Einkauf mit SAP: Warum Ariba nicht für jedes Unternehmen geeignet ist

Auch Einkaufsprozesse müssen langsam aber sicher digitalisiert werden. Doch lohnt sich – angesichts des nahen Wartungsendes der SAP Business Suite 7 noch, weiter in das SAP SRM bzw. SAP SLM zu investieren? „Kommt ganz darauf an“, meint Mike Rübsamen, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens 2bits, das auf den SAP-basierten Einkauf spezialisiert ist. SAP selbst fokussiert mit dem Ariba-Netzwerk und der Echtzeit-ERP-Suite S/4HANA aktuell zwei alternative Möglichkeiten, die jedoch nicht für jedes Unternehmen geeignet sind.

S/4HANA in weiter Ferne

So kommt Ariba als Public-Cloud-Lösung für Einkaufsorganisationen nur eingeschränkt in Frage, die besonders großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit legen. Ähnliches gilt, wenn branchentypische und regionale Spezifika berücksichtigt werden müssen, da Ariba stark standardisierte Beschaffungsprozesse mit geringen Anpassungsbedarfen unterstützt.

Dann schon eher S/4HANA. Die neue Business Suite bietet die gleichen Procurement-Funktionen, die bisher als SAP Materials Management (SAP MM) und SAP SLC verfügbar sind – scheint aber für viele Unternehmen noch in weiter Ferne zu liegen.

Nach der aktuellen Investitionsumfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) jedenfalls wollen zwei Drittel der Mitgliedsunternehmen in den nächsten drei Jahren am herkömmlichen ERP festhalten oder sind noch unentschlossen, was die S/4HANA-Migration betrifft.

Wartung der SAP Business Suite bis 2025

Was aber bedeutet das für die Einkaufsorganisationen, die einem steigenden Handlungsdruck ausgesetzt sind? Um die Zusammenarbeit mit den Lieferanten effizienter zu gestalten und gesetzlichen Vorgaben zu genügen, müssen die Prozesse zunehmend digitalisiert und neue IT-Funktionen in Betrieb genommen werden.

2bits-Geschäftsführer Mike Rübsamen hat dafür eine Faustregel parat: „Ist für die nächsten drei Jahre kein S/4HANA-Umstieg geplant, ist es sinnvoll, noch in die vorhandenen SAP-Einkaufslösungen zu investieren.“ Da die Wartungszusage für die SAP Business Suite 7 bis 2025 gilt, wird der Kunde mit regelmäßigen Software- und Sicherheits-Updates versorgt.

Anders hingegen sieht es aus, wenn die Migration auf S/4HANA innerhalb der nächsten drei Jahre erfolgen soll. Dann empfiehlt es sich für die Einkaufsorganisationen, mit größeren Systemanpassungen bis zur Inbetriebnahme der Echtzeit-ERP-Suite zu warten. Um dennoch flexibel auf die aktuellen Anforderungen reagieren zu können, haben sie die Möglichkeit, die fehlenden Funktionen und Prozesse mit speziellen Cloud-Lösungen abzubilden. Eine weitere Option stellen integrierte Übergangslösungen dar, bei denen die Einkaufsfunktionen direkt in die bestehende SAP-Landschaft eingebunden werden. Mit vereinfachten und modernen Benutzeroberflächen werden die Prozesse attraktiver und smarter.

Kostenneutrale Übergangslösung

Eine integrierte Übergangslösung als ERP-Add-on bietet Anwendern viele Vorteile, allen voran kaufmännischer Natur. Da das vorhandene SAP SRM nicht mehr gebraucht wird, kann es sich um ein kostenneutrales Projekt handeln: Die Ausgaben für die neue Lösung werden durch Einsparungen bei der entfallenden Hardware kompensiert.

Zudem wird die zuvor komplexe Systemlandschaft aus ERP, SRM, Katalog und Content Management auf ein einziges System reduziert, was die Gesamtbetriebskosten (TCO) deutlich senkt. Die direkte Einbindung in die ERP-Landschaft schafft eine hohe Datensicherheit und konsistente Datenbasis, gleichzeitig wird der spätere Umstieg auf S/4HANA vereinfacht.

Roadmap für S/4HANA entscheidet

Mit S/4HANA können die Einkaufsorganisationen dann eine In-Memory-Plattform nutzen, die deutliche Performancesteigerungen sowie verbesserte Auswertungen, Planungen und Simulationen ermöglicht. Hinzu kommt die Oberflächentechnologie SAP Fiori, die die Zugriffe auf die benötigten Funktionen stark vereinfacht und mobil zur Verfügung steht.

Künftige Investitionsentscheidungen im SAP-basierten Einkauf sollten sich also an der allgemeinen Roadmap für S/4HANA in einem Unternehmen orientieren. Daneben spielt es eine Rolle, welche Einkaufsprozesse bereits elektronisch laufen und welche künftig digitalisiert werden sollen, um das Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen.