Kanban-Behälter für C-Teile. (Bild: Würth)
So paradox es auch klingt, günstige Preise können die Einkaufskosten auch erhöhen, wenn bestimmte C-Teile wie Büromaterialien, Arbeitshandschuhe oder Reinigungsmittel unregelmäßig und von verschiedenen Lieferanten bezogen werden. Diese Einkäufe zählen nicht zu den Kernaufgaben von Beschaffungsabteilungen und werden oftmals nicht gezielt gemanagt. Der sogenannte Tail Spend kann so bis zu 20 Prozent des Einkaufs-Volumens ausmachen.
Um diesem Problem Herr zu werden, hat sich die Einkaufsabteilung des Schweizer ABB-Konzerns schon im Jahr 2016, also bereits vor dem Start von Amazon Business in Deutschland, mit den Möglichkeiten auseinandergesetzt, die der B2B-Onlineshop in diesem Bereich heute bietet. „Unsere Vision war es, gemeinsam einen Mehrwert für unser Unternehmen zu schaffen“, erklärt Sven Eisel, Lead Procurement & Logistics Business Partner Germany and France Hub bei ABB.
Das Einkaufsteam hatte zu dem Zeitpunkt eine Plattform in Betrieb, die verschiedenste Kataloge angebunden hatte. Darüber hinaus konnten natürlich auch Freitextbestellungen abgegeben werden. Die bedeuteten jedoch meist einen enormen Rechercheaufwand und verteuerten damit die Beschaffung überproportional zum Warenwert.
Beschaffungskosten weiter minimieren
„Mit der Einführung von Amazon Business wollten wir diese Aufwände minimieren“, so Eisel. Ist ein Artikel also nicht über die verhandelten Kataloge zu beziehen, springt das Angebot von Amazon Business ein. „Alles ist im selben System, für den User ist es wie ein zusätzlicher Katalog, über den er verfügen kann“, betont Eisel. „Unsere internen Kunden geben uns durchweg ein positives Feedback dafür.“
Dahinter liegt ein durchgängiger digitaler Prozess. Amazon Business ist an das bestehende E-Procurement-Tool angebunden und voll integriert. Die Approvals können Manager über das Handy, das Tablet oder über den Laptop vornehmen.
Einkaufszeit drastisch reduziert
Am Anfang der Zusammenarbeit wünschte sich ABB ein paar Funktionen, die ihr B2B-Geschäft noch effizienter gestalten würden: die Rechteverteilung innerhalb des Accounts zum Beispiel oder Guided Buying. Durch die enge Zusammenarbeit konnte Amazon Business schnell auf die Wünsche seines Kunden reagieren und entsprechende Tools implementieren. „Amazon ist ein Unternehmen, das sehr stark auf Kundenfeedback setzt“, sagt Florian Böhme, Director Amazon Business DACH. „Viele Funktionen haben wir gemeinsam mit unseren ersten Kunden – zu denen auch ABB gehört – weiterentwickelt. Heute profitieren alle unsere Kunden davon.“
Laut Böhme dauert es in vielen mittelständischen Unternehmen von der Bedarfsermittlung über die Produktsuche und Bezahlung bis zur Lieferung der gewünschten Produkte noch immer bis zu 18 Tage, einschließlich zahlreicher E-Mails und Freigabeschritte. „Mit Amazon Business können wir viele der Prozesse verschlanken und die Zeit auf durchschnittlich drei Tage reduzieren“, sagt er.
Weniger Freitextbestellungen, bessere Prozesse
Wenn Sven Eisel heute zurückschaut, kann er auf einen erfolgreichen Weg zurückblicken. Die Freitextbestellungen sind - je nach Bereich - teilweise um einen zweistelligen Prozentsatz zurückgegangen, die Prozesse aufeinander abgestimmt und die aufwendige Lieferantenneuanlage für Einzelbestellungen reduziert. Heute arbeiten neben Deutschland auch die ABB-Standorte in Österreich und den USA mit Amazon Business, ebenso wie das Headquarter in der Schweiz. Und bald können auch die ABB Kollegen in Italien und Spanien diese Vorteile nutzen. Insgesamt sind es zurzeit 42 legale Entitäten von ABB, die mit Amazon Business arbeiten.
