Frau am Laptop und Handy mit Suchschlitz

Digitales Einkaufen über die Amazon-Plattform ist auch für Profis effizient. (Bild: mrmohock - stock.adobe.com)

TECHNIK+EINKAUF: Herr Böhme, die letzten zwei Jahre und die letzten Maßnahmen bezüglich Lieferketten hat den Einkauf vor große Herausforderungen gestellt. Wie ist Amazon Business mit den Herausforderungen umgegangen und was hat sich in dieser Zeit getan?

Florian Böhme: Wir haben Themen, Innovationen und Produkte aufgegriffen, die Mehrwert für EinkäuferInnen bieten und in dieser Ausnahmesituation helfen. Unser Ziel ist es immer, vom Kunden aus zu denken und diesen bestmöglich zu unterstützen. Die Pandemie hat gezeigt, dass die Einkaufsabteilungen widerstandsfähiger und resilienter werden müssen. Hier spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle.

Das ist auch ein Grund, warum Online-Funktionen und Lösungen wie Amazon Business-so gefragt sind, weil sie eine Übersicht über verschiedenste Anbieter geben, die die gleichen Produkte anbieten. Das andere wichtige Thema, das wir sehen und aktiv vorantreiben, ist die nachhaltige Beschaffung: Wie kann ich klimafreundlichere und grünere Produkte einkaufen?

Die Beschaffenden achten im Einkauf darauf, sowohl robuster in der Lieferkette zu werden als auch auf Anbieter zu setzen, die ihnen auch in Krisenzeiten sehr gute Verfügbarkeiten bieten und dazu nachhaltige Produkte bieten. Wir verbinden eine digitalisierte und eine auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Beschaffung. Im Rahmen von “Climate Pledge Friendly” können Entscheider:innen eine wachsende Auswahl an Artikel – aktuell umfasst das Angebot Zehntausende Artikel und es werden täglich mehr – für den indirekten Einkauf wie Papierhandtüchern, Druckerpapier aber auch Laptops kaufen.

Welche Standards werden da angewandt?

Um als Climate Pledge Friendly gekennzeichnet zu werden, müssen Produkte einige Kriterien erfüllen. Zum Beispiel eine der von Amazon Business anerkannten und für den öffentlichen Sektor relevanten Nachhaltigkeitszertifizierungen wie den Blauen Engel oder die hauseigene Zertifizierung Compact by Design, andere Zertifizierungen sind etwa Energy Star und EPEAT. Mit Compact by Design werden Waren markiert, die ein effizienteres Design aufweisen. Denn wenn weniger Luft und Wasser eingesetzt werden, benötigen Produkte weniger Verpackung und lassen sich platzsparender versenden.

Haben die letzten zwei Jahre die Nutzung von digitalen Tools gepusht?

Die letzten Jahre haben nochmal ganz deutlich gemacht, wie wichtig die Digitalisierung ist, aber auch wie herausfordernd. In den letzten beiden Jahren mussten die Einkaufsabteilungen ihre ganze Kraft darauf richten, den Geschäftsbetrieb am Leben zu erhalten. Da blieb oft nicht viel Zeit für die Digitalisierung. Doch die Unternehmen machten sich große Gedanken wie sie elektronische Tools einsetzen können, die den Einkauf entlasten. Aber das ist manchmal leichter gesagt, als getan.

Mein Tipp wäre, dass die Unternehmen wirklich mutig sein sollten, auch wenn Änderungen Kraft und Energie kosten. Wenn jetzt die Mitarbeitenden wieder ins Büro zurückkehren, sollte alles daran gesetzt werden die Digitalisierung umzusetzen. Damit es nicht zu viel wird, empfehle ich immer Schritt für Schritt vorzugehen. Erst einmal kleine Veränderungen anstoßen, mit den Mitarbeitenden in den Abteilungen sprechen und beispielsweise Amazon Business testen.

Natürlich müssen erst einmal die Prozesse vereinheitlicht und optimiert werden, bevor es im nächsten Schritt des digitalen Einkaufs um die Automatisierung gehen kann. Also wirklich eine große Vision im Kopf haben, aber peu à peu voranschreiten – so sind wir auch bei uns vorangegangen.

