Business-Knigge Polen: 10 Einkäufer-Tipps für die Beschaffung in Polen

Polen ist für deutsche Unternehmen einer der wichtigsten Zulieferstandorte weltweit. Doch obwohl zahlreiche polnische Lieferanten ihre Fabriken gleich an der deutschen Grenze haben, erinnern viele Verhaltensnormen im Land östlich der Neiße an Beschaffungsmärkte in Ostasien. Diese Verhaltenstipps sollten Sie bei der Beschaffung in Polen beherzigen.

1. Bauen Sie vertrauensvolle und persönliche Beziehungen auf

Erfolgreiche Geschäfte beruhen in Polen auf guten persönlichen Beziehungen. Bringen Sie deshalb ausreichend Zeit mit, damit Ihre polnischen Geschäftspartner mit Ihnen vertraut werden können. Um sich kennenzulernen, ist es in Polen auch im Geschäftsleben üblich, über private Dinge wie die Familie, Hobbys, persönliche Erfolge und sogar Krankheiten zu sprechen. So zeigen Polen Interesse an ihrem Gegenüber. Erwidern Sie dieses. Wenn ein polnischer Partner langfristig mit Ihnen zusammenarbeiten will, wird er Sie außerdem zu einem Abendessen oder Barbecue zu sich nach Hause einladen. Die Einladung auszuschlagen, hieße die Geschäftsbeziehung zu beenden.

Investieren Sie auch in die Pflege bereits bestehender Beziehungen viel Zeit. Bedanken Sie sich für jede Einladung und denken Sie an die Namenstage Ihrer polnischen Geschäftspartner. Diese sind im Land an der Weichsel wichtiger als Geburtstage.

Polen handeln oft nach ihrem Bauchgefühl. Deshalb hängt der Erfolg einer Zusammenarbeit davon ab, ob die Chemie zwischen den daran beteiligten Personen stimmt. Bereits beim ersten Kennenlernen beurteilen Polen einen möglichen Geschäftspartner deshalb anhand seines Verhaltens und Auftretens. Für sie steht die Frage im Vordergrund: Ist mir mein Gegenüber sympathisch?

Mögliche wirtschaftliche Vorteile spielen dagegen erst mal eine untergeordnete Rolle. Deshalb punkten Einkäufer, die zurückhaltend auftreten, über sich selbst lachen können und sich als Menschen zeigen, die ebenso ihre Schwächen haben, wie jeder andere. Laute Sprache, übertriebene Fröhlichkeit, kumpelhaftes Schulterklopfen oder eine überschwängliche Körpersprache wirken auf Polen dagegen aufgeblasen und unsympathisch.

Übrigens: Wer in Polen beim ersten Treffen mit möglichen Geschäftspartnern einen schlechten Eindruck hinterlässt, bekommt in der Regel keine zweite Chance

Unsere polnischen Nachbarn gelten als die Franzosen Osteuropas. Sie sind höflich, galant und legen großen Wert auf gute Umgangsformen. Mit diesen drücken sie ihren Respekt vor ihren Mitmenschen aus. Deshalb senken Polen beispielsweise beim Händeschütteln den Blick. Auch ist es für viele polnische Männer noch immer selbstverständlich, eine Frau mit einem angedeuteten Handkuss zu begrüßen. Von deutschen Besuchern erwarten Polinnen dies allerdings nicht.

Wenn Sie einer Polin vorgestellt werden, sollten Sie jedoch darauf achten, wie Ihnen diese ihre Hand reicht. Gelingt Ihnen der kavalierhafte Handkuss rechnen Ihnen dies sowohl Ihre Gesprächspartnerin wie die anwesenden Männer hoch an. Allerdings ist es auch üblich, dass eine Polin einem Mann zur Begrüßung nur zunickt. Deshalb geht sie aber trotzdem davon aus, dass ihr dieser die Tür aufhält oder bei Tisch den Stuhl zurecht rückt.

Dagegen erwarten Polen bei Tisch von Ausländern nicht, dass diese mit den polnischen Trinkgewohnheiten mithalten. Trotzdem kommt symbolisches Nippen am angebotenen Wodka besser an, als diesen abzulehnen.

