So kommt die Beschaffung in drei Schritten wieder in Gang

Die Coronakrise hat massive Schwachstellen in den globalen Lieferketten offengelegt. Sie machte auch deutlich, wie wichtig es für Unternehmen ist, einen vollständigen Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu erhalten und den Beschaffungsprozess flexibel zu gestalten. Einkaufsleitern kommt dabei eine tragende Rolle zu.

Michael van Keulen von Coupa zeigt drei entscheidende Schritte auf, die Unternehmen helfen sollen, die unsicheren Zeiten zu überstehen.

Schritt 1: In die richtige Technologie investieren

Viele Unternehmen verwenden noch immer separate Systeme, um den Einkauf, die Warenannahme und die Rechnungsstellung abzuwickeln. Verantwortliche können ihre Ausgaben dadurch nur eingeschränkt überblicken. Gerade in wirtschaftlich schwachen Zeiten fällt es damit schwer ein robustes Unternehmen aufzubauen. Um dieses Problem zu lösen, sollten Einkaufsleiter nach einer Technologie suchen, die beide Kriterien vereint.

• Ganzheitlich: Um das Gesamtbudget möglichst effektiv einzusetzen, sollte die Technologie über einheitliche und sichere Cloud-Anwendungen für alle Transaktion im gesamten Unternehmen verfügen. Nur mit einem zentralen Datenbestand ist es möglich die nötige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben herzustellen.
• Intelligent: Anstatt die Daten manuell zu analysieren, erhalten Einkaufsleiter durch die Verwendung von Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen automatisch individuelle Empfehlungen zur Optimierung ihrer Ausgaben. Diese Erkenntnisse ermöglichen Führungskräften, kritische Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Finanzdaten und dem Ausgabenverhalten zu treffen.

Cloud-basierte Lösungen ermöglichen zudem innovative Zahlungstechnologien. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, welche die globale Wirtschaft heute fordert. Mit modernen Zahlungsprozessen können Unternehmen ihre Kunden und Geschäftspartner besser bedienen. So können sich Unternehmen mit Hilfe der Cloud direkt mit den bevorzugten Zahlungsplattformen der Lieferanten verbinden.

Digitale Wallets ermöglichen Geldbewegungen in Echtzeit, die auch automatisiert werden können. Die richtige Technologie bietet einen umfassenden Überblick aller Ausgaben über sämtliche Abteilungen, Regionen und Kategorien hinweg. Sie verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Finanz- und Beschaffungsabteilung ist dadurch in der Lage, schwierige Entscheidungen mit Zuversicht zu treffen.

In unsicheren Zeiten ist es entscheidend, die aktuelle Situation der Zulieferer zu kennen: Sowohl die Leistung als auch das Risiko jedes einzelnen Lieferanten können einen erheblichen Einfluss auf die Ausgaben haben. Eine Kurzschlussreaktion wäre alle Ausgaben des Unternehmens komplett zu stoppen und Bargeld zu horten, bis sich die Märkte erholen, aber diese Vorgehensweise ist zu kurz gedacht.

Jedes Unternehmen hat weiterhin einen Einkaufsbedarf, selbst wenn es nur für die Infrastruktur für Mitarbeiter im Home Office ist. B2B-Unternehmen sollten proaktiv mit Lieferanten zusammenarbeiten und Daten nutzen, um fundierte und schnelle Entscheidungen zu treffen. Auf diese Weise können Unternehmen besser erkennen, bei welchen Lieferanten sie möglicherweise größeren Risiken ausgesetzt sind, bei welchen der Betrieb wie gewohnt weitergeht und mit welchen Lieferanten sie neue kurzfristige Verträge abschließen können, um die organisatorische Flexibilität zu erhöhen.

Tatsächlich sollten die Verantwortlichen im Beschaffungswesen sogar in Erwägung ziehen, Lieferanten früher zu bezahlen oder gar neue Zahlungsstrukturen zu schaffen, die mit den Bedürfnissen ihres Unternehmens übereinstimmen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Lieferanten über die notwendigen Ressourcen verfügen, um weiterhin Produkte herzustellen. Auch Lieferanten wollen verstehen, wo ihre Kunden in solchen Zeiten stehen und wie sich die Situation auf ihre Kunden auswirkt.

Um die eigenen Mitarbeiter und Ressourcen effektiv einzusetzen, müssen Lieferanten das erwartete Auftragsvolumen kennen und wissen, ob dieses in die eine oder andere Richtung extrem schwanken könnte. Außerdem ist für sie wichtig, wie ihr Cashflow durch die Kundenbeziehungen beeinflusst wird. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen mit ihren Lieferanten eng zusammenarbeiten, um gemeinsam die Herausforderungen zu meistern. Schließlich sind auch Unternehmen von ihren Lieferanten abhängig – spätestens, wenn die Krise überwunden ist.

Sobald Unternehmen ihre Ausgaben mit Hilfe von Cloud-Technologie überblicken und das Lieferantenrisiko bewertet haben, können sie mit der Evaluierung von Zukunftsszenarien beginnen. War es die geografische Abhängigkeit, die die Aufrechterhaltung des Warenflusses schwierig machte? Ist es möglich den Lieferantenstamm zu diversifizieren, um geografische und andere Probleme zu lösen?

Neben diesen Fragen sollten Einkaufsleiter in Betracht ziehen, von einer Just-in-Time-Lieferkette zu einem Just-in-Case-Modell überzugehen. Denn die aktuelle Krise hat auch sorgfältig getaktete Lieferketten an ihre Grenzen gebracht. Die schwierigen wirtschaftlichen Zeiten werden aber nicht ewig andauern. Während viele Unternehmen im Überlebensmodus sind, schulen vorausschauende Einkaufsleiter ihre Mitarbeiter darin, agil zu arbeiten und den Markt im Blick zu behalten – vor allem wenn sich die Wirtschaft wieder erholt.

Mit einer besseren Transparenz über die Geschäftsausgaben und Lieferkettenrisiken können Unternehmen dank Cloud-Technologie fundierte Entscheidungen treffen: Das gilt für die Produkte, die sie kaufen, die Lieferanten, mit denen sie zusammenarbeiten und auch für die Möglichkeiten, die vereinfachte Zahlungsprozesse bieten. Letztlich stärkt es die Belastbarkeit von Unternehmen sowohl in Krisenzeiten als auch in guten Zeiten.

Leider sind viele Unternehmen noch nicht ausreichend auf die Zukunft vorbereitet. So ergab eine Umfrage von Gartner, dass 42 Prozent der CFOs eine zweite Welle von COVID-19 nicht in ihre Finanzszenarien einbeziehen, die sie für den Rest des Jahres 2020 entwickeln. Unternehmen sollten sich jetzt die Zeit nehmen, die Sichtbarkeit und Kontrolle über ihre Ausgaben erlangen, damit sie in einer besseren Position sind für das, was als nächstes kommen könnte.

Der Autor

Michael van Keulen, Chief Procurement Officer bei Coupa