Wie EnBW seine Einkaufsprozesse neu aufstellte

Bei EnBW hat sich der Einkauf in den vergangenen Jahren von einer stark operativen Funktion zu einem strategischen Wertschöpfungspartner für den Unternehmenserfolg entwickelt. Miljenko Galic, Director Process & Capability Management bei EnBW, beschreibt die Entwicklung so: „Wir wollten eine Plattform aussuchen, die unser Procurement der Zukunft unterstützt und uns erlaubt, unseren Einkauf zu professionalisieren, zu automatisieren und zu digitalisieren.“ Mit der Einführung digitaler Plattformen wurde der Beschaffungsprozess grundlegend verändert: weg von manuell geprägten Abläufen hin zu durchgängigen, transparenteren und deutlich effizienteren Prozessen.

Ausgangspunkt war ein gewachsenes, technologisch überholtes Procurement-Setup, das vor allem auf SAP-basierte Bestellprozesse setzte. „Wir hatten ein sehr altes Procurement-System“, sagt Galic rückblickend. Ziel war es deshalb, den Einkauf zukunftsfähig aufzustellen. Die Wahl fiel auf Ivalua, weil die Plattform einerseits die nötige Integrationsfähigkeit bot und andererseits genügend Flexibilität für unternehmensspezifische Anforderungen mitbrachte.

Enge Systemintegration

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die enge Verzahnung mit der bestehenden Systemlandschaft, insbesondere mit SAP S/4. Gerade in einem regulierten Umfeld wie dem eines Energieversorgers reichen Standardprozesse nicht aus. Galic betont: „Das ist etwas, was die großen Plattformen nicht einfach abschütteln können, weil es gesetzlich für uns vorgegeben ist.“ Ivalua wurde deshalb nicht als starres Standardwerkzeug eingeführt, sondern als Plattform, die individuelle Prozesslogiken, Freiheiten und Schnittstellen ermöglicht. 

EnBW nutzt heute vor allem die Module Contracting, Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay. Der Rechnungsbereich ist bewusst ausgeklammert, da er organisatorisch im Rechnungswesen verankert ist. Trotzdem bleiben die Prozesse durchgängig, weil die Schnittstellen sauber in die Systemlandschaft eingebunden sind. Der Nutzen zeigt sich laut Galic klar im Alltag: „Seitdem wir Ivalua eingeführt und stärker digitalisiert und automatisiert haben, haben wir die Automatisierungsquote von ehemals rund 60 Prozent auf 80 Prozent erhöht.“ Gleichzeitig sei die Organisation in transaktionalen Prozessen um rund 20 bis 25 Prozent effizienter geworden.

Herausforderungen der Einführung

Die Einführung verlief allerdings nicht ohne Herausforderungen. Besonders die Corona-Pandemie traf EnBW mitten in die Stabilisierungsphase nach dem Go-live. „Zwei Monate danach kam Corona, und plötzlich waren alle Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice. Das hat uns anfangs große Schmerzen bereitet“, erinnert sich Galic. Der Wegfall persönlicher Abstimmungen erschwerte die Umstellung erheblich. Hinzu kam, dass Veränderungen in der Organisation nicht überall sofort auf Akzeptanz stießen.

Rückblickend sieht Galic vor allem bei der Nutzerorientierung Lernbedarf. Unterschiedliche Zielgruppen müssten viel gezielter abgeholt werden. Er erklärt: „Wir haben Nutzer, die bestellen ein- oder zweimal im Jahr etwas. Die merken sich nicht, wie ein Prozess funktioniert.“ Andere Nutzer wiederum seien sehr regelmäßig und schnell im System unterwegs. Gerade mobile Teams im Feld bräuchten eine andere Form der Unterstützung. Für künftige Projekte sei das ein zentraler Punkt.

Auch die Lieferanten mussten sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Bei einem Netzwerk von rund 10.000 Lieferanten war die Umstellung nicht überall gleich einfach. Während systemerfahrene und digital arbeitende Lieferanten die neue Lösung meist gut annahmen, brauchten kleinere oder gelegentlich eingebundene Lieferanten mehr Unterstützung. Durch mehrere Kommunikationswellen und Schulung konnte der Übergang aber erfolgreich gestaltet werden.

Entwicklung zum datengetriebenen, strategischen Werttreiber Die größte Veränderung sieht Galic in der Rolle des Einkaufs selbst. „Wir waren in erster LinieBestellabwickler, alles wurde ohne systematische Tool-Unterstützung im Einkauf abgeladen“, sagt er. Heute liege der Fokus stärker auf strukturierten Bedarfen, Transparenz und strategischer Steuerung. Der Einkauf agiere dadurch stärker als Wettbewerbsmanager und Werttreiber. „Wir treffen mehr strategische Entscheidungen als vorher“, so Galic. Diese Entwicklung wurde durch die digitale Plattform deutlich beschleunigt, weil Informationen heute zentral verfügbar sind und Entscheidungen wesentlich besser vorbereitet werden können.

Ein weiterer Vorteil liegt in der verbesserten Datenbasis. Zwar sieht Galic noch Luft nach oben bei der Datenqualität, aber die Systeme liefern heute deutlich mehr Struktur und Transparenz als früher. „Das funktioniert heute auf Knopfdruck“, sagt er mit Blick auf Preisentwicklungen, Lieferantenhistorien und Ausschreibungsdaten. Für strategische Entscheidungen sei das ein enormer Fortschritt. Gleichzeitig schafft genau diese Datengrundlage die Voraussetzung für den nächsten Entwicklungsschritt: den Einsatz von KI.

Der EnBW-Einkauf arbeitet bereits mit ersten KI-Use-Cases und plant den Ausbau. Besonders im transaktionalen Umfeld sieht Galic großes Potenzial, etwa beim automatisierten Einlesen von Angeboten oder bei der Weiterverarbeitung strukturierter Beschaffungsdaten. „Wir haben Use Cases entwickelt, die transaktionale Prozesse mittels KI unterstützen und uns effizienter werden lassen.“, erläutert er. Mittelfristig rechnet er damit, dass viele operative Tätigkeiten im Einkauf automatisiert oder durch KI-Agenten unterstützt werden. Dann werde der Mensch im Einkauf nicht weniger wichtig, sondern anders wichtig: mit der Aufgabe, KI-gestützte Prozesse zu gestalten, zu prüfen und zu steuern.

Digitalisierung und KI Hand in Hand

Für Galic ist klar, dass Digitalisierung und KI heute nicht mehr getrennt voneinander gedacht werden sollten. „Digitalisierung geht heute nicht mehr separat“, sagt er. Wer den Einkauf modernisieren will, sollte beides gemeinsam betrachten und früh ausprobieren. Entscheidend sei außerdem, die passenden Skills im Team aufzubauen. Gerade Menschen mit Einkaufs- und Prozess-Know-how würden künftig gebraucht, um digitale Plattformen und KI-Anwendungen sinnvoll zu orchestrieren.

Der Fall EnBW zeigt exemplarisch, wie stark digitale Plattformen und digitales Arbeiten den Einkauf voranbringen können. Die Kombination aus Prozessstandardisierung, systematischer Automatisierung, sauberer Datenbasis und gezieltem KI-Einsatz führt nicht nur zu mehr Effizienz, sondern trägt aktiv zur höheren wirtschaftlichen Wertschöpfung bei.