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Bild: AdobeStock/ kitchenkiss

| von Kathrin Irmer

566 Billiarden individuelle Müsli-Kombinationen mit einer Vielzahl hochwertiger Bio-Zutaten zusammenzustellen: Nicht weniger bietet mymuesli seinen Kunden. Das Passauer Unternehmen, das vor zehn Jahren als kreatives Start-Up an den Markt ging, verzeichnete in den letzten Jahren ein anhaltend rasantes Wachstum. Trotz zunehmender Bestellungen, eigner Shops in den Innenstädten und Listung bei großen Handelsketten wie REWE und Edeka blieb dem Unternehmen der Anspruch ständig lieferbarer Bio-Zutaten in höchster Qualität erhalten. Um den zunehmend komplexen Anforderungen sowie den steigenden Kosten einer stark operativ ausgerichteten Beschaffung Rechnung zu tragen, beauftragte mymuesli die auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierte Unternehmensberatung Inverto mit der Optimierung sämtlicher Beschaffungsprozesse und der Reduzierung der Einkaufskosten.

Unvorhersehbarkeiten beim Markt für Agrarrohstoffe beachten

„Insbesondere bei nur eingeschränkt am Markt verfügbaren Rohstoffen in Bio-Qualität ist es für uns von zentraler Bedeutung, den Bedarf zu sichern“, sagt Philipp Kraiss, Geschäftsführer von mymuesli. Der Markt für Agrarrohstoffe ist im Allgemeinen sehr volatil und Prognosen hinsichtlich der Rohstoffpreise entsprechend schwer. „Bio-Agrarrohstoffe sind immer stärker gefragt, jedoch nur eingeschränkt am Markt verfügbar“, bestätigt Inverto-Projektmanagerin Linda Hülsbusch. Zusätzlich wirken sich Faktoren wie Ernteausfälle oder Währungskrisen im Herkunftsland signifikant auf Verfügbarkeit und Preis aus und schwächen die Verhandlungsposition der Rohstoffeinkäufer. „Wir hatten solch einen Fall mit Walnüssen, die wir aus Indien beziehen wollten“, erinnert sich Hülsbusch. „Es gab eine Währungskrise und die benötigten Nüsse waren in Deutschland gar nicht mehr zu bekommen.“

Auch Vanille war wegen großer Ernteausfälle problematisch. Kamut®, eine Kulturform des Hartweizens, war aufgrund ungewisser Lieferungen aus dem Ursprungsland ebenfalls sehr schwer zu beschaffen. In neuen Müslimischungen konnte daher kein Kamut mehr eingesetzt werden. „Da kann es passieren, dass ganz Europa auf Containerlieferungen eines Monopolisten aus den USA wartet“, so Hülsbusch. „Je nach Ernte ist die anvisierte Menge dann verfügbar oder eben nicht.“ Um diesen Entwicklungen Rechnung zu tragen, optimierte mymuesli mit Unterstützung von Inverto sämtliche Rohstoff-Beschaffungsprozesse und konnte letztendlich neben einer verbesserten Versorgungssicherheit auch Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich generieren.

Parameter für den optimalen Kaufzeitpunkt festlegen

Im ersten Schritt nahm das Unternehmen Abstand von der rein operativ ausgerichteten und nachfragegetriebenen Organisation des Einkaufs. Gemeinsam erstellten die Projektbeteiligten eine detaillierte Bedarfsanalyse und legten nach dem Abgleich von Verbrauchsmengen aus dem Vorjahr und dem prognostizierten Verbrauch für das laufende Jahr Planmengen fest. Basierend auf Erntekalendern, Rohstoffindizes sowie internen und externen Experteneinschätzungen, folgte eine Definition der optimalen Kaufzeitpunkte pro Produkt. Diese dienten später als Basis für Jahresverträge mit Lieferanten. Mittels einer Lieferantenrecherche ließen sich Bio-Lieferanten für die kommenden Ausschreibungen vorqualifizieren. Inverto hat hierüber auch Lieferanten identifiziert, die noch keine Beziehung zu mymuesli hatten und dadurch den Pool an Bio-Lieferanten erheblich erweitert sowie neue Lieferantenmärkte im benachbarten Ausland erschlossen.

