Risikofreier Einkauf von Zeichnungsteilen in Asien

TECHNIK+EINKAUF: Herr Montini, sind Sie eigentlich Händler oder doch Lieferant für Zeichnungsteile?

Montini: Gute Frage, im Grunde genommen verstehen wir uns als erfahrener Partner bei der Beschaffung von Zeichnungsteilen. Mit unserer langjährigen Erfahrung und spezifischem Know-How unterstützen wir mittelständische Unternehmen dabei risikofrei Fertigungsteile nach Zeichnung zu beschaffen. Besonders Firmen, die nicht selbst in Asien oder anderen Best-Cost-Countries eigene Beschaffungsbüros haben und das auch nicht wollen, profitieren von unserem ganz-heitlichen Beschaffungsservice. In erster Linie sind wir dabei direkter Lieferant und setzen Aufträge serviceorientiert und effizient um, indem wir auf ein bewährtes Netzwerk qualifizierter Partner an ausgewählten Produktions-standorten zurückgreifen. Damit ermöglichen wir unseren Kunden, Zeichnungsteile unkompliziert zu beschaffen – ohne eigene Kapazitäten für komplexe internationale Beschaffungsprozesse bereitstellen zu müssen - kompetent, effizient und risikofrei.

Und welche Fertigungsverfahren bieten Sie genau an?

Montini: Da wir uns als strategischer Partner verstehen, haben wir eine breite Palette an Fertigungsverfahren im Angebot: von Gießen, Tiefziehen, Schmieden, Schweißen, Strangpresserzeugnisse und Blechbearbeitung über Drahtbiegen und CNC-Zerspanung bis hin zu Baugruppen und Kunststoffspritzguss – wirklich alles, was das Herz eines Einkäufers begehrt. So decken wir eine große Bandbreite an Anforderungen ab und bieten Kunden die Flexibilität, die sie in einem wettbewerbsintensiven Markt benötigen.

Wie läuft der Anfrage- und Angebotsprozess in der Praxis ab?

Montini: Der Ablauf ist einfach und strukturiert: Unsere Kunden übermitteln uns ihre technischen Daten, meist 2D- oder 3D-Zeichnungen, sowie die Auftragsmenge und andere wichtige Informationen. Das Projektteam in Deutschland sichtet und bewertet die Anfrage, um festzustellen, ob wir einen passenden Partner in unserem Netzwerk haben. Sobald die technischen Anforderungen geprüft sind, übersetzen wir sie in die Landessprache des jeweiligen Produktionslandes.
Mein Co-Geschäftsführer Moritz Köhler, übernimmt dann die Koordination vor Ort in Shanghai. Nachdem wir potenzielle Lieferanten angefragt haben und etwaige Rückfragen mit dem Kunden geklärt sind, erfolgt die Auswahl der geeignetsten Fertiger.
Der Kunde erhält anschließend ein validiertes Angebot in EURO, DDP– entweder für die direkte Lieferung oder mit Einlagerung und Vorfinanzierung. So stellen wir sicher, dass alle Anforderungen und Bedingungen klar sind, bevor die Produktion beginnt.

Unser Fokus bei den Beschaffungsmärkten liegt dabei auf Asien – insbesondere China, Thailand und Vietnam – sowie auf Osteuropa und Nordafrika als nahegelegene Alternativen zur Beschaffung.

Wie stellen Sie eine gute Kommunikation mit Ihren Partnern sicher?

Montini: Ob man sich direkt vor Ort in der jeweiligen Landessprache austauscht oder ob Anfragen aus der Ferne von Deutschland/Europa gestellt werden, macht einen großen Unterschied aus. Große Entfernungen, ob nun geografisch oder kulturell, können oft zu Missverständnissen führen. Diese können sich in unzureichender Produktqualität, längeren Lieferzeiten oder sogar dem Scheitern einer Kooperation manifestieren.

Wir verlassen uns daher auf ein etabliertes Netzwerk von Kernlieferanten, das auf langjähriger Zusammenarbeit beruht – zum Teil über 15 Jahre. Aufgrund dieser engen Geschäftsbeziehungen können wir auch kleine Projekte mit Einkaufsvolumina von 20.000 bis 30.000 Euro effizient, preiswert und erfolgreich realisieren. Unsere Verlässlichkeit, pünktliche Zahlungen und ein umfassendes Verständnis unserer Qualitätskontrollprozesse haben im Laufe der Jahre zu vertrauensvollen Beziehungen geführt. Unsere Partner verlassen sich auf unsere marktspezifischen Kenntnisse und wissen, dass wir durch unsere ständige Präsenz vor Ort eine Rolle als Brückenbauer zwischen den Kulturen einnehmen und dadurch eine reibungslose Kommunikation und letztlich qualitativ hochwertige Produktion bieten.

