B2B-Unternehmen müssen jetzt auf E-Invoicing setzen (Bild: stock.adobe.com - Joachim Wendler)
Die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland betrifft seit Januar 2025 auch den B2B-Bereich. Das heißt, dass Unternehmen künftig ihre Rechnungen an andere Unternehmen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermitteln müssen. So sollen die Effizienz im Rechnungswesen steigen und langfristig die Kosten in der Buchhaltung senken.
Die neue Regelung basiert auf der deutschen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die vorher für den öffentlichen Sektor (B2G) eingeführt wurde. Seit dem 27. November 2020 waren bereits Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden und andere Bundesinstitutionen senden, verpflichtet, diese elektronisch in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD einzureichen. Dies erfasst auch viele Lieferanten auf Länderebene, wobei regionale Unterschiede in der Umsetzung bestehen.
E-Rechnung: Empfangspflicht ab 2025, Sendepflicht ab 2028
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 15.10.2024 das Schreiben "Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG - Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025" veröffentlicht. Darin werden die Regelungen des Wachstumschancengesetzes zur E-Rechnung erklärt. Seit dem 1. Januar 2025 sind nun alle Unternehmen verpflichtet, die Möglichkeit zum Empfang elektronischer Rechnungen als strukturierte Datensätze sicherzustellen und ab dem 1. Januar 2028 müssen sie elektronische Rechnungen in diesem Format ausstellen. Diese Rechnungen, die sowohl für Leistungen als auch Gutschriften zwischen Unternehmern im Inland (B2B) gelten, müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung bringt mehrere Vorteile mit sich.
Elektronische Rechnungen senken Kosten durch den Wegfall manueller Tätigkeiten und reduzieren die Verarbeitungskosten. Ein weiterer Vorteil ist die Beschleunigung von Zahlungen, denn Dank automatisierter Prüfungen und standardisierter Rechnungsprozesse können Zahlungen zügiger ausgeführt werden. Schließlich macht die E-Rechnung den Beschaffungsprozess transparenter und nachvollziehbarer durch die digitale und zentrale Speicherung aller relevanten Informationen.
PDF-Anhang ist keine E-Rechnung
Länder und Kommunen müssen übrigens bereits seit April elektronische Rechnungen annehmen. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, immerhin erstellt derzeit noch ein Drittel Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent), so der Digitalverband Bitkom. Dieser hat jetzt eine neue Version des Faktenpapiers „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ veröffentlicht, das kleinen, mittleren und großen Betrieben bei der Umstellung auf die E-Rechnung hilft. Denn diese muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen – es handelt sich also nicht um eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine Mail angehängt wird.
Nur bestimmte E-Rechnungsstandards sind erlaubt
Rechtlich zulässig sind in Deutschland nur zwei E-Rechnungs-Standards: das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuGFeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet für alle Seiten Vorteile. „E-Rechnungen mit strukturierten Daten können vom Empfänger bequem weiterverarbeitet werden. Dadurch sinken die Fehleranfälligkeit, der Papierverbrauch und der Arbeitsaufwand“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienstleisters EDITEL. Das schont nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. „Durch die rasche Bearbeitungsmöglichkeit können XRechnungen in weiterer Folge vom Bund auch schneller beglichen werden. Für viele Unternehmen ist das in der aktuellen Situation ein nicht zu unterschätzender Liquiditätsvorteil“, erklärt Marlovits.
Ressourcenschonender in jeder Hinsicht
„Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“
Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.
Die Autorin: Dörte Neitzel
Dörte Neitzel ist Wissens- und Infografik-Junkie vom Dienst. Dinge und Zusammenhänge zu erklären ist ihr Ding, daher beschreibt sie sich selbst auch gern als Erklärbärin mit Hang zur Wirtschaft – was einem lange zurückliegenden VWL-Studium geschuldet ist. Nach einigen Stationen im Fachjournalismus lebt sie dieses Faible bevorzugt auf der Webseite der TECHNIK+EINKAUF aus und taucht besonders gern ab in die Themen Rohstoffe und erneuerbare Energien.
Privat ist Südfrankreich für sie zur zweiten Heimat geworden, alternativ ist sie in der heimischen Werkstatt beim Schleifen, Ölen und Malern alter Möbel zu finden oder in südbayerischen Berg-und-See-Gefilden mit Hund im Gepäck unterwegs.