So profitiert der Einkauf von einer datengetriebenen Finanzabteilung

In der freien Wildnis sind die Spielregeln eindeutig: Der Stärkste gewinnt und wer sich nicht anpassen kann, der wird über kurz oder lang von der Bildfläche verschwinden. Tatsächlich gilt dieser Grundsatz aber nicht nur in der Natur. Auch Unternehmen – und zwar völlig unabhängig von der Größe oder Branche – tun gut daran, sich selbst als lebenden Organismus zu verstehen. Schließlich herrscht auch in der Geschäftswelt ein großer Konkurrenzkampf, der unweigerlich die Frage aufwirft, wer es schafft, sich selbst neu zu erfinden, um den sich ändernden Bedingungen immer wieder aufs Neue selbstbewusst entgegenzutreten. Dafür ist es nicht nur wichtig, die verfügbaren Ressourcen wie Zeit und Geld mit Bedacht zu verteilen. Auch Unternehmen müssen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen – um diese dann smart zu umschiffen.

Doch leider scheitern genau an dieser Stelle noch immer viele Firmen. Grund dafür ist der Mangel an notwendigen technologischen Grundlagen, die für Finanzabteilungen jedoch essenziell sind, um schnell auf neue Ereignisse reagieren zu können. Dabei kann es sich um steigende Energiepreise handeln, aber auch um Störungen wie die anhaltende Pandemie und damit verbundene Lieferengpässe.

Stattdessen ist das Finanzwesen auch heute noch häufig auf schwerfällige Altsysteme angewiesen. Diese hindern sie daran, sogar vermeintlich simple Grundlagen wie etwa die Einkommensströme in Echtzeit abzubilden, und deshalb wird es auch für andere Abteilungen wie den Einkauf schwer, vorausschauende Entscheidungen zu treffen.

Das Finanzwesen muss agiler und datengetriebener werden

Die Finanzabteilung bildet das zentrale Nervensystem eines jeden Unternehmens. Je nachdem, wie viel Kapital verfügbar und mit welchen Einnahmen und Ausgaben zukünftig zu rechnen ist, kann und muss auch die Einkaufsabteilung planen. Doch der Einblick auf tagesaktuelle Finanzdaten war für viele bis vor Kurzem nicht mehr als ein Wunschtraum. Häufig stellte es bereits eine enorme Anstrengung dar, die Zahlen rechtzeitig zu Quartalsende zu reporten. Dadurch schauten Mitarbeitende immer nur in die Vergangenheit und nicht auf das, was in Zukunft kommt.

Tatsache ist jedoch: In der Zukunft lauern zahlreiche Unbekannte, durch die alle Geschäftsprozesse enorm ins Wanken geraten können. Dazu gehören die Lieferschwierigkeiten bestimmter Rohstoffe genauso wie Währungsschwankungen oder die Inflation. Wenn Faktoren wie diese den Umsatz eines Unternehmens beeinflussen, dann ist ein 360°-Blick entscheidend – vor allem für die Beschaffung. Denn nur auf diese Weise kann abgeschätzt werden, welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um den Auswirkungen zu begegnen.

Das kann zum Beispiel den Spielraum für den Einkaufspreis betreffen. Oder auch die Wahl alternativer Lieferanten, wenn einer nicht in der Lage sein sollte, Bestellungen zu erfüllen. Im schlimmsten Fall verzögert sich der gesamte Geschäftsablauf, was zu finanziellen Einbußen führen und treue Partner verprellen kann. Im Nachhinein nutzen diese Informationen niemandem – dann ist es schlicht und ergreifend zu spät.

Planungstools versprachen, endlich etwas daran zu ändern. Sie ermöglichen der Finanzabteilung, fortlaufende Prognosen zu erstellen und Szenarien zu modellieren, um für jede Eventualität gewappnet zu sein, anstatt wie zuvor nur reaktiv eingreifen zu können. Erstmals hatten Finanzteams die Chance, zu verstehen, was in der Gegenwart geschieht, und die Geschäftsentwicklung monatlich neu zu prognostizieren. Doch trotz allen scheinbaren Fortschritts – dieser ist noch lange nicht ausreichend, um den Herausforderungen gewachsen zu sein, mit denen sich Unternehmen heutzutage konfrontiert sehen.

