Maler, der den Boden um sich herum bemalt hat, jetzt aber aus der einzigen Ecke, die er noch nicht bemalt hat, und auf der er steht, nicht mehr heraus kommt

Fehler passieren. Wichtig ist, mögliche Lösungen zu kennen. (Bild: WITTAYA/Adobestock)

| von Michael Godek, Dörte Neitzel
Aktualisiert am: 02. Okt. 2020

Der industrielle und technische Einkauf ist weitgehend professionalisiert. Trotzdem fallen Unternehmen einige gravierende Fehler in der Beschaffung immer wieder auf die Füße.

Das kann damit beginnen, dass ein Ist-Zustand nicht richtig analysiert wird oder das Ziel schwammig formuliert ist. Manchmal werden auch schlicht die Hausaufgaben nicht erledigt. Da werden Bestellmengen zu hoch oder zu niedrig eingeschätzt oder ein zu großer Sicherheitsbestand gewählt.

Es gibt einige Fehler, die immer wieder gern gemacht werden, obwohl sie die Einkaufsleistung erheblich schmälern, weil sie Zeit und Geld kosten. Wir sagen, welche das sind und wie Sie sie vermeiden.

1. Abhängigkeit von nur einem Lieferanten: den Wettbewerb beleben!

Stammlieferanten sind dem Einkauf lieb – und zugleich teuer. Häufig gehen Ausschreibungen bevorzugt an langjährige Lieferpartner. Der Vorteil: Man kennt sich, hat Erfahrung in der Zusammenarbeit, ist aufeinander eingespielt und setzt auf eine gewachsene Loyalität. Das ist ein wichtiger Faktor.

Dass dieses Kalkül nicht immer aufgeht, zeigt das Beispiel Prevent und Volkswagen. Der Zulieferer stoppte zeitweise alle Lieferungen an den Automobilkonzern.

Aber nicht nur das: Auch die Corona-Pandemie zeigte Unternehmen, die sich nur auf einen Zulieferer verlassen und auf Single Sourcing setzen, ihre Grenzen auf. Als Lieferketten wegbrachen, mussten sie schnell für regionalen Ersatz sorgen. Eine Mammutaufgabe!

Auch Studien belegen: Mehr und häufigerer Wettbewerb reduziert Abhängigkeiten und sorgt für Einsparung. Dafür müssen die Unternehmen allerdings deutlich mehr in die Marktrecherche investieren, wenn sie auf die Mehrquellenbeschaffung umsatteln wollen. Was Sie über Multiple Sourcing wissen müssen, erfahren Sie hier.

Problematisch wird es, wenn das gewünschte Gut in der gewünschten Qualität, tatsächlich nur bei einem Lieferanten zu haben ist. So besitzt etwa Taiwan Semiconductor (TSC) ein Quasi-Monopol für besonders leistungsfähige Industrie-Halbleiter.

2. „Handlanger“ Einkauf: früher mitmischen!

Der Einkauf „fügt“ sich häufig noch zu sehr in seine angestammte Rolle als Bestellabwickler. Dabei könnte er, so Einkaufsberater Markus Füchtenbusch von Convivax, seine Schlüsselrolle an der Schnittstelle zwischen Produktionern und Technikern ausspielen: bei Lieferanten frühzeitig Innovationen einfordern, diese im Auge behalten und weiter vorantreiben sowie Warengruppenstrategien maßgeblich mit entwickeln.

Dadurch würden die Planungssicherheit erhöht und die Zeiten bis zu den Produktionsstarts verkürzt. In den meisten Unternehmen gibt es dafür aber keine standardisierten Prozesse. Zudem benötigt es eine enge Kommunikation zwischen den Abteilungen sowie ein tiefes technisches Verständnis des Einkäufers.

3. Zu teure Kleinmengen: Volumenverträge verhandeln!

Statt die Einspareffekte einer Volumenbündelung auszunutzen, regiert die Beschaffung lediglich auf Teilmengen-Anforderungen der Produktion. Daraus resultiert eine Vielzahl an kleinen Bestellungen zu höheren Kosten und dies nicht selten an mehrere angestammte Lieferanten nach dem Motto „Jeder bekommt ein Stück von Kuchen“.

Die Lösung: Vereinbaren Sie auf Basis einer Gesamtmengen-Vereinbarung flexible Preismodelle mit Lieferanten. Ein solches Vorgehen können Sie beispielsweise über Rahmenverträge oder Abrufkontrakte festlegen.

Ein Mann sitzt auf einem Ast und sägt ihn so ab, dass er herunterfallen wird, wenn er fertig ist
Wer Fehler im Einkauf immer wieder macht, sägt irgendwann den Ast ab, auf dem er sitzt. Wir haben Lösungsvorschläge. (Bild: photoschmidt(Adobestock)

4. Spielräume ausgeschöpft: technische Optimierungshebel nutzen!

Der Einkauf bevorzugt kaufmännische und operative Hebel wie Ausschreibungen oder spezielle Verhandlungstaktiken. Technische und produktstrategische Ansätze, zum Beispiel die Änderung von Spezifikationen oder Entfeinerungen, bleiben weitgehend unberücksichtigt.

