Fuhrpark: Ab wann lohnt sich Outsourcing?

In vielen mittelständischen und großen Unternehmen hat sich Full-Service-Leasing mittlerweile als Finanzierungsmethode für den Fuhrpark etabliert, wie die aktuellen Ergebnisse des Corporate Vehicle Observatory (CVO) unter 3 634 Flottenverantwortlichen zeigen. Demnach ist Leasing mit Kilometervertrag seit Jahren die Hauptfinanzierungsmethode bei Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern.

Anders als beim Kauf wird beim Leasing kein Unternehmenskapital gebunden. Das erhöht die Liquidität, was Zinsvorteile mit sich bringt, und setzt finanzielle Ressourcen für andere wichtige Investitionen frei. Zudem wirkt sich Leasing positiv auf die Unternehmensbilanz aus: Geleaste Fahrzeuge müssen darin nicht aufgeführt werden (ggf. jedoch bei Bilanzierung nach IFRS bzw. US-GAAP). Juristischer Eigentümer bleibt die Leasinggesellschaft, die die Fahrzeuge bilanziert, was sich wiederum zugunsten des Unternehmens auf die Eigenkapitalquote auswirkt. Darüber hinaus sind Leasingraten als Betriebsausgaben steuerlich sofort abzugsfähig.

Den geringstmöglichen Verwaltungsaufwand sowie eine Vielzahl finanzieller Vorteile haben Unternehmen, wenn sie ihre gesamte operative Fuhrparkverwaltung an einen externen Dienstleister auslagern. Einer dieser Vorteile ist beispielsweise die Übernahme von Serviceleistungen wie Wartung und Reifen, Tankkarten- und Kraftstoffmanagement. Die übliche Belegabrechnung ist sehr aufwändig und erhöht die Prozesskosten – eine Auslagerung macht Kosten und Risiken wieder kalkulierbar. Doch ab wann beauftragt man ein externes Unternehmen mit  diesen Aufgaben?

Generell gilt: Outsourcing lohnt sich schon ab dem ersten Firmenwagen. Bereits die Auslagerung einzelner Prozesse im Fuhrpark bedeutet eine erhebliche Ressourcenersparnis. Grund dafür ist, dass die Firmenautos in Betrieben über alle Unternehmensgrößen hinweg zu einem enormen Organisationsaufwand führen, der gleichzeitig die Personalkosten in die Höhe treibt.

In kleinen und mittelständischen Betrieben, die keinen eigenen Fuhrparkverwalter haben, sind oft mehrere Personen mit der Verwaltung des Fuhrparks betraut. Das erhöht den personellen und organisatorischen Aufwand deutlich. Um diesen zu reduzieren, arbeiten externe Dienstleister gemeinsam mit strategischen Fuhrparkentscheidern im Unternehmen die Schwachstellen der Unternehmensflotte heraus und entwickeln gemeinsam Optimierungsmöglichkeiten. Die Effizienz des Fuhrparks steht dabei klar im Vordergrund.

Idealerweise geht das Outsourcing des Fuhrparkmanagements mit einer Finanzierung durch Full-Service-Leasing einher. Denn so profitieren Unternehmen nicht nur von  der operativen Entlastung, sondern gewinnen von der strategischen Erfahrung der externen Fuhrparkexperten. Zudem zeigt der Kostenvergleich von Kauf, Finanz­leasing und Full-Service-Leasing die wirtschaftlichen Vorteile von Full-Service-Leasing auf.

In der angeführten Beispielrechnung haben wir einen Audi A4 mit einer Laufzeit von 48 Monaten gewählt. Das Ergebnis: Auch wenn die Finanzierungs- und Leasing­rate bei dieser Finanzierungsform am höchsten ist, können dadurch bedeutende Einsparungen realisiert werden. Denn Kos­tenpunkte wie Kfz-Versicherung oder GEZ-Gebühren sind darin bereits enthalten.

Finanzielle Vorteile ergeben sich zudem durch die Weitergabe von Großkundenkonditionen oder durch Zinsvorteile. Auch Kosten durch ungeplante Reparaturen oder Verluste aus dem Verkauf von gebrauchten Fahrzeugen bleiben beim Leasinganbieter. Bei einem Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen können so bereits die Gesamtkosten für das Unternehmen um fast 200 000 Euro pro Jahr minimiert werden: Von ursprünglichen 8 786,16 Euro können die Kosten pro Fahrzeug auf 6 816,36 Euro sinken – das bedeutet Einsparungen von über 20 Prozent ab dem ersten Auto mit Full-Service-Leasing.

Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen führt die Auslagerung der Firmenflotte zu einer deutlichen Entlastung für die Fuhrparkverwaltung. Neben den finanziellen und unternehmerischen Vorteilen, die Full-Service-Leasing vereint, sind moderne und technologisch top ausgestattete Firmenautos zudem ein erfolgreiches Instrument zur Mitarbeitermotivation. Außerdem wirkt sich der Einsatz neuester Fahrzeugtechnik positiv auf den Verbrauch und damit auf die Betriebskosten und die CO2-Bilanz der Flotte aus.

Viele Gründe sprechen also für die Einbindung eines externen Dienstleisters in die Verwaltung der Firmenflotte. Es lohnt sich, die Fuhrparkverwaltung im Unternehmen nicht dem Zufall zu überlassen, sondern den richtigen Moment optimal zu nutzen.