Wie die Vulkan-Gruppe ihren Einkauf digitalisiert

Analoger Einkauf und händisch organisierte indirekte Beschaffung ist bürokratische Sisyphusarbeit, ein irrsinnig intransparenter und zeitaufwendiger Prozess für alle Beteiligten: Mitarbeiter stellen Anträge, schreiben Begründungen und füllen Formulare aus, bevor eine Abteilung ihre dringend benötigten Materialien erhält. Da verwundert es nicht, dass viele Angestellte aus Frustration und Bequemlichkeit kleine Bestellungen oft eigenmächtig tätigten, meist über Online-Bestellplattformen im sogenannten Maverick Buying. Das ist ein organisatorischer Albtraum für Einkaufsabteilungen! Denn bei diesen unkontrollierten Bestellungen lässt sich später nur mit viel Mühe nachvollziehen, wer was wann und wo gekauft hat, noch, ob die Bestellung nachträglich genehmigt und verrechnet werden kann. Der gesamte Prozess verschlingt massiv Ressourcen in allen Abteilungen – Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen.

So lief die indirekte Beschaffung beim Technologieunternehmen Vulkan bis vor fünf Jahren auch noch. Sie war – wie bei vielen Unternehmen im Mittelstand – ein zäher Ablauf. Eine mögliche Lösung: die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen.

45 einkaufsberechtigte Mitarbeiter

Die Wende kam mit der Umstellung auf eine digitale Bestellplattform. Auf diese Weise hat die Vulkan-Gruppe ihre Einkaufs- und Bestellprozesse verschlankt und für ihre Mitarbeitenden signifikant vereinfacht. „Die Einführungsphase im Unternehmen war sehr kurz. Ich musste lediglich die entsprechenden Programme administrieren, einstellen und meinen Kolleginnen und Kollegen Accounts anlegen, sodass diese ihre benötigten Produkte für sich und ihre Abteilungen selbstständig beziehen konnten“, beschreibt Andreas Wallny, IT-Analyst bei Vulkan, die Umstellung. "Die Alternative, die uns Simple System geboten hat, war so einfach und überzeugend, dass wir uns gar nicht erst die Frage stellten, ob wir umstellen sollen oder nicht." Denn eine Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sei lange überfällig gewesen.

Maßgeblich für die Entscheidung war die Möglichkeit der ERP-Integration. Bestellanforderungen werden hier im Warenwirtschaftssystem des Kunden so angelegt, dass interne Unternehmensworkflows weiter genutzt werden können. So werden Bestellabläufe verschlankt und Prozesse beschleunigt. Vulkan hat in diesem Zuge insgesamt 45 Mitarbeitende – verteilt auf den ganzen Betrieb bis hin zur Entwicklungsabteilung – berechtigt, auf der Plattform einzukaufen.

Die Vereinheitlichung der Abläufe sorgt auch für mehr Transparenz: Sobald Mitarbeitende etwas über Simple System kaufen, erhalten der entsprechende Lieferant und die IT von Vulkan eine E-Mail. Die IT verarbeitet diese E-Mail und importiert sie in das ERP-System, sodass der Einkäufer mit der weiteren Abwicklung keine Arbeit mehr hat. „Daraus erstellen wir durch einen Arbeitsablauf im Hintergrund eine Bestellung, auf die dann eine Rechnungsprüfung erfolgen kann. Dadurch haben wir keine Lücke in der gesamten Beschaffungskette und der Prozess verläuft ohne manuellen Aufwand. Auch mögliche Fehler sind rasch geklärt und können, wenn nötig, frühzeitig korrigiert werden“, erklärt Wallny.

Bedienfreundlich und große Auswahl

Seit dem Umzug in die digitale Beschaffungswelt sind rund 18.000 Bestellpositionen ausgelöst worden, die einem fast siebenstelligen Betrag des Bestellvolumens entsprechen. Der Übergang gestaltete sich laut Wallny problemlos: „Die Plattform ist von den Kolleginnen und Kollegen sehr gut angenommen worden. Online zu handeln und einzukaufen, ist ja auch recht einfach. Und ob ich im Web nun Schuhe oder für die Firma die Materialien für das Büro kaufe, ist vom Vorgang her gleich.“

Neben der Bedienfreundlichkeit der Benutzeroberfläche waren das große Warenangebot und der direkte Kontakt zu den Lieferanten auf Simple System ausschlaggebend für die Wahl der Vulkan-Gruppe. Gerade während der Pandemie hat Simple System dem Unternehmen viele Vorteile geboten: Durch die langfristigen und engen Einkäufer-Lieferantenbeziehungen bestanden die Geschäftsbeziehungen weiter, der direkte Kontakt und das im Vorfeld geschaffene Vertrauen blieben erhalten. Das bot eine gute Ausgangslage, um gemeinsam durch die Krise zu gehen.

Digitaler Marktplatz mit persönlichen Geschäftsbeziehungen

Bei Simple System handelt es sich um eine neutrale Mehrlieferanten-Plattform. Seit 2000 stellt das Münchener Unternehmen lediglich den Marktplatz für Kunden und Lieferanten zur Verfügung, ohne sich in die direkten Bestellprozesse oder Geschäftsbeziehungen einzumischen. Kunden erhalten über die Plattform den sofortigen Zugang zum Sortiment von über 750 führenden Lieferanten im europäischen Raum.

Neben dem Partnermarktplatz, auf dem Lieferanten ihren Kunden individuell verhandelte Kataloge und Preislisten zur Verfügung stellen, bietet Simple System zudem noch den sogenannten offenen Marktplatz. Hier können Kunden Ad-hoc-Bestellungen bei neuen Lieferanten platzieren, um 100 Prozent ihres indirekten Bedarfs über eine Plattform decken zu können. Das ist vor allem wichtig, sollten einmal gewohnte Lieferanten ausfallen oder neue Bezugsquellen erschlossen werden müssen. Simple System unterstützt seine Kundschaft hier zudem mit einer umfassenden Einkaufsstrategie: So können Unternehmen etwa ihre ERP-Systeme mit der Plattform koppeln.

Auch der Beschaffungsprozess der Vulkan-Gruppe wurde so noch weiter optimiert: „Mehr als 90 Prozent der in Simple System getätigten Bestellungen würden ohne die Integration in unserem SAP ERP weder für den Wareneingang noch für die Rechnungsstellung zur Verfügung stehen“, erklärt Wallny.

Vom Katalog zum Mausklick

Es zeigt sich, dass der Weg vom ausgedruckten Katalog und klassischen Bestellformular hin zur elektronischen Lösung nicht so komplex und kompliziert ist, wie er zunächst scheint. Für Andreas Wallny und seine Kolleginnen und Kollegen ist der digitale Einkauf nicht mehr aus ihrem Arbeitsalltag wegzudenken. „Die Einführung von E-Procurement-Systemen und deren zahlreichen Anbindungs- und Modifizierungsmöglichkeiten unterstützen uns und auch andere Unternehmen beim Übergang in die Digitalisierung und können ein wichtiges Fundament für weitere Modernisierungsmaßnahmen sein”, zieht Wallny zufrieden ein zukunftsweisendes (Zwischen-)Fazit.