War früher der Einkauf dafür zuständig, die nötigen Ressourcen zu den besten Konditionen zu beschaffen, rücken heute andere Aufgaben ins Zentrum. Treiber dieser Entwicklung ist der starke Innovationsdruck. Er zwingt Firmen, ihre Produktentwicklung zu beschleunigen. Das wiederum setzt eine agile Lieferkette voraus, die auf neue Marktanforderungen reagieren kann. In der Realität jedoch fehlt häufig diese Flexibilität. Um das zu ändern, sollte der Einkauf auf eine engere Zusammenarbeit mit Dienstleistern setzen, welche die internen Innovationsprozesse aktiv und nachhaltig mitgestalten.
Besondere Relevanz hat das bei der Auswahl von Business Software für das Enterprise Resource Planning (ERP). Denn diese Systeme bilden häufig die Grundlage für die Umsetzung von Innovationen: Als technologisches Herzstück verstanden, laufen hier alle Daten zusammen – und die sind bekanntlich das neue Öl und damit der Schmierstoff für neue Produkte und Services. Doch wie lassen sich hier der richtige Partner und die passende Lösung finden?
Planung ist alles: Mit Vorüberlegungen ans Ziel
Bevor Einkäufer auf die Suche gehen, braucht es eine Reihe von Vorüberlegungen. Die wichtigste ist eng mit dem Ziel des Unternehmens verbunden: Welchen Digitaltrend wollen wir (zuerst) für uns nutzen? In was müssen wir investieren, um das Produkt zukunftsfähig zu machen? Ein aktuell diskutierter Trend ist Robotic Process Automation, kurz RPA. Damit lassen sich wiederholbare Aufgaben des Menschen automatisieren und Wettbewerbsvorteile erzielen.
Wichtig: Die Festlegung auf eine Vorgabe ist entscheidend. Denn sie gibt eine klare Richtung vor, welcher der Einkauf folgen kann. Zudem wird priorisiert, was wiederum Zeit, Ressourcen und Kosten spart.
Was soll mit einer Innovation erreicht werden?
In einem nächsten Schritt gilt es, den Zweck zu definieren: Was soll zum Beispiel mit Automatisierung erreicht werden? Bezieht sie sich auf interne Prozesse, auf externe oder auf die Produktion. Mit dem Ziel vor Augen ist dann die Lieferkette kritisch zu prüfen. Bei welchen Prozessen ist Automatisierung überhaupt sinnvoll, wo gibt es aktuell Schwachstellen. Zudem sollte geklärt werden, welche Technologien im Einsatz sind und ob sie den neuen Wünschen gerecht werden. Lassen sich diese nicht mit den bestehenden Systemen erfüllen, folgt der nächste Schritt.
Zusammen mit den relevanten, internen Experten folgt die Erstellung eines Lastenheftes. Um zügig mit der Recherche zu starten, können im ersten Schritt auch nur die wichtigsten Punkte enthalten sein. Bei der Suche nach passenden Partnern bieten sich drei Quellen an: Zum einen die eigenen Kollegen – wer kennt welche Lösungen? Zum anderen Events wie die Hannover Messe oder die Topsoft, auf denen ERP-Software vorgestellt wird.
Die schnellste Quelle ist aber das Internet. Hier hilft vor allem die Suche nach Branchenlösungen und Software-Vergleichen. Aber auch die Recherche nach Awards ist empfehlenswert – wie dem deutsche Innovationspreis-IT, der herausragende Lösungen mit hohem Innovationspotenzial auszeichnet.
Die Qual der Wahl: Das richtige ERP-System finden
Sind diese Vorüberlegungen abgeschlossen, startet die Pre-Projektphase. Neben der Anforderungsanalyse, die im Idealfall schon vorher stattfand, geht es hier vor allem um die Auswahl des passenden ERP-Anbieters. Damit diese Suche selbst für erfahrene Einkäufer und Projektmanager nicht frustrierend wird, sollten Unternehmen auf die folgenden Aspekte achten:
- In einem Boot: ERP betrifft alle Abteilungen. Als zentraler Datenknotenpunkt geht die Business Software eine Vielzahl von Abteilungen an. Daher sollten Entscheider von Beginn an alle Ressorts einbinden. Dabei ist auch auf die künftige Unternehmensentwicklung zu achten – immerhin ist die Software mehrere Jahre im Einsatz. Um neue Marktanforderungen wie RPA schnell zu realisieren, sollten Unternehmen daher auf eine flexible Software setzen.
- Alles im Fluss: Prozesse, Prozesse, Prozesse. Für das Ziel, einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen, gehören alle bestehenden Geschäftsprozesse auf den Prüfstand. Dabei kann ein Digitalisierungsberater mit externem Blick helfen. Durch die Erfahrung mit unterschiedlichen ERP-Systemen und Einführungsprojekten, kann er neue Ideen entwickeln – sowohl in technologischer als auch betriebswirtschaftlicher Hinsicht.
- Insel oder Festland: Gegebenheiten prüfen. Ob mit oder ohne Support, in einem nächsten Schritt muss die Analyse der IT-Landschaft erfolgen. Ist die heterogen und soll durch ein System ersetzt werden, bieten sich ganzheitlichen ERP-Systeme an. Diese Komplettlösung erspart die mitunter aufwendige Anbindung an Drittsysteme wie dem Customer Relationship Management (CRM) oder der Produktionsplanung und -steuerung (PPS) über Schnittstellen.
- Mannschaft anheuern: Ressourcen sind das A und O. Mangelnde Ressourcen lassen ERP-Einführung oft scheitern. Um das zu vermeiden, müssen vor Start ausreichend interne und externe Mitarbeiter vorhanden sein. Voraussetzung dafür ist auch wieder, alle Abteilungen und Anwender frühzeitig miteinbeziehen. Durch die Anwendersicht lassen sich die Wünsche spezifizieren und Input zu den Prozessen einholen.
- Mit Kompass navigieren: den passenden Anbieter finden. Kaum eine Branche entwickelt sich so schnell wie die IT. Daher gilt es bei der Business-Software-Auswahl auch zu prüfen, welche Potenziale neue Technologien ermöglichen. Gerade Cloud-Lösungen bieten einen großen Vorteil, wenn Trends wie Automatisierung umzusetzen sind. Bei der Suche nach dem richtigen ERP-System spielt allerdings nicht nur die Anwendung selbst eine Rolle, sondern auch der Hersteller und Implementierer. Alle müssen auf Augenhöhe kommunizieren und an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sein.
Gemeinsam Richtung Zukunft
In Zeiten der Digitalisierung wächst die strategische Bedeutung des Einkaufs für den Unternehmenserfolg. Der immense Innovationsdruck erfordert immer schnellere Zyklen, in denen Produkte auf den Markt kommen. Um hier die Organisation umfassend zu unterstützen, braucht es einen Einkauf, der das erkannt hat und sich den neuen, agilen Begebenheiten anpasst.
Am Beispiel ERP-System wird deutlich: Mit den richtigen Vorüberlegungen lassen sich schnell die richtigen Partner und Lösungen finden, die die eigenen Innovationsprozesse aktiv und nachhaltig mitgestalten. Damit reduziert sich auch das Risiko.
Autor: David Lauchenauer, Myfactory
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