Polen legen großen Wert auf die richtige Anrede. In der Öffentlichkeit sprechen sie einander immer mit „Herr“ – auf polnisch „panie“ – oder „Frau“ – „pan“ – an. Daran hängen sie die Funktion und falls vorhanden den akademischen Titel des Gesprächspartners an. Dabei „runden“ Polen den Titel immer „nach oben auf“. So wird aus einem Abteilungsleiter, der Herr Direktor und aus diesem der „panie prezydencie“. Den Staatsekretär erklären Polen zum Vize-Minister, diesen wiederum zum „ministrze“.

Sind sich Gesprächspartner besser bekannt, reden sie sich mit „panie“ oder „pan“ und dem Vornamen ihres Gegenüber an. Auf gar keinen Fall sprechen sich Polen als Herr oder Frau Nowak, Wójcik oder Kowalczyk an. Jemanden mit seinem Familiennamen zu adressieren gilt als äußerst unhöflich.

Polen sind Meister der indirekten Kommunikation. Unangenehme Sachverhalte drücken sie vorzugsweise so aus, dass diese lediglich zwischen den Zeilen erkennbar werden. In Meetings spielen sie strittige Themen herunter oder vermeiden sie ganz. Ebenso wie Absagen an Personen auf der gleichen sozialen und betrieblichen Ebene oder ein direktes „Nein“.  Beantwortet ein Pole Ihre Vorschläge oder Bitten mit „zobaczymy“ – „Wir werden sehen…“ – „trudno powiedziec“ – „schwer zu sagen…“ – oder „moze“ – „vielleicht“ – heißt das soviel wie: „Sie können Ihre Vorstellungen getrost vergessen!“

Lässt sich eine Aussprache partout nicht vermeiden, findet diese immer unter vier Augen statt. Sollten Sie Polen gegenüber dabei Kritik äußern, tun Sie dies immer so, dass ihr Gesprächspartner diese nicht persönlich nimmt. Stellen Sie zuerst das heraus, was in der Zusammenarbeit lobenswert ist, bevor Sie die unangenehmen Punkte ansprechen.

Vermeiden Sie in Gesprächen mit Polen außerdem folgende Themen:

• Kritik an der katholischen Kirche, polnischen Nationalsymbolen oder der polnischen Politik,
• die polnisch-jüdischen und polnisch-russischen Beziehungen,
• den zweiten Weltkrieg und
• erklären Sie Ihr Gastland nicht für einen Teil Osteuropas. Polen sehen sich als Mitteleuropäer.

Angemessen ist hingegen, über

• die polnische Geschichte, Kultur, Musik und Literatur sowie
• über herausragende Personen wie Nikolaus Kopernikus oder Frederic Chopin

zu sprechen.

Oberstes Ziel jeder Verhandlung mit polnischen Lieferanten sollte eine Vereinbarung sein, von der beide Seiten in gleichem Maße profitieren. Alles andere hat auf Dauer keinen Bestand. Um dieses Ergebnis zu erreichen, setzen Polen zu Verhandlungsbeginn alles daran, um ein angenehmes Gesprächsklima zu schaffen. Kaum geht es jedoch an die Sachthemen, spannen sich die Atmosphäre ebenso wie die Mimik der polnischen Verhandlungspartner an. Erst wenn der Rahmen für das angestrebte Geschäft abgesteckt ist, wird die Stimmung wieder lockerer.

Da Polen grundsätzlich an vielen Dingen gleichzeitig arbeiten, kommen während einer Verhandlung zwar alle Punkte auf der Tagesordnung zur Sprache – nur selten allerdings in der festgelegten Reihenfolge. Insgesamt diskutieren Polen im Verlauf des Gesprächs viele Ideen, nur um sie anschließend wieder zu verwerfen. Scheinbar bereits fest vereinbarte Verhandlungspunkte können dabei jederzeit geändert oder ergänzt werden.

Deutsche Einkäufer reagieren auf die spontane und flexible polnische Art, Verhandlungen zu führen, am besten, indem sie sich beweglich und kompromissbereit zeigen und hervorragend vorbereitet sind. Beweisen Sie, dass Sie nicht nur technische Sachkenntnis besitzen, sondern auch den polnischen Markt und die Wettbewerbssituation ihres Gesprächspartners kennen. Das beeindruckt und zeigt polnischen Geschäftspartnern, dass Sie eine ausgewogene Entscheidung treffen werden.

