7 Tipps wie Einkäufer im Home Office produktiv arbeiten

1. Legen Sie eine To-Do-Liste an

2. Planen Sie Ihren Arbeitstag mit Pausen

3. Vereinbaren Sie verbindliche Jour-Fixes per Telefon oder Video

4. Stimmen Sie Erwartungen und Ziele mit dem Vorgesetzten ab

5. Sorgen Sie für das richtige Equipment

6. Sperren Sie Ablenkungen aus

7. Vergessen Sie Ihr Privatleben nicht

Arbeiten im Home Office hat durchaus seine Vorteile: Der Weg zur Arbeit fällt weg und für manchen ist das Alleinarbeiten um einiges produktiver als das Großraumbüro oder die ständigen Meetings und Unterbrechungen in der Firma. Doch was, wenn das nicht so ist? Wenn man sich daheim einfach nicht richtig konzentrieren kann, die Familie nervt oder der Plan fehlt?

Dafür hat der Personaldienstleister Robert Half sieben Tipps zusammengestellt, damit aus dem Fluch vielleicht ein Segen werden kann. So arbeiten auch Einkäufer zu Hause gut und produktiv – ohne Ihre Freizeit zu opfern.

Tipp 1: Struktur durch To-Do-Liste

Während im Büro feste Abläufe, bestimmte Routinen und Prozesse dem Tag eine gewisse Struktur vorgeben, müssen Sie im Home Office selbst dafür sorgen.

Setzen Sie sich zum geplanten Arbeitsbeginn an den Rechner und starten Sie durch. Erstellen Sie eine Liste für den Tag: Was muss getan werden und mit welcher Priorität?

Noch wichtiger als eine To-Do-Liste zu erstellen ist, sich auch daran zu halten. Widerstehen Sie also der Versuchung, sich gemütlich noch einen zweiten oder dritten Kaffee zu genehmigen und durch die Zeitung zu blättern oder den Freund anzurufen.

Ihren Arbeitstag planen Sie am besten anhand Ihrer To-Do-Liste. Vergessen Sie aber die Pausen nicht! Wenn Sie Ihr Gehirn ununterbrochen auf Hochtouren laufen lassen, schaden Sie damit Ihrer Produktivität. Nach 90 bis 120 Minuten lässt die Aufmerksamkeit demnach nach.

Im Büro passieren Pausen oft ganz von selbst: Sie gehen in die Teeküche, halten einen kurzen Plausch an der Kaffeemaschine und arbeiten danach mit neuem Schwung weiter. Um im Home Office produktiv zu arbeiten, sollten Sie solche Pausen bewusst einplanen. Und sie auch machen – und zwar abseits des Schreibtisches! Ob Sie kurz vor die Tür gehen und frische Luft schnappen, Entspannungsübungen machen oder sich einen Snack gönnen, bleibt Ihnen überlassen. Hauptsache, Sie verbannen die Arbeit kurz aus Ihrem Kopf.

Nach der Pause ist ein guter Zeitpunkt, um sich die To-Do-Liste für den Tag noch einmal vorzuknöpfen: Liegen Sie im Plan? Sind gegebenenfalls Anpassungen nötig?

Flexiblere Arbeitszeiten gelten zwar als einer der größten Vorteile beim Arbeiten aus dem Home Office. Dennoch kann es helfen, wenn Sie für sich feste Arbeitszeiten definieren. So minimieren Sie die Gefahr, dass überlange Arbeitstage Ihre Freizeit auffressen.

Ein Nachteil, den das Arbeiten von zu Hause mit sich bringt: Sie werden weniger gesehen und gehört und müssen dafür sorgen, auf dem Radar zu bleiben. Der berühmte kurze Dienstweg fällt weg: Absprachen auf Zuruf und informelle Updates an der Kaffeemaschine gibt es hier nicht.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten und auch Ihren Kollegen kommunizieren. Vereinbaren Sie verbindliche telefonische Jour fixes, bei denen Sie Ihren Chef auf den aktuellen Stand bringen und Ihre Fragen an ihn loswerden können. Sinnvoll sind auch regelmäßige Teammeetings, womöglich sogar per Videokonferenz, damit Sie mit den Kollegen in Verbindung bleiben.

Für Ihren Arbeitgeber sind im Home Office tätige Mitarbeiter noch Neuland? Womöglich mussten Sie sogar Überzeugungsarbeit leisten, um von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Gerade dann ist es wichtig, dass Sie wissen, was Ihr Vorgesetzter von Ihnen erwartet, wenn Sie aus seinem Sichtbereich verschwinden.

