Vom Bauchgefühl zur Datenentscheidung

Lieferketten, die unter globalen Spannungen zerbrechen. Preise, die sich schneller bewegen, als Genehmigungsprozesse reagieren können. Und ein interner Erwartungsdruck, der den Einkauf zum strategischen Taktgeber stilisiert – während die tägliche Realität von Tabellenkalkulation, E-Mail-Ping-Pong und Papierformularen geprägt ist. Rettung versprechen digitale Plattformen. Doch halten sie wirklich, was sie versprechen – und was braucht es, um sie im Unternehmen zum Laufen zu bringen?

Was die Zahlen wirklich sagen

Eine gemeinsame Studie von Uniper und der Technischen Hochschule Leipzig – durchgeführt unter Beteiligung von über 180 Unternehmen – zeichnet über den bisherigen Digitalisierungsgrad im Einkauf ein ernüchterndes Bild. Nur 22 Prozent der Unternehmen nutzen digitale Marktplätze heute als primäre Bestellmethode – obwohl diese bis zu einem Drittel der im Einkauf aufgewendeten Zeit einsparen könnten. 40 Prozent der Einkaufsverantwortlichen arbeiten nach wie vor mit Excel. Und ein durchschnittliches Einkaufsteam investiert jedes Jahr über 5.600 Stunden allein in den indirekten Einkauf – also einen kompletten Vollzeitjob für Prozesse, Abstimmungen und das Auswerten von Tabellen.

„Wir bestellen Kaffeebohnen und am Ende kostet nicht der Kaffee Geld, sondern der ganze Prozess drumherum – über 115 Euro Prozesskosten pro Bestellung“, erklärt Matthias Seiler, Account Manager bei Unite. „Vom Genehmigen über die Lieferantenauswahl bis hin zur Rechnungsbearbeitung, jeder dieser Schritte kostet Zeit, Nerven und bares Geld. Nicht das Produkt macht es teuer, sondern der Weg dahin." Das Potenzial ist offensichtlich, aber viele Unternehmen schöpfen es nicht aus.

ESG und KI als strategisches Tandem

Eine weiter Dimension des modernen Einkaufs wird in vielen Unternehmen noch immer unterschätzt wird: die Verbindung von Lieferkettentransparenz, regulatorischer Compliance und technologischer Unterstützung durch Künstliche Intelligenz.

Das Münchner Softwareunternehmen Integrity Next sieht sich an der Schnittstelle von ESG-Pflichten und strategischer Resilienz. Da wächst der Druck aus Regulatorik und Unternehmensverantwortung laut Tobias Hagenreiner, Solutions Consultant bei Integrity Next:

„Man möchte tiefer in die Lieferkette hineinschauen – unabhängig von der Regulatorik – und wirklich verstehen: Habe ich irgendwo Resilienzrisiken? Muss ich mehr diversifizieren? Habe ich Komponenten, die ich immer wieder aus denselben Ländern source und dementsprechend auch ein Risiko abbilde?"

Themen wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG), Zwangsarbeit, Scope-3-Emissionen und produktbezogene Regulatorik wie REACH oder RoHS haben die Komplexität im Einkauf dramatisch erhöht. Klassische Datenerfassung stoße dabei an ihre Grenzen.

„Rein die Datengenerierung, wie es in der Vergangenheit der Fall war, ist nicht mehr letzten Endes zielführend, weil wir sehr viele Daten mittlerweile auch generieren“, so Hagenreiner. „Es steht und fällt damit, dass wir KI-gestützt das Ganze automatisieren können, damit sich die Kunden auf das fokussieren können, was wirklich wichtig ist."

Das können nur digitale Plattformen bieten, die meist ein modulares System haben: Lieferanten-Monitoring, Dekarbonisierungsanalysen, ESRS-Reporting. Integrity Next bietet dazu noch eine eigene Academy, die Lieferanten durch Onlinekurse und Webinare beim Aufbau von ESG-Kompetenz unterstützt.

KI-Agenten als Hebel für strategischen Impact

Das Konzept des „10X Buyer" von Mercanis ist ein anderes. Es ist ein Arbeitsmodell, in dem spezialisierte KI-Agenten operative Aufgaben übernehmen, Daten und Prozesse orchestrieren und so 10-fachen Output mit gleich großem Team ermöglichen, ohne dabei den strategischen Überblick zu verlieren.