Vergessen Sie nicht, dass auch ihre polnische Partner ihre Hausaufgaben gemacht haben. Nur so, können sie trotz ihrer vermeintlichen Sprunghaftigkeit in der Sache hart verhandeln.

Lassen Sie sich übrigens nicht davon ablenken, wenn Mitglieder des polnischen Verhandlungsteams während der Besprechung telefonieren oder den Raum verlassen. Das gilt im Land an der Weichsel nicht als respektlos.

Erwarten Sie nicht, dass Sie in jeder Verhandlung mit Polen alle Ziele auf Ihrer Tagesordnung erreichen oder das Gespräch immer mit einer Entscheidung abschließen können. Denn diese trifft im Land an der  Weichsel nur der Geschäftsführer oder Direktor des Unternehmens. Selbst Führungskräfte entscheiden nicht, ohne sich nach oben abgesichert zu haben.

Diese Arbeitsweise kostet Zeit. Denn wenn der Chef nicht mit am Verhandlungstisch sitzt, muss er vor dem endgültigen Abschluss informiert und eingebunden werden. Führen Sie Gespräche daher möglichst nur mit der Unternehmensspitze.

Obwohl seriöse Unternehmer auch in Polen die geltenden Gesetze beachten, handeln sie nach der Devise: „Der Schlaue hat recht.“ Will sagen: Die Gesetzeslage steckt nur den Rahmen ab, den es möglichst intelligent und flexibel zu nutzen gilt. Dementsprechend bilden auch Verträge in den Augen polnischer Lieferanten nur eine erste Absprache ab und keine Regeln, die sich nicht mehr interpretieren ließen. Ohnehin hat die persönliche Beziehung zu Ihnen für Ihre polnischen Partner eine größere Bedeutung als ein Vertrag.

Deshalb irritieren Sie polnische Geschäftspartner, wenn Sie bei Verhandlungen zu früh darauf bestehen, alle Details juristisch festzuzurren. Polen deuten dies mitunter als Zeichen dafür, dass Sie ihnen nicht vertrauen. Um auf Ihren Wunsch nach juristischer Klarheit einzugehen, schlagen Ihnen polnische Geschäftspartner deshalb oft von sich aus zu einem frühen Zeitpunkt in den Verhandlungen einen sehr knappen Vertragsentwurf vor. Dieser geht oft nicht über die zivilrechtlichen Basics hinaus. Bis zum endgültigen Abschluss der Gespräche kann sich an diesem Ausgangstext jedoch noch alles ändern.

Selbst wenn ein Vertrag steht, ist es in Polen üblich, nachzuverhandeln und Änderungen und Ergänzungen zur ursprünglichen Vereinbarung in einem „aneks do umowy“ – Anhang zum Vertrag – festzuhalten.

Auch wenn viele, gerade junge Polen im Ausland studiert und gearbeitet haben und deshalb meist hervorragend Englisch und oft auch Deutsch sprechen, sollten Sie zu Verhandlungen einen Dolmetscher hinzuziehen. Dieser sollte nicht nur beide Sprachen beherrschen, sondern auch den Verhandlungsgegenstand verstehen.

Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihr polnischer Lieferant anders arbeitet, als Sie es von deutschen Partnern gewohnt sind. Ohne Zeitdruck geht in den meisten Unternehmen östlich der Neiße gar nichts. Um fünf vor zwölf allerdings laufen Führungskräfte und Mitarbeiter in Polen zur Höchstform auf. Termine sollten Sie deshalb mit dem nötigen Puffer setzen.

Da Polen zudem schnell zum Erfolg kommen wollen, weichen Sie gerne von vorgegebenen Plänen ab oder passen diese kreativ und flexibel an Ihre Vorstellungen an. Denn wichtig ist den Polen das Ergebnis. Der Weg dahin lässt sich immer irgendwie finden. Diese Einstellung hat Polen zu Improvisationstalenten und Meistern im „intelligenten Problemlösen“ gemacht.

Um schneller Erfolge zu erzielen, arbeiten Polen meistens auch an mehreren Aufgaben gleichzeitig. Das geht bisweilen zu Lasten der Gründlichkeit.