Digitales Vertragsmanagement spart 2.500 Stunden

Verträge sind das Rückgrat jeder Lieferbeziehung – doch jene Lieferantenverträge, Rahmenvereinbarungen und Service-Level-Agreements (SLAs) bedürfen aufgrund steigender regulatorischer Anforderungen an Lieferketten, Datenschutz und IT-Sicherheit einer aktiven und kontinuierlichen Prüfung und Verwaltung. Ineffiziente Prozesse, wie etwa durch manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche, führen dabei jedoch zu einem spürbaren Verlust an Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit. SV Informatik, Tochter der SV SparkassenVersicherung und Anbieter spezialisierter IT-Lösungen für Versicherungsunternehmen, hat diese Herausforderungen erkannt und ihre Vertragsprozesse digitalisiert – mit den kombinierten Lösungen Fabasoft Contracts und Fabasoft Dora.

 „Wir hatten zwar verschiedene Tools im Einsatz, aber keine durchgängigen Prozesse“, erinnert sich Stefan Kressig, Syndikusanwalt und Experte für IT-Recht bei der SV Informatik GmbH. „Dadurch kam es zu Redundanzen, einer höheren Fehleranfälligkeit und einem Mehraufwand für unsere Fachabteilungen.“ Gesucht wurde ein System, mit dem Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten und gleichzeitig flexibel auf regulatorische Anforderungen reagieren können. Die Antwort: Die KI-gestützte Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts in Kombination mit dem digitalen Auslagerungsmanagement von Fabasoft Dora. „Allein im Einkauf erzielen wir damit eine jährliche Zeitersparnis von 1.520 Stunden“, betont Kressig. „Zusätzlich sparen wir über den gesamten Lebenszyklus der Verträge – von Erstellung bis Archivierung – weitere 960 Stunden pro Jahr ein. Das gibt uns mehr Raum für fachliche Aufgaben. Gleichzeitig können wir schnell auf neue regulatorische Anforderungen reagieren. Und: Wir entdecken laufend neue Möglichkeiten, um unsere Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren.“ 

Schnell handlungsfähig bei neuen gesetzlichen Anforderungen

 Unternehmen sehen sich schnell wachsenden und wechselnden Anforderungen aus der Regulatorik gegenüber. So ist auch die SV Informatik von vielen unterschiedlichen Vorgaben betroffen – u.a. im Bereich IT durch die EU-Verordnung über digitale Dienste (DSA) und die überarbeitete NIS2-Richtlinie, oder im Nachhaltigkeitsbereich durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Hinzukommt für den Finanzsektor spezifische Regulatorik wie die EU-Richtlinie Solvency ll und der Digital Operational Resilience Act (DORA).

 Zur Erfüllung vieler dieser Vorgaben liegen wesentliche Verantwortlichkeiten im Einkauf. So gilt es beispielsweise Lieferanteninformationen einzuholen, Zertifikate und Nachweise aktuell zu halten sowie Verträge mit Lieferanten zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. „Mithilfe von Fabasoft können wir heute bereits bei Vertragserstellung alle Compliance-relevanten Inhalte berücksichtigen und regulatorische Vorgaben direkt in den Workflow integrieren“, so Kressig. „Wir vermeiden damit Mehraufwand im Nachhinein – und können jederzeit nachweisen, dass unsere Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen.“ Dafür hat das IT-Unternehmen abteilungsübergreifende, digitale Workflows eingerichtet – unter anderem für Due-Diligence-Verfahren, Risikobewertungen und Lieferantenprüfungen. Alle Bearbeitungsschritte sind mit elektronischen Workflow-Unterschriften und integriertem Audit-Log – einer automatisierten Änderungsdokumentation – revisionssicher nachvollziehbar.

Zur Kontrolle, ob bestehende Verträge allen aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, setzt die SV Informatik die KI-gestützte Vertragsanalyse von Fabasoft ein. „Anhand von individuellen Checklisten prüft die KI die Vertragsinhalte automatisiert auf K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln und erkennt enthaltene Risiken“, sagt Robin Schmeisser, Geschäftsführer von Fabasoft Contracts. „Das verschafft den Verantwortlichen einen schnellen Überblick, selbst bei umfangreichen Vertragsbeständen. 

Notwendige Ergänzungsvereinbarungen lassen sich einfach mittels Vorlagen und Klauselbibliothek erstellen, die Software startet daraufhin selbstständig die richtigen Freigabeprozesse.“ Die Zeichnung gelingt dank integrierter, rechtssicherer elektronischer Signatur schnell und ohne Medienbrüche. Das Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Entscheidungen und weniger Fehler.

 Mit Do-it-yourself zum individuellen Vertragsmanagement

 Die Grundeinstellungen und die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur erfolgten in drei Tagen. Im Anschluss nahm die SV Informatik weitere individuelle Anpassungen vor – etwa die Gestaltung der Benutzeroberfläche und das Erstellen eigener Vorlagen und Textbausteine. Dafür war für die SV Informatik die Low-Code-basierte Anpassbarkeit der Software besonders wichtig – also die Möglichkeit, Formulare und Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse zu konfigurieren. Auf diese Weise können Fachabteilungen selbstständig digitale Vorlagen erstellen und anpassen: Etwa für Verträge, Checklisten, Risikobewertungen oder Lieferantenfragebögen.  

Die SV Informatik zeigt, wie sich mit den richtigen digitalen Prozessen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch regulatorische Anforderungen sicher abbilden lassen. Durch den gezielten Einsatz von KI, Low-Code-Technologie und automatisierten Workflows gewinnt die Einkaufsorganisation messbar an Tempo, Transparenz und Rechtssicherheit. Damit wird Vertrags- und Vendormanagement vom zeitintensiven Verwaltungsthema zum wesentlichen Erfolgsfaktor.