5 Prozesse, die Sie 2026 automatisieren sollten

Der Einkauf im Jahr 2026 steht im Zeichen eines enormen Paradoxons: Einerseits wird er als strategischer Hebel zur Sicherung der Resilienz und Nachhaltigkeit immer wichtiger. Andererseits droht er im operativen „Grundrauschen“ aus unstrukturierten Bedarfsmeldungen, manueller Datenpflege und komplexen Compliance-Anforderungen unterzugehen. Während viele Unternehmen nach kostspieligen Nischenlösungen suchen, bleibt das mächtigste Werkzeug oft ungenutzt: Die Microsoft 365 Umgebung. Sie kommt zwar in den meisten Unternehmen bereits zum Einsatz, ihre enormen Potenziale in Sachen Prozessautomatisierung bleiben jedoch oft ungenutzt.

Der digitale Werkzeugkasten: Ein zentraler Arbeitsplatz statt Software-Zoo

Automatisierung scheitert oft nicht an der Bereitschaft, sondern an ihrer wahrgenommenen Komplexität. Unzählige verschiedene Tools mit separaten Benutzerkonten und eigenen Oberflächen erhöhen die Hürde und bremsen die Akzeptanz. Hier liegt der entscheidende Vorteil der Microsoft Power Platform: Sie integriert sich nahtlos in den bestehenden Digital Workplace. Ob Power Automate für Workflows oder Power Apps für die Datenerfassung – alles findet innerhalb des Microsoft Stacks statt.

 Für den Anwender bedeutet das: Single Sign-on und eine vertraute Umgebung. Es gibt keine Medienbrüche mehr. Ein Genehmigungsprozess für eine Investition ploppt direkt in Teams auf, wird dort per Klick freigegeben und in SharePoint dokumentiert. „Wir erleben in unseren Projekten immer wieder, dass die Akzeptanz für digitale Prozesse sprunghaft steigt, wenn der Anwender seine gewohnte Arbeitswelt nicht verlassen muss“, so Sven Hillebrecht, General Manager und Chief Digital Officer der ADLON Intelligent Solutions GmbH. Es geht um die Schaffung eines „Single Point of Truth“ ohne zusätzlichen Administrations- oder Schulungsaufwand.

1. Bedarfsmeldungen: Struktur schlägt Chaos

 Status-quo: Die „Zuruf-Kultur“. Bedarfsmeldungen erreichen den Einkauf via Telefon, Post-it oder formloser E-Mail. Die Folge sind endlose Rückfrageschleifen. Laut BME-Benchmark-Reports führen manuelle Datenerfassungen zu einer Fehlerquote von bis zu 5%, was bei einem hohen Volumen massive versteckte Kosten verursacht.

Die M365-Lösung: Eine in Teams eingebundene Power App führt den Anforderer durch ein standardisiertes Formular. Pflichtfelder stellen sicher, dass alle Informationen (Kostenstelle, Spezifikationen, Liefertermin) sofort vorliegen. Ein Power Automate Flow leitet die Anfrage vorab an den Budgetverantwortlichen weiter. Dieser stoppt die Anfrage oder leitet sie nach Freigabe direkt zum Einkauf weiter. Ein KI-Agent prüft im Hintergrund, ob der angeforderte Artikel bereits im Lager vorhanden ist oder ob es Rahmenverträge gibt, die eine günstigere Beschaffung ermöglichen, noch bevor der Einkauf die Meldung sieht.

Nutzen: Die Durchlaufzeiten sinken laut einer Studie von The Hackett Group um bis zu 30%. Der Einkauf erhält nur noch „reife“ Anträge mit KI-Hinweisen zu Verfügbarkeit und Rahmenverträgen, die sofort verarbeitet werden können.

2. Obsoleszenz-Management automatisieren

Status-quo: Bauteile werden abgekündigt, doch die Information erreicht den strategischen Einkauf erst, wenn die Bestellung ins Leere läuft. In Zeiten volatiler Märkte ein hohes Risiko.

Die M365-Lösung: Über Schnittstellen (APIs) werden Lieferantendaten automatisch mit den internen Materiallisten in SharePoint abgeglichen. Zusätzlich scannt ein Agent proaktiv Marktberichte und RSS-Feeds von Herstellern. Er erkennt die Zusammenhänge zwischen geopolitischen Ereignissen und Bauteileverfügbarkeiten und weißt aktiv auf Risiken oder Alternativkomponenten hin. Bei Statusänderungen (EOL - End of Life) löst das System automatisch einen Task für den zuständigen Einkäufer aus.

