Wie die Hoffmann Group den C-Teile-Einkauf digitalisiert

Ein knappes Angebot und extrem schwankende Rohstoffpreise sind kein Novum. Dass mehr oder weniger alle Rohstoffgruppen gleichzeitig Schwierigkeiten in der Beschaffung bereiten, ist allerdings neu und für den Einkauf extrem herausfordernd. Dies gilt umso mehr als die Nachwirkungen der Corona-Krise noch nicht komplett überwunden und die Entwicklungen in China schwer absehbar sind.

Damit sich der Einkauf darauf konzentrieren kann, müssen die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet werden. Das gelingt, indem Unternehmen zum Beispiel ihre C-Artikel-Beschaffung automatisieren. Leistungsstarke digitale Systeme, Lösungen und Plattformen gibt es bereits dafür.

Auf kritische Produkte fokussieren

Um die Versorgung sicherzustellen und einen reibungslosen Betrieb zu ermöglichen, muss der Einkauf über Sourcingstrategien verfügen, die hochflexibel und besonders schnell anpassbar sind. Dabei sollten sich die Einkäufer auf die dafür kritischen Assets konzentrieren:  Rohstoffe, halbfertige Produkte, spezielle Werkzeuge. Das Erarbeiten entsprechender Konzepte und das permanente Monitoring der Märkte ist jedoch zeitintensiv. Es ist deshalb wichtig, die Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben zu entlasten und die Beschaffung von C-Artikeln weitgehend zu automatisieren.

Das Problem: Mittelständische Betriebe haben oftmals bis zu 2000 Lieferanten gelistet – zu viele, um ein Digitalisierung- und Automatisierungsprojekt umzusetzen. In einem ersten Schritt gilt es deshalb, die Lieferantenbeziehungen auf maximal vierzig Systempartner zu konsolidieren. Bei der Auswahl der Lieferanten sollten Sortiment, Lieferperformance und Service genau unter die Lupe genommen werden.

Weniger Lieferanten, mehr Digitalisierung

Schlüssellieferanten mit deren Hilfe die Beschaffung von C-Artikel automatisiert wird, sollten zusätzlich bereits Digitalisierungsangebote und Daten bereitstellen. Das vereinfacht die Umsetzung des Projekts. Für eine langfristige Zusammenarbeit ist es außerdem notwendig, die Lieferfähigkeit auf Herz und Nieren zu prüfen. Dazu zählen Konzepte und Maßnahmen, die diese zur langfristigen Absicherung ihrer Lieferfähigkeit erarbeitet haben.

Angesichts der jüngsten Turbulenzen auf den Beschaffungsmärkten hat zum Beispiel die Hoffmann Group ihre Bestände erhöht. Wesentliche Anteile des Sortiments bezieht sie nun aus der EU, was die Wiederbeschaffung erleichtert. Darüber hinaus wurden die Logistikkapazitäten mit dem Bau der LogisticCity in Nürnberg verdreifacht und ein Servicezentrum, das die Wiederaufbereitung von Werkzeugen und die Kalibrierung von Messmitteln anbietet, auf dem Gelände angesiedelt. Die Konzentration auf wenige Lieferanten ermöglicht es dem Einkauf im nächsten Schritt aufgrund erhöhter Auftragsvolumina bessere Konditionen zu verhandeln und häufiger Skonti mitzunehmen. Das senkt die Beschaffungskosten weiter.

Gut versorgt mit Ausgabesystemen

Bei der Automatisierung der C-Artikelbeschaffung spielen Warenausgabesysteme für bestandsgeführte C-Artikel wie Garant Tool24 eine zentrale Rolle. Diese sind in der Lage, sowohl den Bestellprozess als auch die Ausgabe der Artikel an die Mitarbeiter komplett abzuwickeln. Das Einsparpotenzial ist enorm. Das gilt vor allem dann, wenn nur eine Rahmenbestellung getätigt und der Soll-/Ist-Bestand beim Befüllen des Schranks erfasst wird.

Laufen Nachbestellungen über den Ausgabeautomaten und wird der Prozess bis zur Rechnungsstellung digitalisiert, erfolgen auch Skontoabzüge automatisch – das ist ein weiterer Vorteil. Legt man nun zugrunde, dass in der Fertigung eine Entnahme aus der Materialausgabe mit allen Folgeprozessen unter einer Vollkostenbetrachtung zwischen 20 und 25 Euro kostet, zahlt sich die Anschaffung rasch aus.

Bestände und Artikelvielfalt konsolidieren, Kapitalbindung senken

Ausgabeautomaten stellen Werkzeuge rund um die Uhr zur Verfügung. Ist ein Meldebestand erreicht, schickt das System eine Nachricht an den Einkauf oder bestellt direkt nach. Infolgedessen können sowohl die Umlaufbestände als auch die Lagerflächen reduziert werden, denn in der Regel genügt es, einen Zwei- bis Dreiwochenbedarf zu bevorraten.