Wie sieht es mit dem Wunsch nach transparenten Daten aus?

EinkaufsleiterInnen möchten Transparenz haben, gleichzeitig soll aber auch alles compliant sein, also, dass die Einkaufsrichtlinien eingehalten werden. Beiden Dingen werden wir gerecht. Ein konkretes hilfreiches Tool ist Amazon Business’s Guided Buying, das heißt wir übernehmen die Einkaufsregeln eines CPOs und sorgen dafür, dass alle regelkonform einkaufen.

Damit lassen sich Einkäufer:innen auf bestimmte Produkte und Lieferant:innen hinweisen, Einschränkungen und individuelle Informationen zu bestimmten Kategorien können eingerichtet und Einkaufspräferenzen bestimmt werden, – wenn etwa das Label Climate Pledge Friendly voreingestellt ist, dann werden diese Produkte bevorzugt angeboten – und das alles über ein Geschäftskonto, indem eine Gruppe erstellt und Richtlinien festgelegt werden. Aber wir sorgen auch dafür, dass die Rechnungen Steuernummern haben, damit die Bestellungen richtig verbucht werden können und vieles mehr. Die Datenstämme liegen alle digital vor – genau was ein CPO haben möchte.

Einkaufsprozesse der Mitarbeiter:innen werden somit zentral gesteuert. Zu wissen, wann, wo und wie eine Lieferung eintrifft, ist unablässig. Natürlich hält die Digitalisierung auch für dieses Thema – Transparenz – passende Lösungen bereit, entsprechende Investitionen zahlen sich für Unternehmen daher schnell aus.

Wie unterstützen Sie das mit Ihren Tools?

Wir haben zwei Sachen gemacht: Als erstes haben wir das Ein-Kreditoren-Modell eingeführt. Bisher hat jeder Händler seine eigenen Rechnungen verschickt und er musste dann beim Kunden als Kreditor angelegt werden. Das erzeugt einen riesigen Verwaltungsaufwand. Wir haben am 15. Februar diesen Jahres das Ein-Kreditoren-Modell bei Amazon Business gelauncht.

Das heißt, sie können den Account so einstellen, dass sie bei Händlern kaufen und die werden dann als ein Kreditor über Amazon abgerechnet. Das ist eine ganz frische Innovation und sie wird sehr gut angenommen, sowohl von kleinen als auch großen Unternehmen, und entlastet die Buchhaltung enorm. Zudem haben wir jetzt das „Amazon Business Punch-in“ gelauncht. Vor der Einführung von Punch-in mussten EinkäuferInnen den Einkaufsprozess in ihrer elektronischen Beschaffungsumgebung beginnen, um die Einkaufsrichtlinien ihres Unternehmens einzuhalten.

In einigen Fällen umgingen die Bestellenden diese Vorgabe und kauften wegen der vertrauten Oberfläche und der Bedienungsfreundlichkeit direkt bei Amazon Business ein. Durch Punch-in können Unternehmen ihren EinkäuferInnen nun erlauben, den Einkauf bei Amazon Business zu beginnen und die Bestellung im vorhandenen elektronischen Beschaffungssystem abzuschließen. So können Administratoren einen größeren Teil der Unternehmensausgaben zentral verwalten.

Vita Florian Böhme

Florian Böhme Portrait

Florian Böhme (Jahrgang 1977) arbeitet seit 2008 für Amazon. Zuerst im Bereich Haushaltsgeräte, später als Senior Category Leader für Videospiele und Software. Seit 2016 verantwortet er als Direktor den Geschäftsbereich Amazon Business in DACH und CEE, den Service für Geschäftskunden auf Amazon.de.

Was für technische Grundlagen benötigt man für das Punch-in?