Und dafür gibt es zwei Hauptgründe: Einerseits ist es mithilfe der gängigen Tools schwierig, im Detail zu verfolgen, was sich von Monat zu Monat verändert hat. Das macht längerfristige Prognosen nahezu unmöglich. Andererseits sind die Daten und Reports in der Regel innerhalb des Tools gesperrt, was bedeutet, dass sie nicht ohne Weiteres mit anderen Abteilungen wie dem Einkauf geteilt werden können. Letztendlich wird also auch hier ein kollektives Verständnis der Geschäftsentwicklung verhindert.

Ein ständiger Rundumblick ist das, was zählt

Damit endlich alle Teams – vom Einkauf über das Marketing bis hin zur Kundenbetreuung – in der Lage sind, proaktiv zu handeln, ist es wichtig, dass sich die Finanzabteilung zu einem Team aus datengesteuerten und strategischen Experten weiterentwickelt. Damit das in der Praxis funktionieren kann, sind Datenwissenschaftler unverzichtbar. Diese sollten aber nicht etwa aus der IT-Abteilung ausgeliehen oder als externe Berater hinzugezogen werden, sondern ein fester Bestandteil des Finanzteams sein.

Es ist essenziell, dass diese ein genaues Verständnis vom Finanzwesen haben und die Gegebenheiten dieser Disziplin leben und atmen, um Lösungen für die hier bestehenden Probleme zu entwickeln. Das Ziel der Datenwissenschaftler sollte bestenfalls darin bestehen, die Entwicklung der Umsätze in Echtzeit zu prognostizieren. Dadurch ermöglichen sie es auch dem Einkauf, Anpassungen schneller vorzunehmen.

Findet eine solche Vernetzung über alle Fachabteilungen hinweg statt, gehen die Möglichkeiten aber noch weit darüber hinaus: Bisher war es nicht ungewöhnlich, dass Fachabteilungen völlig unabhängig voneinander arbeiteten. Die für den Einkauf wichtigen Daten stammen aus unterschiedlichen Quellen, beispielsweise aus Angeboten oder verschiedensten Excel-Tabellen. Doch nur dann, wenn alle Informationen zentral zur Verfügung stehen, lassen sich Einsparungs- und Wachstumspotenziale erkennen – zum Beispiel über die Bündelung von Bestellungen oder die Wahl strategischer Lieferanten.

Außerdem ist der Einkauf somit in der Lage, Faktoren zu identifizieren, die die Kosten unnötig in die Höhe treiben. Dazu zählen nicht nur Lieferengpässe, sondern auch versteckte Preiserhöhungen, die sich auf den ersten Blick nicht erschließen lassen. Und: Weiß der Einkauf beispielsweise, dass die Marketing-Abteilung derzeit eine große Kampagne für einen Produktlaunch plant, kann er dafür sorgen, dass bereits im Vorfeld genügend Ressourcen vorhanden sind, um einer künftigen Nachfragewelle gerecht zu werden. Auch so lassen sich auf lange Sicht Kosten einsparen und Kunden zufriedenstellen.

Eine Informationsquelle für alle Abteilungen

Damit der Einkauf in der Lage ist, vorausschauenden Entscheidungen zu treffen, führt kein Weg an einer zentralen Datenbank vorbei. Nur dann, wenn alle Abteilungen ihr Wissen aus derselben Quelle beziehen, können Informationen in Echtzeit ausgetauscht werden, ohne dass wichtige Details verloren gehen. Alles andere, also isolierte Systeme wie lokal gespeicherte Excel-Tabellen, sind gleichbedeutend mit Datensilos – und diese haben in agilen und innovativen Organisationen längst ausgedient.

Um eine solche grenzenlose Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg zu ermöglichen, sollte das Finanzteam eine Reihe von Datenmodellen zu Bestellungen, Umsätzen und Kosten pflegen. So haben die Mitarbeitenden im Einkauf die Chance, bessere Entscheidungen zu treffen, von denen am Ende alle profitieren.