Treffen Sie im Vorfeld genaue Absprachen. Auch darüber, innerhalb welcher Zeitspanne er mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen kann oder ob Sie auch im Home Office Präsenzzeiten haben, zu denen Sie immer ansprechbar sind. Halten Sie Ihren Chef permanent auf dem Laufenden. Gerade in den ersten Wochen in dieser neuen Arbeitssituation gilt: Besser überinformiert als uninformiert.

Geben Sie regelmäßige Wasserstandsmeldungen ab: Was haben Sie bereits erreicht? Woran werden Sie in den kommenden Tagen arbeiten? Welche Prioritäten haben Sie gesetzt?

Tipp 5: Voraussetzungen für die Arbeit schaffen

Stellen Sie sicher, dass Ihnen im Home-Office alle benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Und dass diese nicht zum Sicherheitsrisiko für das Unternehmen werden. Ein veralteter, unzureichend geschützter Rechner kann durchaus zum Einfallstor für Hacker werden. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder gegebenenfalls der IT-Abteilung darüber, was Sie benötigen, um sicher von zu Hause aus zu arbeiten.

Haben Sie alle erforderlichen Zugänge und Tools? Zum Beispiel zu gemeinsamen Kalendern und Projektlisten? Laufen alle benötigten Programme auf Ihrem Home-Office-Rechner? Ist die Kommunikation per Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams etc. sichergestellt? Und wer ist Ihr Ansprechpartner bei technischen Problemen?

Keine Kollegen, die einen von der Arbeit ablenken, keine Großraumbüro-Geräuschkulisse im Hintergrund – eigentlich bietet das Home Office perfekte Bedingungen, um konzentriert arbeiten zu können. Eigentlich! In der Realität sieht es oft ganz anders aus: An jeder Ecke lauern Ablenkungen! Die Schmutzwäsche müsste dringend gemacht werden, die bequeme Couch samt Fernseher ist nur ein paar Schritte entfernt. Und wer Kinder hat, bekommt das Ablenkungsprogramm ohnehin frei Haus.

Damit Sie sich im Home Office voll auf Ihre Arbeit konzentrieren können, ist es sinnvoll sich einen separaten Bereich dafür einzurichten. Das muss nicht gleich ein eigenes Arbeitszimmer sein, auch wenn das natürlich die Ideallösung ist. Wichtig ist, dass Ihr persönlicher, kleiner Home-Office-Bereich einzig und allein Ihrer Arbeit vorbehalten ist. Alles, was nichts damit zu tun hat, sollten Sie hier aussperren. Ihr privates Smartphone lassen Sie einfach woanders liegen und auch Ihre Post, die Sie gerade aus dem Briefkasten geholt haben, hat hier nichts verloren.

Wenn Sie es konsequent handhaben, werden selbst Kinder schnell verstehen, dass Sie nicht zur Bespaßung zur Verfügung stehen, sobald Sie in Ihrer Arbeitsecke sitzen. Falls Sie zu den Menschen gehören, die sich nur allzu bereitwillig von Hausarbeit ablenken lassen: Setzen Sie Wäsche, Abwasch und Co. auf Ihre To-do-Liste für den Tag – in eigenen Timeslots außerhalb Ihrer Arbeitszeit! Oder als Pausenaktivität.

Neben der besseren Konzentration bringt ein klar abgegrenzter Arbeitsbereich noch einen weiteren Vorteil mit sich: Sie können ihn verlassen, wenn Ihr Arbeitstag um ist. Zu Hause zu arbeiten birgt nämlich die Gefahr, dass sich Arbeit und Privatleben vermischen. Im schlimmsten Fall kommen Ihr Leben und Ihre Familie zu kurz.

Deshalb ist es wichtig, klare Grenzen zu ziehen: Arbeit ist Arbeit und Freizeit ist Freizeit. Machen Sie allen Beteiligten klar, wann Sie für wen verfügbar sind. Das gilt nicht nur für Ihre Kollegen und Vorgesetzten, sondern auch für Ihre Familie. Es ist okay, ausnahmsweise einmal eine dringende Anfrage außerhalb Ihrer eigentlichen Arbeitszeit zu beantworten. Aber eben nur in Ausnahmefällen. Genauso müssen während Ihrer persönlichen Bürozeiten mal zehn Minuten drin sein, um ein aufgeschlagenes Knie mit einem Kinderpflaster zu verarzten.