Weil ausgewählte Arbeitsmittel zu jeder Zeit zur Verfügung stehen und sich die Mitarbeiter am System authentifizieren müssen, wenn sie Artikel benötigen, nehmen sie sich nur das, was sie gerade brauchen, ohne zu hamstern. Zudem werden die Mitarbeiter bezüglich der entstehenden Kosten sensibilisiert, da bei jedem Produkt der Katalogpreis angezeigt wird. Infolgedessen sinkt das Bestandsvolumen an C-Artikeln und die damit einhergehende Kapitalbindung. Entnahmen werden stets korrekt verbucht und Fehlbestände gehören der Vergangenheit an.

Damit im Ausgabeschrank genügend Platz vorhanden ist, sollte auch eine Konsolidierung der vorgehaltenen Produkte in Erwägung gezogen werden. Bei Schutzhandschuhen decken beispielsweise zehn Modelle der Garant Master Serie plus zwei silikonfreie, LABS-konforme Modelle sämtliche Gefahren im mechanischen Bereich ab. Einkäufer, die sich auf diese zwölf Modelle fokussieren, müssen weniger Modelle vorhalten; die Mitarbeiter erhalten stets hochwertige Handschuhe der Oberklasse. Das kommt in der Regel gut an.

ROI innerhalb weniger Wochen

Die Implementierung einer Beschaffungslösung inklusive Ausgabesystem sollte allerdings gut geplant sein. Die Berater der Hoffmann Group nehmen sich deshalb nicht nur Zeit, um Fragen zur Konfiguration, zur Bestückung und zum Aufstellungsort zu besprechen, sondern klären wichtige Fragen persönlich vor Ort. Bei dieser Gelegenheit wird auch diskutiert, ob neben Werkzeugen auch Leihartikel, Mess- und Prüfmittel oder gar Schlüssel über das System verwaltet werden sollen.

Ist das Konzept erstellt, können manche Kunden bereits zwei Wochen später das System in Betrieb nehmen. Ist auch eine ERP-Integration gewünscht, kann das Projekt auch mehrere Monate dauern. Abhängig von den internen Abläufen im Unternehmen amortisiert sich die Lösung üblicherweise innerhalb weniger Monate. Bei 1.000 Entnahmen pro Tag und 25 Euro Kosten pro Entnahmevorgang ist ein Return on Investment (ROI) auch bei sehr großen Anlagen, nach wenigen Monaten erreicht.

Damit neben Bestandsmaterial akute Bedarfe und Sonderbedarfe schnell und unkompliziert gedeckt werden können, ist es sinnvoll, zusätzlich zum Ausgabeschrank eine Anbindung an eine digitale Beschaffungsplattform wie beispielsweise Simple System oder den eShop der Hoffmann Group zu installieren. Letztere stellt auch kundenspezifische elektronische Kataloge bereit, über die es sich bequem zu den vereinbarten Konditionen bestellen lässt.

Hin zur Kreislaufwirtschaft

Ein weiteres Einsparungspotenzial und ein Plus an Nachhaltigkeit lässt sich außerdem erschließen, indem die maximale Nutzungsdauer der Werkzeuge voll ausgeschöpft wird. Vor allem höherpreisige Werkzeuge bieten wirtschaftliches Potenzial. Ein Vollhartmetallbohrer kann zum Beispiel bis zu viermal nachgeschliffen werden. Wird das Werkzeug mit Originalschliff und Originalbeschichtung aufbereitet, ist der Leistungsunterschied zum Neuwerkzeug kaum spürbar.

Die Kosten liegen bei rund 30 Euro pro Artikel und sollten 50 Prozent des Neupreises nicht übersteigen. Wird der Lebenszyklus eines Tools auf diese Weise verlängert, ist es möglich, in der Fertigung den Verbrauch an Hartmetall deutlich zu reduzieren und einen wertvollen Beitrag zur Schonung der natürlichen Ressourcen zu leisten. Danach besteht die Möglichkeit, das Werkzeug zu recyceln und das Hartmetall wieder zu Rohhartmetall zu verarbeiten.

Über ihre Warenausgabesysteme unterstützt die Hoffmann Group übrigens auch die Vergabe nachgeschliffener Werkzeuge an die Mitarbeiter. Haben diese die Wahl, entscheiden sie sich meistens für das Neuwerkzeug. Über die Ausgabesysteme kann die Fertigungsleitung jedoch steuern, dass in bestimmten Fällen gebrauchte oder nachgeschärfte Werkzeuge zugewiesen werden. Erfahrungsgemäß sinkt der Werkzeugverbrauch bei Kunden mit einem Ausgabesystem dauerhaft um bis zu 25 Prozent.

Autor: Markus Decker