Die Grundidee: In anderen Unternehmensbereichen – Rechtsabteilung, Vertrieb, Kundenservice – haben KI-Agenten bereits Einzug gehalten und erzielen nachweislich erhebliche Zeitersparnisse. Im Einkauf habe diese Entwicklung bisher noch nicht in vergleichbarer Weise stattgefunden, obwohl der Bedarf mindestens genauso hoch ist.

„In der Praxis sehen wir bei unseren Kunden, dass diese Tools sehr selten gut integriert sind, dass es viel Insellösungen gibt und dass die Transparenz fehlt“, Julius Kümpers, Chief of Staff bei Mercanis. „Es gibt immer Experten für verschiedene Tools, aber die Transparenz fehlt im Endeffekt trotzdem, weil die ganzen Informationen in Insellösungen sind und nicht eine Single Source of Truth vorhanden ist."

Die Antwort: Einkaufsabteilungen bräuchten nicht nur Automatisierung, sondern autonome Agenten, die operative Arbeit übernehmen – vom Intake-Management über die Katalogisierung von Rahmenverträgen bis hin zur Bedarfserfassung. Im Pilotbetrieb bei Kunden sei dabei vor allem der Intake-Orchestration-Agent besonders wirkungsvoll.

„Welche Agenten wirklich bei uns am meisten in der Praxis benutzt werden, ist dieser Agent Intake Orchestration, der teilweise mit dem Guided-Buying-Prozess zusammen Prozesse automatisiert und operative Arbeit abnimmt. Dort haben wir sehr erhebliche Zeiteinsparungen“, Bestätigt Kümpers.

Das erklärte Ziel: Ein kleineres Einkaufsteam von fünf Personen soll den Output von fünfzig erzielen – nicht, indem ein Einkäufer die Arbeit aller anderen übernimmt, sondern indem die freigewordene Kapazität in strategische Initiativen und Lieferantenentwicklung fließt.

Das Einkaufssystem für Nicht-Einkäufer

Bettina Fischer, Gründerin und CEO von Hiveby, hat selbst als interne Prozessoptimiererin bei Lidl und Zalando gearbeitet und weiß, was es bedeutet, nach dem Abzug externer Berater mit einem System zu leben, das die Anwender nicht überzeugt.

„Nach der x-ten SAP- oder S/4HANA-Implementierung dachte ich mir: Ich will wirklich einen Benefit erzeugen, ohne lange Implementierungsprojekte, ohne viel Zutun der IT. Und so wurde Hiveby geboren“, erzählt Bettina Fischer.

Das Resultat ist eine E-Procurement-Lösung, deren Leitgedanke lautet: „Das Einkaufssystem für Nicht-Einkäufer." Gemeint ist damit, dass Besteller – ob in der Fertigung, im Facility Management oder im Büro – selbstständig und regelkonform bestellen können, ohne den Einkauf für jeden Vorgang zu involvieren. Der Einkauf bekommt dabei nicht weniger Kontrolle, sondern mehr Überblick.

Mit der Integration von KI-Agenten hat Hiveby dieses Prinzip konsequent weiterentwickelt. Es gibt ein breites Spektrum an Agenten: vom Proposal- und Intake-Agenten, der Bestellanforderungen per Teams oder Slack entgegennimmt, über einen Commercial Agent für automatisierte Preisvergleiche bis hin zu einem Analytics Agent, der auf einfache Anfragen wie „Zeig mir alle Leitern, die wir im letzten Jahr bestellt haben" präzise Auswertungen liefert.

Auf die Frage nach dem wichtigsten KI-Feature antwortete Fischer: „Für mich ist es das Thema, dass man schnell und einfach Bestellanforderungen über Teams oder auch im Chat stellen kann – dass man einfach nur etwas eingibt und dann auch direkt den richtigen Match hat. Gerade im indirekten Einkauf, wo vielleicht nur kleinpreisige Artikel bestellt werden, aber sehr viele – da muss man Zeit sparen."

