KI im Einkauf: Automatisierung zeigt erste Wirkung

KI im Einkauf zwischen Anspruch und Realität

Der Einkauf im europäischen Mittelstand steht vor einem deutlichen Rollenwandel. Laut Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 erwarten 94,9 % der Befragten, dass sich das Rollenprofil im Einkauf in den kommenden drei Jahren verändern wird. Gefordert ist eine Funktion, die stärker steuert, Risiken früher sichtbar macht und Entscheidungen fundierter vorbereitet.

Die technologische Basis ist dafür jedoch noch nicht durchgängig vorhanden. Nur 18,6 % der befragten Unternehmen sehen ihre Automatisierung im Einkauf als hoch ausgereift. Beim KI-Einsatz liegt dieser Wert bei lediglich 6,0 %. Damit entsteht ein Spannungsfeld zwischen strategischem Anspruch und operativer Umsetzung, wie aus dem Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 hervorgeht.

Auch die Budgetlage zeigt ein uneinheitliches Bild. 60,6 % der Unternehmen haben Mittel für Technologie- und Digitalisierungsmaßnahmen im Einkauf vorgesehen. Allerdings verfügen davon nur 20,5 % über ein klar definiertes Budget. Weitere 20,5 % geben an, dass noch unklar ist, ob und in welcher Höhe investiert wird.

Wo liegen die größten Hürden für KI im Einkauf?

Die Studie zeigt deutlich: Der Engpass liegt weniger in der Zielrichtung als in den organisatorischen Voraussetzungen. 64,8 % nennen fehlende Ressourcen als Hürde bei Digitalisierung, Automatisierung und KI. 56,0 % verweisen auf fehlende Datenqualität, 46,2 % auf fehlende Prozessstandards.

Diese Faktoren wirken nicht isoliert. Fehlende Kapazitäten erschweren die Weiterentwicklung von Prozessen. Unklare Standards und inkonsistente Daten schwächen wiederum die Grundlage für Automatisierung und KI-Anwendungen. Damit wird der Fortschritt im Einkauf nicht allein durch Software entschieden, sondern durch Prozessqualität, Zuständigkeiten und Datenstrukturen.

Prof. Höfer von der ESB Business School ordnet diesen Punkt so ein: „Viele Einkaufsorganisationen haben ein klares Zukunftsbild. Der Fortschritt entscheidet sich jetzt daran, wie konsequent daraus belastbare Entscheidungen und klare Prioritäten im Alltag werden.“

Lieferantenmanagement bleibt größtes Handlungsfeld

Besonders hoch ist der Digitalisierungsbedarf im Lieferantenmanagement. 70,1 % der Befragten sehen dort den größten Handlungsdruck. Es folgt der Bestellabwicklungsprozess mit 65,7 %. In Ausschreibungen liegt der Wert bei 50,0 %, in der Rechnungsverarbeitung bei 46,9 % und in der Ausgabenanalyse bei 42,1 %.

Gerade im Lieferantenmanagement bündeln sich mehrere Anforderungen: Preisvolatilität, Versorgungssicherheit, ESG-Anforderungen und regulatorische Vorgaben treffen hier zusammen. Die Studie beschreibt diesen Bereich damit als Schnittstelle, an der Daten, Prozesse und externe Abhängigkeiten besonders eng miteinander verbunden sind.

Das erklärt auch, warum das Lieferantenmanagement zwar als wichtigstes Digitalisierungsfeld gilt, zugleich aber zu den schwierigeren Anwendungsbereichen gehört. Je stärker Prozesse von externen Partnern, heterogenen Daten und weniger standardisierten Abläufen geprägt sind, desto anspruchsvoller wird die Umsetzung.

Wie Automatisierung im Einkauf bereits wirkt

Automatisierung ist im Einkauf dort am wirkungsvollsten, wo Prozesse stabil, wiederkehrend und gut strukturierbar sind. 57,4 % der Befragten nennen Effizienzsteigerungen als wichtigsten Treiber für die Implementierung von Automatisierung in Beschaffungs- und Finanzprozessen. Kostendruck folgt mit 18,6 %, strategische Priorität mit 13,6 %.

Die Effekte sind bereits messbar. 76,5 % berichten von Zeitersparnis durch automatisierte Teilprozesse. 51,8 % nennen Fehlerreduzierung, 36,2 % Kostenreduktion und 28,7 % mehr Transparenz in den Ausgaben. Gleichzeitig berichten 27,4 % von hohem Einführungs- und Betreuungsaufwand.