Durch Standardisierung und Modularisierung ließen sich, so Berater Füchtenbusch, Produktranges mit deutlich weniger Teilen erzeugen. Gleiche Bauteile können in großer Menge kostengünstig beschafft und erst am Ende zu „individuellen“ Produkten zusammengefügt werden.

Zusätzlicher Effekt: geringere Gemeinkosten durch weniger Bestellvorgänge.

5. Fehlende Selbstkontrolle: mit Kennzahlen planen und messen!

Überkapazitäten werden eingekauft und bleiben liegen. Oder Lieferanten werden überhaupt nicht bewertet. Laut dem BME-Kompendium „Top-Kennzahlen im Einkauf 2017“ werden zirka 29 Prozent aller Lieferanten bewertet, knapp 70 Prozent davon für Produktionsmaterial. Rund zwölf Prozent der bei der Erhebung Befragten gaben allerdings auch an, dass sie gar keine Lieferantenbewertung durchführen.

Die Lösung: Dabei lassen sich Ist- und Sollzustände gut quantifizieren. Dabei helfen Kennzahlensysteme, sogenannte KPIs (Key Performance Indicator). Anhand derer lassen sich Erfolg oder Misserfolg objektiv beurteilen.

6. Liefermängel: Ansprüche rechtssicher machen!

Eine fehlerhafte Charge ist angekommen: Der Einkäufer ruft verärgert beim Lieferanten an und beschwert sich über den gelieferten „Mist“.

Das reicht aber nicht, um die Gewährleistungsansprüche zu sichern. Diese müssen in Art und Umfang genau beschrieben werden. aus Beweisgründen geschieht das am besten schriftlich.

Auch dürfen Sie damit nicht warten. „Unverzüglich“ heißt es im entsprechenden Paragraphen des Bürgerlichen Gesetzbuches zur Anfechtungsfrist. Der Hinweis auf einen erkrankten oder urlaubenden Mitarbeiter zieht vor Gericht nicht.

Eine Lösung: Vereinbaren Sie eine längere Prüf- und Rügepflicht individualvertraglich.

7. Lieferausfälle durch Insolvenz: Risiken rechtzeitig erkennen!

Allzu häufig werden Einkäufer von einer wirtschaftlichen Schieflage oder Insolvenz eines wichtigen Lieferanten überrascht. Oft wurde zuvor die notwendige systematische Beobachtung der Zulieferer sträflich vernachlässigt.

Die Lösung: Frühindikatoren wie wiederholte Lieferverzögerungen oder Meldungen von Vorlieferanten über Zahlungsverzüge dürfen nicht unbemerkt bleiben. Hilfreich ist eine Checkliste für alle beteiligten Mitarbeiter. Eine sichere Methode ist auch ein kontinuierliches Lieferanten-Scanning mithilfe eines Wirtschaftsinformationsdienstes, der Auffälligkeiten automatisch meldet.

8. Planlos beim Einkauf: Verhandlungsstrategien festlegen!

Verkäufer sind schlau. Manche verstehen es, in schwierigen Einkaufsgesprächen die Techniker bzw. Produktioner und die Einkäufer gegeneinander auszuspielen. Daher ist es sehr wichtig, dass Fachabteilung und Einkauf eine Sprache sprechen und abgestimmte Alternativen in der Hinterhand haben.

Die permanente Suche nach Alternativlieferanten und deren Eignungsprüfung anhand von Material- oder Produkttests und Recherchen über die Zuverlässigkeit ist ein absolutes Muss. Damit kann auch eingefleischten Technikern die Wechselangst genommen werden.

Hartnäckige Verhandlungspartner lassen sich durch Kosten- und Wertanalysen entwaffnen. Sie machen Qualitäten und Preise anhand von Benchmarkvergleichen transparent und objektiv bewertbar.

9. Zettelwirtschaft wie gehabt: Digitalisierung starten!

Sind auch Sie noch verhaftet in Excel-Tabellen und Einzelbestellungen per Mail? Funktioniert ja meistens auch gut in den eingeschliffenen Abläufen - abgesehen von dem ein oder anderen Problem hier und da. Doch auch, wenn es heißt: Never change a running system. Um das Thema Digitalisierung von Einkaufsprozessen kommt spätestens seit Beginn der Coroan-Pandemie kein Unternehmen mehr herum.

Die Lösung: Es muss nicht gleich der große digitale Rundumschlag mit Künstlicher Intelligenz oder der Digitalisierung der kompletten Lieferkette sein. Starten Sie mit kleinen und überschaubaren Projekten. Im ersten Schritt kann das zum Beispiel interne Prozesse zwischen Abteilungen betreffen. Oder die E-Rechnung einführen (E-Invoicing). Auch durch RPA (Robotic Process Automation) lässt sich der operative Einkauf mithilfe von Software-Robotern entlasten.

Mittelfristig sollten Sie etwa überlegen, wie Sie das Bestellsystem ihrer Lieferanten digital an ihr ERP-System oder ihr Warenwirtschaftssystem anbinden. So können Unternehmen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferavise automatisiert übertragen und elektronisch weiterverarbeiten.

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