Digitale Bedarfs- und Lagerplanung mit ERP im Einkauf

Produktionsunternehmen – und besonders deren Einkaufsabteilungen – stehen derzeit vor einer Vielzahl an Herausforderungen. Zum einen bleibt die weltwirtschaftliche Lage nach den Einschlägen durch die Covid-Pandemie angesichts geopolitischer Unwägbarkeiten und erratischer Zollpolitik weiter unsicher. Lieferketten sind seit dieser Zeit vulnerabel, werden zunehmend komplexer und erhöhen so das Risiko von Engpässen – bei gleichzeitig steigenden Materialkosten. Vor diesem Hintergrund haben viele Hersteller in den vergangenen Jahren ihren Einkauf dazu angehalten, Lagerbestände deutlich zu erhöhen.

Laut der Konjunkturumfrage des Ifo Instituts hatten 68% der deutschen Industrieunternehmen im Jahr 2022 seit 2020 ihre Lager vergrößert, 65% nach neuen Lieferanten gesucht. In der Ifo-Konjunkturumfrage 2024 gaben noch immer 45%  der Befragten an, ihre Lagerhaltung erhöht zu haben, 58% waren weiterhin mit der Diversifizierung ihrer Lieferketten beschäftigt. „Trotz des deutlichen Rückgangs bei Lieferkettenstörungen und Materialengpässen“, so Ifo-Forscher Andreas Baur. Für das dritte Quartal 2025 berichtet Trading Economics einen Gesamtanstieg der deutschen Lagerbestände um 21,22 Mrd. EUR. All diese Entwicklungen führen dazu, dass die Arbeit von Einkäufern zusehends komplexer, ihre Aufgaben vielfältiger und Entscheidungen schwieriger werden.

Mangelnde Transparenz erzeugt Spannung zwischen Versorgungssicherheit und Kostenkontrolle

Hohe Lagerbestände verringern zwar das Risiko von Materialengpässen, sie binden aber auch hohe Kapitalbeträge, die anderswo einen größeren Mehrwert hätten. Gleichzeitig kommt es nach wie vor zu Verzögerungen in der Produktion, weil Teile fehlen und nicht schnell genug nachgeliefert werden. Die Ursachen für diese Probleme liegen häufig auch in der fehlenden Transparenz zwischen den verschiedenen Funktionseinheiten über die tatsächlichen Bedarfe.

Das einfachste Beispiel wäre hier ein gestörter Informationsfluss zwischen Einkauf, Produktion, Vertrieb und Lagerhaltung, der eine Synchronisierung der Prozesse zwischen den Abteilungen verhindert. Solche Störungen wirken sich unmittelbar negativ auf fundamentale Leistungskennzahlen (KPIs) eines Unternehmens aus, etwa den Bestandsumschlag, die Termin- und Mengentreue, den Servicegrad, die Durchlaufzeiten oder die Produktivität – und letztendlich die Umsätze. Was wiederum zu verminderter Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz eines Unternehmens führen und seine Zukunftsfähigkeit gefährden kann.

ERP-Systeme für smarte Bedarfsplanung

„Abhilfe schaffen hier moderne ERP-Systeme, in denen alle Unternehmensdaten gespeichert, intelligent miteinander verknüpft und so als einheitliche digitale Datenbasis für alle beteiligten Akteure jederzeit einsehbar sind. Ist eine solche digitale Unternehmensplattform zudem modular aufgebaut, in der Cloud gehostet und von ihrer Software-Architektur her offen für zusätzliche Applikationen von anderen Anbietern, kann sie skaliert und flexibel an jede Branche, jede Unternehmensgröße und jedes Geschäftsmodell angepasst werden“, erklärt Carsten Schröder, CEO bei Haufe X360. Bei voller Kostenkontrolle und mit automatischen Updates, die keine Verzögerungen der betrieblichen Abläufe verursachen.

In einem solchen Szenario lassen sich voll integrierte Workflows realisieren, die für maximale Transparenz und exakt aufeinander abgestimmte Prozesse sorgen, weil alle Abteilungen den jeweiligen Status Quo jederzeit und unternehmensweit abrufen und entsprechend reagieren können: Wie hoch ist der Bestand? Wann kommen Lieferungen? Wie viele Bestellungen sind eingegangen? Wie hoch sind die Produktionskapazitäten zu welchen Zeiten? Wann müssen Artikel beim Kunden sein? Diese – und eine Vielzahl weiterer – Informationen sind in Echtzeit und 24/7 auf übersichtlichen Dashboards per Mausklick einsehbar und erleichtern dem Procurement dadurch Entscheidungen. Ungewollte Überbestände oder Materialengpässe lassen sich so schon frühzeitig erkennen und vermeiden. Insbesondere, wenn das ERP-System auf dem neuesten technologischen Stand ist und über intelligente Forecasting-Funktionen verfügt.

KI-basiertes Forecasting und Automatisierung von Routineprozessen

KI-basierte ERP-Funktionen nutzen die bestehende Datenbasis eines Unternehmens für statistisch fundierte Voraussagen über Bestände und Bedarfe – und berücksichtigen dabei auch saisonale Schwankungen und Informationen zu Lieferanten, Kunden oder Preis- und Marktentwicklungen. Darüber hinaus erlauben sie die Automatisierung von Routine-Prozessen, was zum einen Effizienz und Genauigkeit erhöht, zum anderen Arbeitszeit einspart, die an anderer Stelle nutzbringender eingesetzt werden kann. Allen automatisierten Prozessen lassen sich Freigabe-Workflows vorschalten, die von Mitarbeitenden im Einkauf kontrolliert werden, beispielsweise bei digital generierten Nachbestellungen als Reaktion auf die Unterschreitung zuvor definierter Schwellenwerte bei den im System gespeicherten Beständen.

Dabei ergibt sich auch ein zusätzlicher Nutzen moderner, intelligenter ERP-Systeme: Wer die immensen geschäftlichen Potenziale von KI zukünftig nutzen will, kann dies erst tun, wenn seine Unternehmensdaten digital konsolidiert sind. Und da an KI bald niemand mehr vorbeikommen wird, sollte jedes Unternehmen sich rechtzeitig digital so transformieren, dass es über die dazu notwendige Datenbasis verfügt. Andernfalls wird man früher oder später vom Wettbewerb verdrängt.

Enge Zusammenarbeit zwischen IT und Einkauf bei der Implementierung

Bei der Implementierung eines ERP-Systems ist es fundamental wichtig, dass die IT und der Einkauf eng und auf Augenhöhe zusammenarbeiten und transparent kommunizieren. Und zwar von Anfang an. Denn nur wenn beide Seiten eine exakte gemeinsame Vorstellung davon haben, was mit der Einführung eines ERPs erreicht werden soll und welche Funktionalitäten dafür notwendig sind, können sie konkrete Use-Cases entwickeln, die schnell und messbar zu klaren Verbesserungen bei Effizienz, Produktivität, Profitabilität und anderen wichtigen KPIs führen.

Bei KMU sollte IT-seitig zudem ein erfahrener und auf die jeweilige Branche spezialisierter externer ERP-Implementierungspartner mit ins Boot geholt werden, weil die eigene IT-Abteilung für ein solches unternehmensweites Projekt meist zu klein oder zu unerfahren ist. Ein spezialisierter Implementierungspartner bietet den immensen Vorteil, dass man auf eine tiefe Expertise und jahrelange Erfahrung zurückgreifen kann, nicht nur, was die Software-Architektur betrifft, sondern auch mit Blick auf die Einkaufsprozesse und ihre digitale Umsetzung.