Warum TransnetBW im Nachforderungsprozess auf KI setzt

Wenn Infrastrukturprojekte sich verzögern oder teurer werden, trifft die Schuld selten allein die Bauunternehmen. Auch komplizierte Verträge, veränderte Rahmenbedingungen und der zunehmende Fachkräftemangel erschweren dem Einkauf das Claims-Management – besonders für Netzbetreiber mit milliardenschweren Investitionsplänen. TransnetBW, verantwortlich für das Hochspannungsnetz in Baden-Württemberg, erprobt daher generative KI im Claims-Management. Umsetzungspartner ist das Stuttgarter Technologieunternehmen 51nodes.

Vom Förderantrag zum Bauvertrag

Ein früheres Experiment lieferte den Anstoß: In einem Vorprojekt prüfte TransnetBW, wie effizient große Sprachmodelle Textbausteine für einen Fördermittelantrag erstellen können – mit beeindruckendem Erfolg. „Wir haben den Aufwand für die Texterstellung um 75 Prozent gesenkt“, sagt Dr. Rainer Enzenhöfer, Lead Spezialist Disruptive Entwicklungen Netzwirtschaft. Daraufhin suchten die Projektverantwortlichen nach weiteren Einsatzmöglichkeiten für Large Language Models (LLMs). Besonders vielversprechend zeigte sich der Nachforderungsprozess bei Bauverträgen.

Hohe Summen, hohe Einsparpotenziale

Der Investitionsbedarf für diverse Netzausbau-Projekte bei TransnetBW ist in den kommenden Jahren unverändert hoch. Die Claims für diese Netzausbauprojekte zu bearbeiten, erfordert viel Zeit, Fachwissen und Sorgfalt. Pro Jahr bearbeitet das Unternehmen mehrere tausend Nachforderungsvorgänge. Eine Potenzialanalyse vor Projektstart zeigte: Mit Generativer KI ließe sich die Bearbeitungszeit pro Vorgang um mindestens 39 Prozent verkürzen.

Für das Pilotprojekt entwickelte 51nodes zusammen mit den Fachbereichen CCM und Digitale Transformation die KI-Anwendung ChatCCM. Sie basiert auf marktverfügbaren Sprachmodellen wie ChatGPT, Gemini und Claude und nutzt Retrieval-Augmented Generation (RAG) für die Verarbeitung großer interner Wissensquellen. Auf diese Weise erzeugt die Anwendung präzise und kontextbezogene Prüfergebnisse und Antworten. ChatCCM durchsucht auf Anfrage alle relevanten Daten (bspw. Ausschreibungsunterlagen) nach vordefinierten Kriterien und unterstützt den Anwender mit einem sogenannten Prompt Flow (eine Verkettung vordefinierter Prompts) Schritt für Schritt bei der Generierung verlässlicher Ergebnisse. ChatCCM kann zudem Entwürfe für Stellungnahmen zu Claims erstellen, die Claims-Manager anschließend prüfen und finalisieren. Die CCM-Mitarbeiter bleiben stets zentrale Akteure im Prozess und die Generative KI unterstützt bei der Bearbeitung.

Zeitersparnis: mehr als 60 Prozent Im Praxistest mit einem Pilotsystem ließ sich die Bearbeitungszeit noch stärker verkürzen, als die Initialanalyse vermuten ließ. Das Projektteam wies anhand mehrerer realer Nachforderungs-Claims nach, dass ChatCCM die Bearbeitungszeit um 61% reduzieren konnte. Auch qualitativ lieferte das Pilotsystem gute Ergebnisse: „In einem Fall wurde sogar ein Claim besser gelöst als bei der rein manuellen Bearbeitung, weil sich die Lösung in den tiefen eines 6.000 Seiten Vertrags versteckt hat“, berichtet Niklas Ludwig, Teamleiter Contract und Claim Management AC bei TransnetBW. Die fachliche Prüfung der Claims ist weiterhin unerlässlich, doch das System entlastet die Bearbeiter spürbar. Angesichts der gemessenen Effizienzsteigerung schätzen die Projektbeteiligten das Einsparpotenzial auf mehrere hunderttausend Euro pro Jahr – allein für diesen Teilprozess. Damit kann sich ein Live-System innerhalb eines Jahres amortisieren.

Exaktere Claimanalysen und -prüfungen

Die Lösung entlastet die Mitarbeitenden nicht nur, sondern zeigt auch den Fortschritt der Technologie. „Die Offenheit im Fachbereich war groß. Viele wollten verstehen, wie die KI arbeitet, und empfanden den Ansatz als Gewinn“, sagt Niklas Ludwig. Die Kombination aus KI-Unterstützung und Zeitgewinn reduziert die Fehlerquote und ermöglicht eine kontinuierlich hohe Qualität der Claimanalysen und -prüfungen. Zudem kann das Team Contract und Claim Management bei TransnetBW durch die Entlastung seine Expertise nun noch mehr Unternehmensbereichen anbieten.

Sorgfalt bei Compliance und Datenschutz

Der Einsatz Generativer KI und externer App-Entwicklungsplattformen in Unternehmen unterliegt strengen Compliance-Regeln. Für den Pilotbetrieb wurden die Anforderungen der IT-Security, Datensicherheit und der DSGVO berücksichtigt und mit den verantwortlichen Stellen bei Transnet BW abgestimmt.

KI-gestütztes Vertragsmanagement im Einkauf

Verträge im Einkauf sind operative Steuerungsinstrumente mit strategischer Tragweite. Der Einsatz von KI hat hier zahlreiche Vorteile.

Technologische Validierung abgeschlossen – bislang positives Fazit

Die technische Einbindung eines Live-Systems in die bestehende Systemlandschaft (bspw. das Vertragsmanagement) steht noch aus. Die bisherigen Erfahrungen zeigen jedoch deutlich, wie groß das Potenzial von Generativer KI für den Einkauf ist und wie sich generative KI im Einkauf sinnvoll nutzen lässt – als unterstützende Technologie mit spürbarem Effizienzgewinn. „Die zur Verfügung stehenden Sprachmodelle werden täglich besser“, erklärt Stephan Gebhardt, Manager Digitale Transformation bei Transnet. „Wer sich früh mit der Technologie auseinandersetzt, kann sich auch jetzt noch als Innovator vom Wettbewerb absetzen. Der Erfolg bei TransnetBW beruhte laut Stephan Gebhardt auf der Verbindung von technischer Umsetzbarkeit, wirtschaftlicher Bedeutung und einer offenen Projektkultur. Bis zur breiten Einführung bleibt noch einiges zu tun: an Schnittstellen, rechtlicher Absicherung und interner Verankerung.

KI im Einkauf: Menschliches Know-how gefragter denn je

Die Fähigkeiten der Künstlichen Intelligenz gehen längst über die Unterstützung von Routinetätigkeiten hinaus. Deshalb empfinden Einkäufer sie häufig als Bedrohung für ihre Jobs. KI ist aber nicht der Auslöser der Transformation, sondern das Mittel, um sie zu bewältigen.

Jan-Hendrik Sohn, Vice President Central & Northern Europe bei Ivalua