Die größten Automatisierungspotenziale sehen die Befragten in klar abgegrenzten Prozessen. Die Rechnungsverarbeitung steht mit 95,1 % an erster Stelle. Es folgen Bestellworkflows mit 88,8 %, Ausgabenanalyse mit 80,4 %, Bedarfsmeldung mit 72,5 % und Vertragsmanagement mit 68,1 %.

Prof. Höfer fasst diesen Zusammenhang so zusammen: „Automatisierung skaliert im Einkauf vor allem in Prozessen, die klar strukturiert und verlässlich steuerbar sind. Mit jeder Abweichung steigt der Aufwand für Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung.“

Warum KI im Einkauf noch selektiv eingesetzt wird

KI ist im Einkauf bereits angekommen, aber noch nicht flächendeckend operativ verankert. 18,3 % der Unternehmen nutzen KI aktiv, 27,8 % befinden sich in der Pilotphase. Weitere 23,4 % planen konkrete Anwendungen. Zusammengenommen arbeiten damit 69,5 % der Unternehmen bereits mit KI oder bereiten deren Einsatz vor.

Der Nutzen wird jedoch noch unterschiedlich bewertet. 31,3 % sehen bereits einen positiven Effekt, während 11,8 % unzufrieden sind. Diese Verteilung deutet weniger auf grundsätzliche Skepsis hin, sondern auf unterschiedliche Anwendungstiefe und Reifegrade.

Besonders weit ist KI in der Rechnungsverarbeitung. 27,2 % nutzen KI dort bereits. Bei der Angebots- und Dokumentenerfassung liegt die aktive Nutzung bei 11,3 %, bei Spend Analytics bei 8,5 %. Gleichzeitig dominieren in mehreren Bereichen die Planungswerte: 54,1 % planen KI für Angebots- und Dokumentenerfassung, 51,0 % für Spend Analytics und 43,3 % für die Rechnungsverarbeitung.

Welche Kompetenzen KI im Einkauf braucht

Die größten Herausforderungen beim Einsatz KI-gestützter Systeme liegen laut Studie in der Datenqualität und im Kompetenzaufbau. 68,4 % nennen Datenqualität als Herausforderung, 66,7 % fehlende Kompetenz im Umgang mit KI. Datensicherheit folgt mit 53,2 %, IT-Integration mit 38,4 %.

Dazu passt der Weiterbildungsbedarf. 60,1 % sehen den größten Schulungsbedarf bei Datenmanagement und Datenqualität. 58,5 % nennen die kritische Bewertung und Interpretation von KI-Ergebnissen. 56,4 % verweisen auf Entwicklung und Konfiguration von KI-Agenten. Nur 3,0 % gehen davon aus, keinen zusätzlichen Kompetenzaufbau zu benötigen.

Damit verschiebt sich das Kompetenzprofil im Einkauf. Es geht nicht mehr nur um Tool-Nutzung, sondern um die Fähigkeit, Daten einzuordnen, Ergebnisse kritisch zu bewerten und Entscheidungen belastbar vorzubereiten. Der Einkauf entwickelt sich damit stärker zu einer datenbasierten Entscheidungsfunktion.

Prof. Höfer beschreibt den Hebel folgendermaßen: „KI wird im Einkauf dort relevant, wo Informationen bisher zu verstreut, zu uneinheitlich oder zu aufwendig auszuwerten waren. Ihr eigentlicher Wert liegt darin, aus dieser Komplexität schneller verwertbare Entscheidungsgrundlagen zu machen.“

Was KI und Automatisierung für den Einkauf bedeuten

Die Studie macht deutlich, dass Automatisierung und KI unterschiedliche Rollen im Einkauf übernehmen. Automatisierung entlastet vor allem stabile, wiederkehrende Abläufe. KI setzt dort an, wo große Informationsmengen, komplexe Zusammenhänge und unstrukturierte Daten verarbeitet werden müssen.

Beide Technologien greifen dort ineinander, wo Effizienz und Entscheidungsfähigkeit zusammenkommen. Während Automatisierung den operativen Kern entlastet, erweitert KI die Fähigkeit des Einkaufs, Informationen schneller zu verdichten und Entwicklungen früher zu erkennen.

Der Fortschritt bleibt jedoch an Voraussetzungen gebunden. Ohne belastbare Daten, klare Prozessstandards und qualifizierte Mitarbeitende entfalten KI und Automatisierung ihre Wirkung nur begrenzt. Entscheidend wird daher sein, ob Unternehmen technologische Initiativen mit struktureller Arbeit an Prozessen, Daten und Kompetenzen verbinden.