Die internen Kunden können – bis auf Dinge, die gewissen Sicherheitsrichtlinien unterliegen – über den Online-Store prinzipiell alles kaufen. Und mit den Reports hat der Einkauf jederzeit die nötige Transparenz darüber, was von den Mitarbeitern bestellt wird.
ABB hat für den Einsatz von Amazon Business den ABX „Visionary Award“ erhalten, der das Unternehmen als Vorreiter und Vordenker in diesem Bereich auszeichnet. „Das macht uns sehr stolz“, so Eisel. „Wir haben die Lösung in Zusammenarbeit mit Amazon Business auf unsere Bedürfnisse hin optimiert. Man muss sich einfach mit den Prozessen beschäftigen und herausfinden, was für einen selbst funktioniert, um den Einkauf in seinem Unternehmen effizienter zu gestalten.“
Kurzinterview mit Florian Böhme, Director Amazon Business DACH
TECHNIK+EINKAUF: Herr Böhme, über die Digitalisierung der Procurement-Systeme reden wir schon eine Weile. Warum klappt es mit der Umsetzung nicht?
Florian Böhme: Wenn ich auf die Digitalisierung von Unternehmen in Deutschland schaue, ist der digitale Einkauf definitiv ein großes Chancenfeld. Doch wenn es darum geht, dieses Vorhaben umzusetzen, sehen sich viele Unternehmen mit Herausforderungen konfrontiert. Knapp 30 Prozent der Unternehmen sagen zwar, dass sie eine erfolgreiche digitale Transformation des Einkaufs geschafft haben, aber mehr als die Hälfte geben an, dass der Digitalisierungsprozess nicht geklappt hat. Der Grund dafür liegt oftmals an der eingesetzten Software. Die Nutzer kommen damit einfach nicht zurecht, da sie nicht auf ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Dadurch kann eine gewisse Zurückhaltung gegenüber den neu eingeführten Systemen entstehen und sie werden schlussendlich einfach nicht genutzt.
Was brauchen die Systeme, damit sie sich durchsetzen?
Böhme: Ich glaube, dass drei Dinge grundlegend wichtig sind: Das eine sind Self-Services. Das heißt, dass man eigenständig seine Lieferungen verfolgen, ein Call-Center anrufen und vorab Produktrezensionen lesen kann. Der zweite Punkt ist Automatisierung: Da geht es vor allem darum, immer wiederkehrende Abläufe zu erkennen und möglichst zu optimieren. Was kaufen die internen Kunden immer wieder ein? Wenn es bestimmte Rhythmen gibt, kann das automatisiert werden? Und der dritte wichtige Punkt ist die Nutzung der Daten: Einkaufsabteilungen möchten die Kontrolle über ihre Ausgaben haben. Durch den Einsatz von Multi-User Accounts in Onlineshops wie Amazon Business geben Einkaufsleiter zwar ein wenig diese Kontrolle aus der Hand, da nun unternehmensweit Mitarbeiter Waren bestellen können. Doch das steht nicht im Widerspruch zu dem Wunsch, den Überblick über die Kosten zu behalten. Durch die Analyse-Funktion von Amazon Business kann der Einkauf in Echtzeit alle Informationen zum Ausgabeverhalten der Mitarbeiter einsehen und daraufhin besser reagieren und strategischer planen.
Ist der Servicegedanke wichtiger oder zählen vor allem die Preise?
Böhme: Wenn Sie sich in eine mittelständische Einkaufsabteilung hineinversetzen, dann stehen sowohl personell als auch finanziell oft nicht allzu große Mittel für die Implementierung einer digitalen Einkaufslösung zur Verfügung. Da ist es für viele Unternehmen schon eine große Hilfe, wenn sie bei der Digitalisierung unterstützt werden – gerade auch wenn es darum geht, Ressourcen freizuschaufeln. Wir wollen gezielt entlasten und effiziente und kostensparende Einkaufslösungen bieten, um Kunden den Freiraum zu geben, sich der strategischen Arbeit widmen zu können.