Praxisbelege lieferten Kundenprojekte wie LGI (Logistik), das innerhalb von zehn Wochen mit Hunderten von Usern live gegangen ist, oder Tennis Point, das Hiveby direkt in SAP S/4HANA integriert hat. Kunden wie Securitas und die Sparkasse nutzen die Plattform ebenfalls – ein Beleg für die branchenübergreifende Skalierbarkeit des Ansatzes.

Die Smartwatch des Einkaufs

Die Smartwatch: Wer eine trägt, hat jederzeit Zugriff auf relevante Daten – Herzfrequenz, Trainingsfortschritt, Wetter, Benachrichtigungen –, kann sich mit anderen messen und bekommt proaktive Vorschläge. Wer dagegen nur auf eine analoge Uhr schaut, weiß zwar die Uhrzeit, hat aber keinen Kontext.

Genauso sieht Tobin Wilms, Senior Account Executive bei Coupa, die Unterschiede zwischen traditionellen Einkaufsprozessen und einer modernen Source-to-Pay-Plattform: „Wenn wir das sehen und sagen, dass wir schnell ans Ziel kommen wollen, habe ich ohne die richtigen Daten, Informationen und Prozesse nicht den Zugriff, um wirklich so schnell wie möglich dorthin zu kommen, wo ich hingehen muss."

Coupa, seit 20 Jahren auf dem Markt, verwaltet über seine Community-basierte Plattform rund 9 Billionen Dollar an kontrollierten Ausgaben – ein Datenfundus, der die KI-Modelle des Unternehmens speist und den Kunden hilft, Benchmarks zu setzen und Einkaufskonditionen zu verbessern. 11 Millionen Lieferanten sind auf der Plattform registriert; bei Lieferantenabgleichen mit mittelständischen Unternehmen habe man zuletzt Trefferquoten von 70 bis über 90 Prozent erzielt – Lieferanten, die also bereits auf Coupa aktiv sind.

Die ursprüngliche Gründungsidee formuliert Wilms so: „Warum ist es denn bei uns im Unternehmen so schwer zu bestellen, und zu Hause so einfach? Warum kann es nicht so einfach sein wie zu Hause bestellen – auch im Unternehmen? Und dabei war ein Kernelement: Kein einziges Einkaufsteam kann so schlau und so effizient sein, wie wenn mehrere Einkaufsteams zusammen mit Community-basierten Spend-Daten arbeiten."

Blick in die Zukunft

Was wird über den Erfolg oder das Scheitern im Einkauf der Zukunft entscheiden – jenseits von Plattformen und Dashboards. Für Matthias Seiler von Unite ist es die Flexibilität: „Wir sehen ganz häufig, dass Einkaufsabteilungen heute sehr schnell auf den Beinen sein müssen, weil sich viel verändert. Dass die Teams so aufgestellt sind und auch die Strukturen und Prozesse, dass man flexibel ist und dass man frühzeitig Risiken erkennen kann – und von dort auch die Daten vorliegen hat, um Entscheidungen zu treffen."

Und was macht einen wirklich guten Einkauf aus – jenseits von Zahlen und Dashboards? „Ich glaube, dass es persönliche Skills sind, dass es dieses Zwischenmenschliche ist. Mit diesen Tools ersetzt man keine Strategie und keinen Einkauf, sondern man schafft die Freiräume und die Zeit dafür, mit den Lieferanten strategisch in den Austausch zu gehen – nicht nur zu verhandeln, sondern wirklich eine Partnerschaft aufzubauen“, so Seiler. „Ich glaube, das wird die Geheimzutat für die besten Einkaufsteams in den nächsten Jahren."

Die technologischen Möglichkeiten für einen modernen, datengetriebenen und KI-gestützten Einkauf sind vorhanden – und sie reifen mit beachtlicher Geschwindigkeit. Die entscheidende Frage ist nicht mehr, ob Digitalisierung im Einkauf notwendig ist, sondern wie sie gelingt: mit der richtigen Plattformwahl, einer durchdachten Integration, einer robusten Datenbasis – und Teams, die die gewonnene Zeit für das nutzen, was wirklich strategischen Wert schafft. Technologie schafft Freiräume. Was Unternehmen daraus machen, liegt nach wie vor in menschlichen Händen.