Frühzeitig planen und Bedarfe absichern

MyMuesli

Mittlerweile gibt es neben dem Online-Versand auch mehr als 50 MyMuesli-Stores in ganz Deutschland.

Um auf den schnelllebigen Rohstoffmärkten Abschlüsse zum optimalen Kaufzeitpunkt zu realisieren, strukturierten die Beteiligten den Beschaffungsprozess auch strategisch neu. Auf Grund der individuellen Produkte wählten mymuesli und Inverto eine Kombination aus frühzeitigen Planungs- bzw. Ausschreibungsprozessen, einem vorqualifizierten Lieferantenpool und der nötigen Freigabestruktur für eine schnelle und flexible Reaktion im akuten Bedarfsfall. Bei prognostizierbaren Bedarfen, wie zum Beispiel dem Basisrohstoff Haferflocken, wurde der Beschaffungsprozess langfristig aufgestellt. „Die Verfügbarkeit sämtlicher Rohstoffe ist ein grundlegendes Ziel“, so Hülsbusch, „doch eine Basiszutat wie Haferflocken ist natürlich besonders wichtig. Wenn es hier Ausfälle gibt, stehen schlimmstenfalls die Maschinen still.“

Die Ausschreibungen finden seither schon vor dem identifizierten Optimal-Kaufzeitpunkt statt. Besonders gute Angebote werden durch eine schnelle Bemusterung und Prüfung direkt angenommen. Bei Rohstoffen, deren erstes Angebot über dem angenommenen Preis liegt, bleibt indes ausreichend Zeit, zu reagieren. „Durch eine laufende Beobachtung der relevanten Märkte lassen sich die besten Kaufzeitpunkte für Agrarrohstoffe zwar eingrenzen, es können jedoch jederzeit einzelne, unerwartete Faktoren auftreten, die ein hohes Maß an Flexibilität unserer Einkäufer erfordern. Dementsprechend ist auch ein ständiger Informationsaustausch mit unseren Lieferanten wichtig“, so Kraiss.

Flexibel auf Bestpreise reagieren

Bei einigen Rohstoffen wurde der Einkaufprozess flexibel angepasst und zunächst Teilmengen abgenommen. Dies ist immer dann der Fall, wenn Bestangebote von Lieferanten vorliegen, die jedoch nur eine Menge unterhalb des Jahresbedarfs liefern können. Um den guten Preis zu nutzen, nimmt mymuesli diese Teilmengen ab und vergibt den Rest des Jahresbedarfs anderweitig. Mit dieser Strategie werden auch temporäre, schlechte Angebotslagen für einzelne Rohstoffe überbrückt, um große Mengen zu einem besseren Kaufzeitpunkt abzunehmen.

Um der hohen Volatilität am Rohstoffmarkt Rechnung zu tragen, agil reagieren und aktuelle Bestpreise nutzen zu können, wurden kürzere Entscheidungswege innerhalb der Organisation etabliert. Seither können die Zuständigen schnell über besonders gute Angebote entscheiden und gegebenenfalls eine schnelle Auftragsvergabe sicherstellen. Um auch bei kurzfristigen Maßnahmen nicht den hohen Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren, koppelt mymuesli die Vergabe an eine positiv ausfallende Bemusterung.

Gerade für ein so innovatives Produktportfolio, wie es mymuesli führt, sind Flexibilität und schnelle Entscheidungswege essentiell. Ein Beispiel ist das Earl-Grey-Müsli, das während des Projekts mit Inverto eingeführt wurde. Die Rezeptur für das namensgebende Earl-Grey-Crunchy mit eingebackenem Schwarztee musste zunächst noch zwischen den potentiellen Lieferanten und dem mymuesli Produkt- und Qualitätsmanagement entwickelt werden. Obwohl das Launch-Event des neuen Müslis nahte, mussten die Beteiligten über mehrere Bemusterungsrunden sicherstellen, dass das Produkt die hohen Anforderungen an Geschmack und Qualität erfüllt. Herausfordernd, doch für einen professionell aufgestellten Einkauf letztendlich kein Problem.