig mit seinen strategischen Lieferanten redet, wissen beide auch wie das Jahr gelaufen ist. Und etwaige Kennzahlen bespricht man mit dem Lieferanten entweder auch regelmäßig oder dann, wenn sie aus dem Ruder laufen – und natürlich im Zuge der Lieferantenbewertung.

Unabhängig davon werden Jahresgespräche oft auch nur deshalb geführt, „weil man das schon immer gemacht hat“. Da beide Parteien jedoch ihre Zeit dafür investieren, sollte es auch für beide einen Mehrwert bringen. Und solch einen Mehrwert erzielen Sie dann, wenn Sie den Gesprächsfokus darauf lenken, wie man sich zukünftig (noch) besser gegenseitig unterstützen kann:

• Was sind Themen, wo man zusammenarbeiten kann? (Materialwechsel, Produktentwicklungen, Logistikkonzepte, gemeinsames Auftreten ggü Kunden oder Unterlieferanten)
• Wie können Sie Ihrem Lieferanten dabei helfen, seine Kosten zu senken? (Andere Losgrößen, Anpassung der Incoterms, Entfeinerung von Spezifikationen)
• Was kann der Lieferant tun, damit Ihre internen Prozesse verbessert werden? (JiT / JiS Lieferung, Anpassung der Liefermengen, Aufbau eines Konsignationslagers)

Sehen Sie es also nicht als ein „Gespräch“ an, sondern verwandeln Sie es in einen Workshop und beenden Sie es mit einer Maßnahmenliste.

Natürlich gibt es noch mehr solcher unterschätzten Tools, das würde jedoch den Rahmen meiner Kolumne sprengen. Ich hoffe aber, dass ich dazu beigetragen habe, dass Sie zukünftig einige der beschriebenen Tools vermehrt und vor allem effizient nutzen werden. Und sollten auch Sie solche underrated tools kennen, freue ich mich über Ihr Feedback.