Dazu ist natürlich eine enge Integration notwendig. Wenn ein Kunde Punch-Out könnte, beispielsweise über Ariba, Coupa oder Onventis, dann sind die technischen Voraussetzungen auch für Punch-In vorhanden. Der administrative Teil läuft dann im Hintergrund und der Beschaffende ist im gewohnten Look and Feel unterwegs. Damit gibt es eine höhere Akzeptanz und eine verbesserte Zufriedenheit, insbesondere bei den Mitarbeitenden im Einkauf, die ein solches Feature oft angefragt haben.

Sie hatten kürzlich eine neue Einkaufs-Fachkonferenz mit dem Namen Reshape gestartet. Was steckt dahinter?

Wir hatten bisher immer die Amazon Exchange (ABX) – das war eine Beschaffungskonferenz auch für ExpertInnen im Einkauf, die wir auf den europäischen Markt zugeschnitten haben. Mit der Reshape haben wir das erste Mal ein Format gewählt, dass wir global anbieten, weil auch unsere Kundinnen und Kunden global arbeiten und ihre Einkaufsabteilungen global verteilt haben.

In Pandemiezeiten natürlich alles virtuell. Und die Reshape war wirklich die erste globale virtuelle kostenlose Konferenz von uns. Es freut mich sehr, dass die Reshape dieses Jahr zum ersten Mal auch in Europa stattgefunden hat, in den USA bereits zum zweiten Mal. Die Veranstaltung richtete sich an Entscheidungsträger:innen und Fachkräfte aus den Bereichen Lieferketten und Beschaffung im öffentlichen und privaten Sektor, von Großkonzernen über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu Start-ups.

Das Ziel dieser Veranstaltung ist es, dass diese Branchenexpert:innen und Entscheider:innen aus dem Beschaffungswesen zusammenkommen und sich darüber austauschen, wie Unternehmen durch den Einsatz der neueste Einkaufsinnovationen einen Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen können. In Europa haben 1000 Branchenexperten teilgenommen und damit war es ein wirklich toller Erfolg.

Welche Herausforderungen sehen Sie in diesem Jahr für den Einkauf?

Wenn die Digitalisierung noch nicht geschehen ist, dann ist es höchste Zeit, dies zu tun. Wenn die Unternehmen jetzt nicht dafür sorgen, dass alle dezentral beschaffen können, dann baut man sich wieder ein riesiges Bottleneck auf. Die Arbeitszeit, die sie benötigen, um wirklich wichtige Projekte voranzubringen und größere Verträge zu verhandeln, die muss man schaffen, in dem man den „Tail Spend“ vereinfacht und optimiert.

Elektronische Tools, die Mitarbeiter:innen im Einkauf helfen, ihre Zeit noch effizienter zu nutzen, werden immer wichtiger, so etwa die elektronische Rechnungstellung oder automatisierte Genehmigungsprozesse. Damit schafft die Digitalisierung Zeit und Raum für neue Aufgaben. Wichtig in diesem Zusammenhang: Automatisierung und Digitalisierung müssen als Mehrwert verstanden werden und nicht als Konkurrenz.  Ich glaube, jetzt ist auch die Zeit zu hinterfragen, ob man jedes Produkt verhandeln muss.

Es gibt viele digitale Lösungen auf dem Markt, die zuverlässig liefern können und wenn da mal ein Händler ausfällt, ist ein anderer da, der ähnliche Produkte anbietet. Und das zweite ist die Nachhaltigkeit. Sie bestimmt zunehmend die Einkaufsentscheidungen. Es wird sehr genau hingeschaut, wo die Ware herkommt. Das treiben wir aktiv voran und sind da auch sehr gut aufgestellt. Durch die Digitalisierung haben wir die Möglichkeit, Kund:innen und Lieferant:innen aus der ganzen Welt zusammenzubringen und nachhaltige und lokale Produkte anzubieten.

Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren Initiativen gestartet, um ihrer sozialen Verantwortung gerecht zu werden. Das ist meiner Meinung nach ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. In Hinsicht auf eine zukunftssichere Beschaffung spielen die soziale Verantwortung und Nachhaltigkeit auch für uns als Amazon Business natürlich eine große Rolle. So haben wir haben zum Beispiel tausende deutsche Händler, die beispielsweise auch an den öffentlichen Sektor hervorragend liefern können.

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