Wie digitale Lieferantenanfragen den Einkauf neu definieren

Wer im operativen Einkauf Zeichnungsteile beschafft, kennt das Dilemma: Anders als bei Standardartikeln lässt sich hier nichts einfach per Artikelnummer bestellen. Jedes Teil ist individuell, jede Anfrage ein Einzelfall. Zeichnungen müssen beigefügt, technische Details erläutert, Rückfragen beantwortet werden. Und das für jeden Lieferanten einzeln.

Für Tino Schnetzke, der am Emag-Standort Zerbst im Einkauf tätig ist, war das jahrelang gelebte Realität. Der klassische Prozess: eine Anfrage formulieren, für jeden Lieferanten individuell versenden, die Rückläufe einsammeln, auswerten und schließlich manuell ins SAP-System einpflegen. Klingt beherrschbar – wird aber schnell zum Zeitblock, sobald mehrere Lieferanten und Teile im Spiel sind. „Ich musste für jeden einzelnen Lieferanten eine Formulierung per E-Mail bauen – individuell versenden, individuell empfangen, individuell auswerten. Das ist ein enormer Zeitfaktor, den man täglich einkalkulieren muss“, berichtet Schnetzke.

Konkret gerechnet: Allein das Vorbereiten und Versenden einer Anfrage an fünf Lieferanten kostet rund fünfzehn Minuten. Die Rückläufe auswerten und ins System übertragen – nochmals zehn Minuten pro Lieferant. Macht zusammen gut eine Stunde für eine einzige Anfrage.

Der neue Weg: Eine Maske, ein Klick, alle Lieferanten

ExprAn setzt genau an diesem Engpass an. Das Prinzip ist einfach: Lieferanten werden vorab in thematischen Poolgruppen registriert – gegliedert nach Fertigungsschwerpunkten. Der Einkäufer füllt einmalig eine Anfragemaske aus, lädt Zeichnungsdateien hoch und wählt den passenden Pool. Per Knopfdruck geht die Anfrage an alle gelisteten Lieferanten gleichzeitig. Dabei bleibt die Flexibilität erhalten: Einzelne Lieferanten können manuell abgewählt werden – etwa wenn es in der Vergangenheit Probleme gab oder ein Lieferant für diesen Auftrag nicht in Frage kommt. Auch während der laufenden Angebotsfrist lässt sich jederzeit der aktuelle Stand einsehen.

Nach Fristablauf werden die eingegangenen Angebote automatisch nach Preis und Lieferzeit ausgewertet und übersichtlich dargestellt. Die besten drei Angebote werden optisch hervorgehoben. Das Ergebnis kann anschließend per Knopfdruck direkt ins SAP übertragen werden – inklusive aller relevanten Preis- und Losgrößensätze. „Sagen wir zehn Minuten gegenüber einer Stunde – das schlägt wirklich gut. Das ist eine immense Erleichterung, definitiv“, so Tino Schnetzke. Dass für Expran dabei keine komplizierte Implementierung erfordert, ist für ihn ein weiterer Pluspunkt: „Das Tool läuft einfach im Browser, ich rufe es mit einem Klick auf und bin direkt in der Eingabemaske. Kein Installationsaufwand, keine Einarbeitungszeit – es ist wirklich selbsterklärend.“

Transparenz als Mehrwert – auch für Lieferanten

Ein Aspekt, den Schnetzke besonders hervorhebt, ist die Transparenz des Systems für alle Beteiligten. Nicht nur der Einkäufer profitiert von der automatisierten Auswertung – auch die Lieferanten erhalten nach jeder abgeschlossenen Ausschreibung eine Rückmeldung: ein anonymisiertes Ranking, das zeigt, auf welchem Platz sie sich positioniert haben.

Das ermöglicht Lieferanten, ihre eigene Preisstrategie zu überdenken und sich am Markt zu orientieren – ohne die konkreten Preise der Wettbewerber zu kennen. 

Ergänzt wird dies durch eine jährliche Lieferantenbewertung, bei der Liefertreue, Qualität, Zuverlässigkeit und Kommunikation bewertet und an den Lieferanten zurückgespiegelt werden.

„Es ist sehr transparent – sowohl für mich als Anwender als auch für den Lieferanten. Der hat gleich ein Feedback vom Markt, wo er positioniert ist. Letztendlich ist es eine Win-Win-Situation für beide Parteien“, betont der Schnetzke.

Ganz ohne Einschränkungen ist auch Expran nicht. Tino Schnetzke beschreibt einen konkreten Grenzfall: Lieferanten, die nur regional liefern wollen, passen nicht in das standortübergreifende Anfragenetzwerk in ExprAn. Für Schnetzke bleibt das jedoch ein überschaubarer Sonderfall: Gut 80% seines Artikelspektrums kann er problemlos über Expran anfragen. Bei täglicher Nutzung und bis zu 20 bis 30 Positionen gleichzeitig summiert sich das zu einer erheblichen Zeitersparnis.

Fazit: Ein Werkzeug für alle, die Zeichnungsteile einkaufen

Expran ist kein Allheilmittel für sämtliche Beschaffungsaufgaben – aber für den spezifischen Bereich der Zeichnungsteil-Anfragen hat das Tool bei der Emag längst seinen festen Platz im Arbeitsalltag gefunden. Die Kombination aus einfacher Bedienbarkeit, erheblicher Zeitersparnis und transparentem Feedback für alle Beteiligten macht es zu einem Werkzeug, das weit über eine einfache Einkaufshilfe hinausgeht. „Das kann ich jedem nur empfehlen, der Zeichnungsteile einkauft. Es ist eine enorme Zeitersparnis – ein einfaches, unkompliziertes Arbeiten. Und es macht täglich einen echten Unterschied“, so das Fazit des Einkäufers der Emag.

Für Unternehmen, die noch mit manuellen Einzelanfragen arbeiten, lohnt sich ein Blick auf Expran – nicht nur wegen der eingesparten Stunden, sondern weil es den Einkauf insgesamt transparenter, vergleichbarer und letztlich wettbewerbsfähiger macht.