Worauf es beim Einkauf von Cloud-Diensten ankommt

Respekt, wer da den Durchblick behält. Jeden Tag versorgen 37.000 Mitarbeiter in Einkauf und Logistik die 280 Produktionsstandorte von Bosch mit mehr als 300 Millionen Teilen. Die hinter diesen Bestellungen und Lieferungen stehenden Daten bekommt der Automobilzulieferer und Lieferant von Industrie- und Energietechnik jedoch nur noch auf Plattformen- und mit Cloudlösungen in den Griff. Bis zum kommenden Jahr will Bosch daher wenigstens 85 Prozent seines Einkaufs mit solchen Tools abwickeln. Für diesen gibt der Konzern jedes über 40 Milliarden Euro aus.

Daten jederzeit und überall

Clouds sind Server, die nicht Unternehmen selbst sondern von ihnen beauftragte Dienstleister vorhalten. Auf den Rechnern liegen Daten, auf die Nutzer mit Desktop-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones von überall zugreifen können. So können sie im Büro genauso mit den Informationen arbeiten wie vom Home Office aus, auf Geschäftsreisen oder während eines Kundenbesuchs.

Ändern sie die Daten, erfolgt die Verarbeitung nicht auf ihren Endgeräten sondern in der Cloud. Das entlastet die dazu genutzten Geräte. Sie dienen nur noch zur Visualisierung der Informationen und brauchen entsprechend weniger Rechenleistung.

Neben Computing-Power und Speicherplatz bieten Cloud-Betreiber zahlreiche weitere IT-Funktionen als Dienstleistung an – etwa Infrastruktur wie Firewalls und IP-Adressen oder Plattformfunktionen wie Betriebssysteme, Datenbanken oder Webserver. Auch die Nutzung von Office-Programmen, Warenwirtschaftssystemen oder Lösungen für das Lieferanten-, Dienstreise-, Veranstaltungs- oder Fuhrparkmanagement verkaufen sie als „Software as a service“.

Dadurch lässt sich die Zahl der Mitarbeiter, die die Dienste nutzen, jederzeit problemlos erweitern oder reduzieren. Der Anbieter passt lediglich die Zugriffsrechte und seine Servicegebühr an. Auch wenn sie auf mehr Speicher zugreifen wollen, müssen Unternehmen keine neuen Server beschaffen. Sie buchen einfach mehr Bytes.

Letztlich brauchen Kunden nur noch Endgeräte und Router sowie einen Vertrag mit einem leistungsfähigen Internetprovider, um an die für ihre Arbeit nötige IT-Infrastruktur und Software zu kommen. Sie werden dadurch flexibler, sparen Kosten und können sich leichter mit Lieferanten und Kunden vernetzen. Diese müssen sich dazu nur mit den von ihrem Partner genutzten Softwarelösungen in der Cloud verbinden.

Jedes zweite Unternehmen verlagert deshalb einen Großteil seiner Anwendungen auf solch dezentrale Server, ergab eine Studie des Marktforschungsunternehmens Lünendonk & Hossenfelder. Sieben von zehn Umfrageteilnehmern setzen auf Cloudlösungen, weil sie dadurch flexibler werden und sich diese leichter skalieren lassen. Eine Studie des US-amerikanischen Softwareanbieters Flexera kommt zudem zu dem Ergebnis, dass zwei von drei Unternehmen Clouddienste bevorzugen, weil diese günstiger sind als die Anschaffung eigener Server und Programmlizenzen.

Der Untersuchung zufolge fällt es allerdings jedem zweiten Einkäufer schwer, die Gebührenstrukturen, Lizenzrechte und Regeln für die Nutzung von Software as a Service zu verstehen.

In der Tat haben die Vorteile des Cloud-Computings ihren Preis. So definieren die meisten Anbieter, welche Funktionen von ihnen angebotene Software hat. Sie passen diese nicht individuell an die Bedürfnisse ihrer Kunden an.

Diese erwerben zudem lediglich Nutzungsrechte. Physischen Zugriff auf Hard- und Software bekommen sie nicht. Einkäufer, die bei der Vertragsgestaltung nicht aufpassen, handeln sich daher Probleme mit den Eigentumsrechten an ihren in der Cloud gespeicherten Daten sowie deren Sicherheit ein. Auch deren Übertragung an einen anderen Dienstleister oder zurück zum Kunden kann schwierig werden.

Beschaffer müssen Cloudanbieter daher gründlich durchleuchten, bevor sie mit ihnen einen Vertrag schließen. Sie müssen sicherstellen, dass Konkurrenten keinen Einblick in sensible in der Cloud gespeicherte Informationen nehmen können. Schließlich nutzt eine Vielzahl von Unternehmen die Server. Ihre Daten trennt der Anbieter lediglich, indem er unterschiedliche Zugriffsrechte vergibt. Auf jeden Fall sollten sich Einkäufer das Eigentum an ihren Informationen explizit im Vertrag zusichern lassen.

Da Unternehmen als Inhaber von Daten für deren Sicherheit bürgen, müssen sich Beschaffer auch von den Sicherheitsmaßnahmen überzeugen, die Clouddienstleister implementiert haben. Meist können diese ihre Rechenzentren mit Virenschutzsoftware, Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren sowie regelmäßigen Sicherheitsaudits zwar besser gegen Angriffe aus dem Cyberspace verteidigen als ein einzelner Betrieb. Auch haben sie die Möglichkeit, Daten an mehreren Standorten zu speichern und Server wirksam gegen Überschwemmungen, Brände, Sturmschäden oder Einbruchdiebstahl zu schützen.

Wer sich diese Sicherheitskonzepte nicht vertraglich zusichern lässt, bekommt jedoch Probleme, falls personenbezogene Daten abhanden kommen. An deren Schutz stellt die Datenschutzgrundverordnung hohe Anforderungen. Wer besonders schützenswerte Daten in der Cloud speichert und verarbeitet, sollte zudem nur Provider wählen, deren Server in der EU, besser noch in Deutschland stehen.

Um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Daten einhalten zu können, müssen Beschaffer mit Clouddienstleistern zudem vertraglich Lösungen vereinbaren, die den Erhalt der Daten für den Fall garantieren, dass der Anbieter während der Fristen in Konkurs geht oder sein Geschäft aufgibt.

Auch sonst gilt es bei der Vertragsgestaltung mit Cloudprovidern einige Besonderheiten zu beachten. So sind hier asynchrone Kündigungsfristen üblich. Einkäufer sollten das Vertragsverhältnis also schnell auflösen können, der Anbieter dagegen an eine längere Kündigungsfrist gebunden sein. Nur solche Regelungen verschaffen Unternehmen die Flexibilität, die Cloud-Computing bietet.

Auch müssen Beschaffer Service Level Agreements aushandeln, nach denen die Zeiten möglichst kurz ausfallen, in denen technische Probleme auftreten und der Zugriff auf die Cloud eingeschränkt sein darf. Die zeitliche Verfügbarkeit ihrer Dienste - die sogenannte Uptime - messen Provider in Prozent. Wenige Prozentpunkte mehr schlagen sich dabei in Ausfallzeiten nieder, die um ein Vielfaches länger sind. So darf der Dienst bei einer Uptime von 99 Prozent fast vier Tage im Jahr ausfallen, bei einer Uptime von 99,95 Prozent dagegen nur 4,4 Stunden.

Auf den Zugang zu ihren Daten in der Cloud müssen Einkäufer damit rechnerisch nicht Mal eine Minute am Tag verzichten. So behalten sie auf jeden Fall immer den Durchblick.