Kugelschreiber auf einem Blatt Papier mit einem Hinweis zu Alternativangeboten

Bei bestimmten Projekten sind Ausschreibungen Pflicht. Doch diese sind nicht trivial. (Bild: blende11.photo - stock.adobe.com)

„Wegen der unsinnigen Richtlinie müssen wir bei dem Preis noch eine Ausschreibung durchführen. Können Sie dies bitte mal bis Freitag machen?“ Diesen oder einen ähnlichen Satz haben viele von Ihnen sicherlich schon einmal gehört und sich dabei wahrscheinlich genauso aufgeregt wie ich.

Zum einen werden Ausschreibungen durchgeführt, weil sie zu erheblichen Kosteneinsparungen führen können und nicht weil es irgendeine Richtlinie besagt. Zudem dauert eine professionelle Ausschreibung schnell mal zwei bis drei Monate und nicht ein paar Tage.

Ich erhalte sehr oft Anfragen für Ausschreibungen und diese gehören auch zu den Maßnahmen, die zu den größten Einsparungen für den Kunden führen. Aber eben nur dann, wenn man es richtig macht.

Leider werden Ausschreibungen jedoch oft falsch durchgeführt, wodurch die gewünschten Ziele nicht erreicht werden. Zum einen liegt dies wie gesagt daran, dass man sich nicht genügend Zeit dafür nimmt und man einfach keinen „Fahrplan“ hat.

Ein weiterer Grund ist, dass man immer wieder die gleichen Lieferanten einbindet, anstatt auch mal über den deutschen oder europäischen Tellerrand zu schauen.

Doch oft ist es noch viel simpler: Man gibt den potenziellen Lieferanten nicht genügend Informationen, sodass die Lieferanten entweder falsch anbieten oder erst gar nicht motiviert sind, mitzumachen. Über eines muss man sich nämlich im Klaren sein: Nicht alle Firmen warten sehnsüchtig darauf, an einer Ausschreibung teilzunehmen – vor allem nicht in der aktuellen Situation, in der die meisten Unternehmen kapazitiv sowieso mehr als ausgelastet sind.

Der Autor: Hans Boot

Hans Boot ist Partner bei der Durch Denken Vorne Consult GmbH, eine auf Einkauf und SCM spezialisierte Unternehmensberatung. Zuvor war er über zwölf Jahre als Führungskraft im Einkauf unterschiedlicher Unternehmen tätig. Seine Kolumne erscheint exklusiv auf Technik-Einkauf.de

Zumindest dieser letzte Fehler lässt sich relativ leicht vermeiden. Dazu sollten Sie nur einige Tipps beherzigen.

  • Beschreibung: Beschreiben Sie den Artikel oder die Dienstleistung so gut wie möglich, damit sie nicht unzählige Fragen der Lieferanten beantworten müssen.
  • Menge: Geben Sie nicht nur die geplante Jahresmenge, sondern auch die Lieferlosgrößen an.
  • Zeichnung: Am besten als PDF und als STEP-, DXF-und/oder DWG-Datei
  • Stückliste: Diese geben Sie so detailliert wie möglich an.
  • Verpackungsvorschriften: Falls möglich nutzen Sie Ihre Standard-Verpackungsrichtlinien und beschreiben die Sonderbedingungen.
  • Incoterms: Hier würde ich immer zwei Angebote anfragen, für EXW und für DDP bzw. DAP.
  • Abgabedatum: Ich persönlich arbeite gerne mit einem Ausschreibungsplan, in der die jeweiligen Phasen (Longlist, Shortlist, finale Verhandlung, Vertragsphase) beschrieben sind, damit die potenziellen Lieferanten genau wissen, was auf Sie zukommt.
  • Prüfvorschriften: Dies ist vor allem wichtig, wenn es für den betroffenen Artikel spezielle Prüfvorschriften gibt, zum Beispiel, wenn es sich um ein Sicherheitsteil handelt.
  • Angebotsvorlage: Ich sende immer gerne eine Excelübersicht mit, die der Lieferant dann für sein Angebot nutzen soll. So reduziere ich den Aufwand bei der Erstellung einer Preismatrix. Falls möglich sollten Sie dort direkt eine Aufschlüsselung (Open book) vornehmen.

Schon bei diesen an sich logischen Informationen hapert es bei vielen Ausschreibungen. Genauso wichtig sind jedoch folgende:

  • Ansprechpartner für Rückfragen: Da Sie wahrscheinlich nicht alle technischen Fragen beantworten können und Sie zudem ja nicht als Zwischenperson fungieren möchten, sollten Sie immer einen Ansprechpartner für solche technischen Fragen benennen. Dies hilft Ihnen direkt auch bei der Bewertung der Lieferanten, da seine Fragen sehr viel über die Kompetenzen aussagen.
  • Beschreibung zum eigenen Unternehmen: Nicht alle Unternehmen warten ungeduldig auf die nächste Ausschreibung, zudem sind selbst Marktführer nicht überall auf der Welt bekannt. Aus diesem Grunde ist es immer hilfreich, ein wenig „Marketing“ für das eigene Unternehmen zu machen. Neben ein paar schöne Salesflyern sollten Sie den Lieferanten auch wissen lassen, wie groß der gesamte Kuchen ist, von dem er durch die Ausschreibung ein Stück abhaben könnte. Eine Ausschreibung bedeutet auch immer viel Aufwand für den Lieferanten, ein kleiner Motivationsschub kann da nicht schaden.

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