Wenn der Automat selbst bestellt

Die Böcker Maschinenwerke GmbH ist ein führender Hersteller von Höhenzugangstechnik – und ein Unternehmen, das in den vergangenen zehn Jahren erheblich gewachsen ist. Neue Fertigungsstraßen, erweiterte Montagehallen, ein laufender Neubau der Logistikhalle: Das Wachstum war spürbar. Weniger spürbar, aber ebenso dringend notwendig, war die digitale Weiterentwicklung im Einkauf. Mit der Einführung der E-Procurement-Plattform simple system ist Böcker diesen Schritt konsequent gegangen – mit messbaren Ergebnissen.

Indirekte Beschaffung: ein unterschätzter Hebel

Der indirekte Einkauf bei Böcker Maschinenwerke GmbH macht einen bedeutenden Anteil des gesamten Beschaffungsvolumens aus. Hilfs- und Betriebsstoffe, persönliche Schutzausrüstung (PSA), Bürobedarf, Facility Services, Verpackungen, Energie, Entsorgung – die Liste der betroffenen Warengruppen ist lang. Lange Zeit lief dieser Bereich weitgehend unstrukturiert: Bestellungen per E-Mail, handschriftliche Entnahmelisten, dezentrale Einzelbestellungen aus verschiedenen Standorten. Maverick Buying – also das Beschaffen außerhalb vereinbarter Prozesse und Lieferanten – war die Folge.

„Die neue Situation hat unter anderem den Bereich Einkauf dazu veranlasst, in neuen Strukturen zu denken und Prozesse zu digitalisieren“, erklärt Julian Gestal, Mitarbeiter im strategischen Einkauf bei Böcker Maschinenwerke GmbH. Die Anforderungen waren klar: Maverick Buying reduzieren, Kosten transparent machen, Synergien heben, die Beschaffung aller deutschen Standorte zentralisieren und verbindliche Standards definieren – etwa für PSA-Artikel.

Schritt für Schritt zur digitalen Plattform

Der Rollout von simple system erfolgte schrittweise – und bewusst. Böcker Maschinenwerke GmbH nutzt Genehmigungsworkflows, Inhouse-Kataloge als strategischen Steuerungshebel sowie OCI-Kataloge für die direkte Anbindung ausgewählter Lieferanten. Einmallieferanten lassen sich für seltene Sonderartikel flexibel einbinden, ohne den Gesamtprozess zu stören. Das Ergebnis: „Unsere Prozesskosten pro Bestellung konnten dank dem Einsatz von simple system in bestimmten Bereichen gesenkt werden“, so Gestal.

Eine der wirkungsvollsten Maßnahmen war dabei die Integration von Warenausgabeautomaten. Böcker Maschinenwerke GmbH setzt dabei auf Tool24 der Hoffmann Group, angebunden an simple system. Die Logik dahinter ist bestechend einfach: Mitarbeitende entnehmen Artikel – etwa PSA oder Werkzeug – direkt am Automaten-Terminal. Die Entnahme wird automatisch gebucht, inklusive Kostenstelle, Nutzer und Zeitstempel. Sobald der Meldebestand unterschritten wird, löst das System eigenständig eine Bestellung beim hinterlegten Lieferanten aus. Manuelle Schritte – die BANF, die E-Mail an den Einkauf – entfallen. „Früher musste der Meister den Einkauf informieren – heute bestellt der Automat selbst.“

Der Faktor Mensch: Technik allein reicht nicht

Was bei solchen Einführungsprojekten gern unterschätzt wird: die Akzeptanz im Team. Bei Böcker Maschinenwerke GmbH war das kein Selbstläufer. „Eine neue digitale Lösung ist für den Mitarbeiter im ersten Moment eine Herausforderung – doch bei nachhaltiger Nutzung und Begleitung im Onboarding wird der Nutzen erkannt und akzeptiert“, beschreibt Gestal die Erfahrung. Mit klarer Kommunikation der Vorteile, einem Dialog auf Augenhöhe und einfachen Schulungsunterlagen gelang es dem Einkaufsteam, eine breite Akzeptanz zu schaffen.

Auch auf der Lieferantenseite gab es anfängliche Hürden: Nicht jeder Partner hatte sofort einen elektronischen Katalog auf der Plattform verfügbar. Böcker begegnete dieser Herausforderung mit proaktivem Lieferantenmanagement, internen Katalogen und einer gezielten Kombination aus Vollsortimentern und Spezialanbietern.

Böcker Maschinenwerke GmbH plant, simple system künftig noch breiter einzusetzen. OCI-Punch-Outs sollen die Artikelsuche bei strategischen Lieferanten komfortabler machen, der Ausbau von Inhouse-Katalogen die Steuerung und Bündelung weiter verbessern. Auch für Ausschreibungen und Volumenanalysen soll die Plattform stärker genutzt werden. Die Systemarchitektur erlaubt es: simple system ist hardwareunabhängig und lässt sich mit verschiedensten Vending-Systemen und Automaten-Anbietern integrieren.

Fazit: Einfach loslegen

Der wichtigste Ratschlag aus dem Einkauf bei Böcker Maschinenwerke GmbH klingt pragmatisch – und ist es auch: „Einfach loslegen – starten, daraus lernen, optimieren.“ Das Beispiel Böcker zeigt, dass die Digitalisierung der indirekten Beschaffung kein Großprojekt sein muss, das jahrelange Vorbereitung erfordert. Mit dem richtigen System, klaren Zielen und dem Willen zur Veränderung lassen sich Prozesskosten senken, Transparenz schaffen und Automatisierungspotenziale heben – standortübergreifend und skalierbar.  „Einkauf ist längst nicht mehr nur Bestellabwicklung – er ist ein strategischer Hebel für Materialverfügbarkeit und Effizienz in der Fertigung. Trotzdem arbeiten viele Unternehmen noch mit Prozessen von gestern", erklärt Michael Petri, unseren CEO und Managing Director bei simple system. "Auf der LogiMAT zeigen wir gemeinsam mit der Böcker Maschinebau GmbH, wie moderne Beschaffung funktioniert: digital, automatisiert, unternehmensübergreifend. Das Panel lohnt sich für alle, die Einkauf neu denken wollen.“