Mensch bedient Laptop-Tastatur und drübergelegt sind kleine virtuelle Einkaufswagen-Symbole

eRfx-Tools können Beschaffungsabteilungen helfen, ihre Bedarfe zu decken. (Bild: BillonPhotos.com/AdobeStock)

| von Dörte Neitzel

Viele Ausschreibungslösungen haben ein Problem: Ihre Funktionen sind häufig derart komplex, dass sich Einkäufer wie Lieferanten überfordert fühlen. Dies gilt auch für die SAP-Einkaufslösung Supplier Relationship Management (SRM). Sie mutet ihren Nutzern Ausschreibungsbelege mit zahllosen – oft überflüssigen – Eingabefeldern zu. Leider verspricht auch die Migration auf S/4HANA keinen Ausweg, da das neue Sourcing & Procurement-Modul von SAP nur unvollständige Ausschreibungsprozesse bietet.

Bliebe noch die Kollaborationsplattform Ariba, auf die SAP-basierte Beschaffungsorganisationen für ihre Angebotsanforderungen ausweichen könnten. Jedoch kommt Ariba eher für standardisierte als für Beschaffungsprozesse mit branchenspezifischen und regionalen Besonderheiten in Frage. Und die sind nun einmal für die meisten Unternehmen in Deutschland die Regel. Hinzu kommen weitverbreitete Bedenken gegen die Auslagerung geschäftskritischer Daten in eine Public Cloud wie Ariba.

SAP-Nutzer hinken bei Digitalisierung hinterher

Balkendiagramm zu Hindernissen im digitalen Einkauf
Hindernisse für den digitalen Einkauf. (Grafik: DSAG)

Kein Wunder also, dass es im Hinblick auf die digitale Transformation bei den SAP-Kunden allgemein noch hapert. Das ist das Ergebnis einer Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) unter ihren Mitgliedern heraus. „Fast die Hälfte der Ideen für Digitalisierungsvorhaben verlaufen im Sand. Dafür gibt es organisatorische, aber auch technische Gründe“, erklärt der DSAG-Vorstandsvorsitzende Marco Lenck.

Als wesentliche Bremsklötze gaben die befragten Unternehmen nicht nur organisatorische, sondern auch ganz spezifische – nämlich informatorische, technische und funktionale – Ursachen seitens der SAP-Lösungen an. Auch die Einkaufsprozesse sind davon betroffen.

Was ist ein eRfx-Tool

eRfx-Werkzeuge sind Software-Lösungen, die Einkaufsprozesse digitalisieren. Sie schaffen die technischen Voraussetzungen für elektronische Ausschreibungen. eRfX bedeutet Electronic Request for x, also elektronische Anfrage für X. Das X dient dabei als Platzhalter für konkrete Angebote zu Waren, Informationen oder Dienstleistungen. Einkäufer nutzen eRfX-Tools, um Konditionen für ihre Bedarfe bei unterschiedlichen Lieferanten so strukturiert anzufragen, dass ein effektiver Vergleich möglich ist.

Warum Beschaffung mit eRfx-Tools komfortabler wird

In diese Lücke wollen nun sogenannte eRfx-Werkzeuge stoßen. Sie sollen operative Bestellprozesse deutlich vereinfachen.

Der Vorteil: Solche Tools beschränken sich auf den notwendigen Informationsaustausch und nutzen übersichtliche Benutzeroberflächen mit intuitiven Funktionen. Das können Multiple-Choice-Fragen, aber auch freie Kommentarfelder sein. Der Bedienkomfort entspricht meist dem, den Einkäufer und Lieferanten von ihren Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten kennen.

Beispielsweise stehen den Beschaffern flexibel gestaltbare Textfelder mit Fragenbogenfunktionen zur Verfügung, um ihre Anforderungen zu formulieren und an einen ausgewählten Lieferantenkreis zu senden. Durch die Integration elektronischer Ordner lassen sich zusätzliche Dokumente bereitstellen. Hier können Einkäufer ihre Anforderungen, etwa durch Konstruktionszeichnungen, konkretisieren. Die Bieter werden im Gegenzug zeitnah über neue Ausschreibungen informiert und können sich in wenigen Schritten durch die Anfragen klicken und ihr Angebot abgeben.

Nach Eingang aller Angebote wertet die eRfx-Lösung diese automatisch aus und filtert den besten Lieferanten heraus. Dabei muss in die Bewertung nicht nur der Preis einfließen. Auch weitere wichtige Kriterien, wie die Zuverlässigkeit, Bonität oder vorhandene Zertifizierungen eines Bieters geben den Ausschlag. Für diese Zwecke bietet die eRfx-Lösung eine Matrix, die eine Auswahl bis auf Positionsebene erlaubt.

Da alle Schritte automatisiert erfolgen, laufen die Ausschreibungsprozesse deutlich schneller ab und erfordern weniger Zeit- und Kostenaufwand; gleichzeitig werden die Fehlerraten minimiert. Durch die an nachvollziehbaren Kriterien entlang erfolgte Auftragsvergabe sollen zudem Korruptionsrisiken reduziert werden.

eRfX-Tools als Zusatz zu SAP ...

Anbieter für eine solche eRfx-Lösung sind beispielsweise Jaegger, Basware, Scanmarket und 2bits, ein auf die Beschaffung per SAP spezialisiertes Unternehmen. Deren Ausschreibungs-Tool ist als Add-on zur SAP SRM, ERP und S/4HANA gedacht, kann aber auch als Stand-alone genutzt werden.

„Wird die Lösung in die vorhandene SAP-Einkaufslösung eingebunden, können die Beschaffer medienbruchfrei mit den Bietern kommunizieren“, sagt Mike Rübsamen, Gründer und Geschäftsführer von 2bits. „Dies reicht von der Bedarfsdefinition auf Basis der ERP-Leistungs- und -Materialstämme über die Ausschreibung und Angebotsabgabe bis hin zur Bestellung und Leistungserfassung.“

Profitieren sollen davon vor allem kleinere Lieferanten, die meist keine kostspielige EDI-Software (Electronic Data Interchange) im Einsatz haben, um sich nahtlos mit dem ERP-System der Einkäufer zu vernetzen.

... oder Stand-alone-Version

Wird eRfx als eigenständige Software genutzt, kann sie dem Nutzer als Sprungbrett für eine schrittweise Ablösung der SAP-Einkaufsprozesse dienen.

„Mit der Einführung von 2bits eRfx haben Beschaffungsorganisationen die Möglichkeit, auf die entsprechenden Lösungen anderer Anbieter umzusteigen, um eine durchgängige Digitalisierung von Beschaffung und Lieferantenmanagement zu erzielen“, erklärt 2bits-Geschäftsführer Mike Rübsamen.

Diese Option sei für alle SAP-basierten Einkaufsorganisationen interessant, die nicht auf das funktional abgespeckte S/4HANA Sourcing & Procurement-Modul umsteigen wollen.