KI-gestütztes Vertragsmanagement im Einkauf

Verträge im Einkauf definieren mehr als nur Konditionen – sie sind operative Steuerungsinstrumente mit strategischer Tragweite. Der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht eine automatisierte Analyse großer Dokumentenmengen, unterstützt die Risikobewertung in Echtzeit und integriert nahtlos in bestehende Workflows.

Vertragsmanagement im Einkauf ist kein hinderlicher Verwaltungsprozess – es ist das Rückgrat der Lieferkette. Ob Lieferantenverträge, Rahmenvereinbarungen, Service-Level-Agreements (SLAs) oder allgemeine Einkaufsbedingungen: Verträge definieren Lieferkonditionen, Preise, Fristen, Qualitätsstandards und rechtliche Sicherheit. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ist dabei längst nicht mehr ‚nice-to-have‘, sondern strategisch unerlässlich. Unternehmen, die auf KI-gestützte Automatisierung und intelligente Auswertungen setzen, schaffen nicht nur Effizienz und Transparenz – sondern einen handfesten Wettbewerbsvorteil.

„Die manuelle Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig“, sagt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. „Gerade im Einkauf gilt es, zahlreiche Lieferantenvereinbarungen mit umfangreichen Konditionen zu überblicken. KI ermöglicht es, die Verhandlungsposition zu stärken, fundierte Entscheidungen zu treffen, operative Kosten zu senken sowie Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.“

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Compliance-Vorgaben sicher einhalten

KI analysiert in wenigen Sekunden, wofür Menschen Stunden brauchen: große Mengen an Vertragsdokumenten. Gerade in Vertragsverhandlungsphasen oder wenn sich rechtliche Rahmenbedingungen ändern, wie in der Vergangenheit durch das Lieferkettengesetz (LkSG) oder DORA im Finanzbereich, wird diese Fähigkeit essentiell. „Mit KI-gestützten Prüfkatalogen lassen sich Verträge gezielt auf kritische Aspekte und relevante Klauseln prüfen – etwa auf definierte KO-Kriterien oder regulatorische Vorgaben“, erläutert Schmeisser. Das manuelle Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten ist damit obsolet. Die KI erkennt Handlungsbedarf, erstellt automatisch passende Ergänzungsvereinbarungen mittels Klauselbibliothek und startet die Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse inklusive nahtloser Einbindung der externen Lieferanten mittels Workflows.

Auch um rasch fundierte Entscheidungsgrundlagen zu erhalten, bietet die KI verschiedene Möglichkeiten – darunter die Generierung von verständlichen Kurzzusammenfassungen. „Je nach Dokument – ob Lieferantenvertrag, SLA oder NDA – berücksichtigt die KI bei der Textanalyse die unterschiedliche Ausprägung der Dokumente. So gelingt Einkaufsleitern und Einkaufsleiterinnen der schnelle Überblick über die wichtigsten Konditionen, selbst bei umfangreichen und vielschichtigen Vertragswerken. Das Ergebnis sind kürzere Bearbeitungszeiten sowie raschere Entscheidungen und Vertragsabschlüsse“, so Schmeisser.

Zusätzlich können Verantwortliche der KI mittels Chat-Funktion Fragen zu Vertragsinhalten stellen, etwa ‚Welche Lieferfristen gelten für diesen Vertrag?‘ oder: ‚Welche Sanktionen sind bei Lieferverzug vorgesehen?‘. Das System liefert in wenigen Sekunden die passende Antwort, inklusive Quellenangabe.

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Keine Kompromisse bei der Datensicherheit

KI-Tools gibt es mittlerweile viele – doch die Sicherheit der eingesetzten Daten muss dabei stets an erster Stelle stehen. Da es sich vor allem im Vertragsmanagement um streng vertrauliche Informationen handelt, sind versteckte Abhängigkeiten, unklare Datenflüsse oder unbefugte Zugriffe durch Dritte strikt zu vermeiden. „Um die eigene digitale Souveränität zu stärken, ist es für Unternehmen daher wichtiger denn je, auf europäische Anbieter zu setzen, die ihre Daten sicher und rechtskonform innerhalb der EU speichern und verarbeiten. Zum Nachweis maximaler Datenschutz- und Informationssicherheitsstandards dienen unabhängige Zertifikate wie das C5-Testat des BSI oder der EU Cloud Code of Conduct auf Level 3“, betont Schmeisser.

Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein praktisches Hilfsmittel. Sie entwickelt sich zu einem entscheidenden Faktor für die digitale Unternehmensstrategie. Den Schlüssel zum maximalen Nutzen der KI sieht Schmeisser in ihrem gezielten Einsatz: „Dort, wo sie präzise Ergebnisse liefert und signifikante Effizienzgewinne ermöglicht. Entscheidend ist, den gesamten Geschäftsprozess zu betrachten und Synergien zwischen der KI und anderen digitalen Werkzeugen zu schaffen, um eine ganzheitliche Digitalisierung zu erreichen. In Zukunft werden KI-Systeme noch aktiver: Sie analysieren nicht nur, sondern übernehmen Aufgaben gezielt – und werden zunehmend in der Lage sein, selbstständig Tätigkeiten durchzuführen.“

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