Nutzen: Sicherung der Lieferfähigkeit und Vermeidung teurer Last-Time-Buys unter Zeitdruck.

3. Vertragsmanagement mit Ablaufkontrolle

Status-quo: Verträge schlummern als PDF-Leichen auf Fileservern. Kündigungsfristen verstreichen, Konditionsanpassungen werden vergessen.

Die M365-Lösung: Ein intelligentes Vertragsarchiv auf SharePoint-Basis erkennt Fristen selbständig und informiert proaktiv z. B. 90 Tage vor Ablauf. Zudem weist ein Copilot-Agent auf Abweichungen von Standard-Compliance und Unternehmensrichtlinien hin.

Nutzen: Adlon betont hierbei die Wichtigkeit der Informationssicherheit: Durch rollenbasierte Zugriffsrechte in M365 ist sichergestellt, dass sensible Vertragskonditionen nur für befugte Personen einsehbar sind, während der Prozess dennoch flüssig bleibt.

4. Lieferantenbewertung digitalisieren

 Status-quo: Die Lieferantenbewertung ist ein mühsames Jahresprojekt in Excel, oft subjektiv geprägt.

 Die M365-Lösung: Daten aus dem Wareneingang (Termintreue, Qualität) fließen automatisiert in ein Power BI Dashboard. KI-Agenten tragen Informationen zusammen und bilden eine Entscheidungshilfe.

Nutzen: In Jahresgesprächen argumentiert der Einkauf auf Basis einer harten Faktenlage. Das stärkt die Verhandlungsposition und deckt Risiken in der Lieferkette frühzeitig auf. Laut Gartner werden 2026 über 50% der Organisationen solche KI-gestützten Agenten für die operative Bewertung einsetzen.

Der Autor: Sebastian Eberle

Sebastian Eberle ist General Manager bei Adlon. Zuvor verantwortete er bereits 10 Jahre als CTO den Bereich Service und gestaltete als Senior Consultant mit Schwerpunkt auf Technologieberatung und Cloud den digitalen Arbeitsplatz seiner Kunden. Sein Studium an der DHBW Ravensburg hat er als Dipl.-Ing. Informationstechnik abgeschlossen. In seiner Zeit vor Adlon war er als Software Engineering Consultant bei Voith tätig und hat dort Softwareentwicklungsprojekte geplant, geleitet und umgesetzt.

5. Online-Shop & Materialbestellung

Status-quo: C-Teile-Beschaffung bindet unverhältnismäßig viel Kapazität. Jeder Kugelschreiber geht über den Tisch des Einkaufs.

Die M365-Lösung: Ein interner Katalog für Standardartikel. Mitarbeiter bestellen im „Consumer-Style“, während im Hintergrund die Genehmigungsgrenzen automatisiert geprüft werden. Ein Chatbot-Agent, der als Einkaufsberater für Mitarbeiter agieren kann, ergänzt den Prozess.

Nutzen: Höchste Nutzerzufriedenheit, insbesondere in der Employee Journey, und eine Entlastung des Einkaufs von administrativen Kleinstaufgaben.

 Denkanstoß: Die „Prozess-Silo-Erosion“ stoppen

„Wir müssen über ein Phänomen sprechen, das ich als Prozess-Silo-Erosion bezeichne. Wenn Abteilungen an manuellen Schnittstellen festhalten, bröckelt die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens schleichend. Jeder manuelle Datentransfer ist eine potenzielle Fehlerquelle und ein Zeitdieb. Wer 2026 noch Informationen von einem PDF in eine Excel-Tabelle abtippt, betreibt aktiv Wertvernichtung. Automatisierung ist keine IT-Spielerei, sondern digitale Hygiene“, erklärt Sven Hillebrecht.

Fazit: Vom Einkäufer zum Einkaufs-Architekten für Digitalisierung und KI

Die Rolle des Einkäufers verändert sich im Jahr 2026 grundlegend. Er ist nicht mehr bloßer „Abwickler“ von Bestellungen, sondern wird zum Architekten für Digitalisierung und KI. Adlon sieht die größte Chance darin, den Menschen von repetitiver Dateneingabe zu entlasten und ihm stattdessen die Aufgabe zu übertragen, klare Leitplanken für die KI im Einkauf zu definieren. 

Die „Schatzkiste“ Microsoft 365 bietet dafür das solide Fundament. Es ist Zeit, ihre meist bereits vorhandenen Potenziale effizient zu nutzen. Der Einkauf von morgen wird nicht daran gemessen, wie schnell er eine Bestellung auslöst, sondern wie intelligent er die digitalen Ressourcen des Unternehmens nutzt, um strategische Resilienz zu schaffen.