Für unsere Kunden können wir uns dadurch immer wieder als verlässlicher Partner im Einkauf von Zeichnungsteilen bewähren.

Wie gestaltet sich der Beschaffungsprozess, wenn der Kunde das Projekt starten möchte?

Nach Bestellung des Kunden erfolgt eine qualifizierte Erstbemusterung unter Serienbedingungen. Dabei liegt die Freigabe der Muster in der Verantwortung des Kunden.

Was bedeutet das konkret?

Montini: Dies bedeutet, dass wir zunächst Musterteile unter Serienkonditionen fertigen – das ist besonders wichtig und wird gerade in Asien gerne mal missachtet. Sollten dabei Kosten für serienfähige Werkzeuge anfallen, übernehmen wir diese vollständig und stellen dem Kunden zunächst 50 Prozent der Kosten in Rechnung. Die restlichen 50 Prozent sind erst nach der Freigabe der Erstmuster durch die Qualitätsprüfung des Kunden zu zahlen. Dadurch trägt der Kunde lediglich die Hälfte des Risikos.

Erst nach der Freigabe der Erstmuster durch die QS-Abteilung des Kunden und der Bedarfsbestätigung bzw. Serienbestellung durch den Kunden wird der Auftrag zur Serienfertigung freigegeben. Im Anschluss bedienen wir die Serienbedarfe des Kunden gemäß seinen Anforderungen – kompetent, effizient und risikofrei.

Wenn zwischen Erstmusterfreigabe und Serienbedarf ein größerer Zeitraum liegt, könnten sich doch die Marktkonditionen verändert haben. Wie lösen Sie das?

Montini: Wenn zwischen der Erstmusterfreigabe und des Serienbedarfes ein längerer zeitlicher Abstand liegt, können sich natürlich Marktkonditionen ändern. Wir prüfen Rohmaterialpreise, Frachtkosten und Währungsentwicklungen und sichern die Währung in Auftragshöhe bei eingehender Bestellung ab. Der angebotene Preis ist für 14 bis 30 Tage fix und bleibt stabil, auch bei Schwankungen des Marktes von bis zu 5 Prozent. Diese Fixierung gibt dem Kunden Sicherheit, dass auch Werkzeug- und Musterpreise während der Angebotsdauer unverändert bleiben.

Und wenn die Schwankungen höher als 5 Prozent sind?

Montini: Auch bei größeren Marktschwankungen bleibt unser Preis nach Schließung eines Kaufvertrages gesichert. Während der Corona-Phase beispielsweise stiegen die Frachtraten stark an. Kunden, die vor der Frachtratenerhöhung bestellten, hatten Ihre Preise natürlich gesichert. Wir passen den Preis nicht nachträglich an veränderte Marktbedingungen an. So gewährleisten wir Stabilität und Zuverlässigkeit als Partner für unsere Kunden.

Übernehmen Sie auch alle Einfuhr- und Zollformalitäten für Ihre Kunden?

Montini: Selbstverständlich! Wir kümmern uns um alle Einfuhr- und Zollformalitäten, einschließlich CBAM, und liefern die Ware frei Haus. So sparen sich unsere Kunden den Aufwand und die Komplexität der Abwicklung, die gerade bei der internationalen Beschaffung oft zeitintensiv und kompliziert sein kann.

Und wie genau stellen sie die Qualität sicher?

Montini: Vor jeder Verschiffung prüfen wir die Bauteile mit eigenem Qualitäts-Personal gemäß unseren und den kundenspezifischen Anforderungen, um die Einhaltung der geforderten Standards sicherzustellen. Wir erstellen einen Bericht und überprüfen die Verpackung, die der Kunde individuell wählen kann – von Europaletten bis zu Spezialverpackungen für den Seetransport.

Welche Transportoptionen bieten Sie zusätzlich zum
Seetransport an?

Neben dem klassischen Seetransport bieten wir Bahn- und Luftfracht an. Expresssendungen, beispielsweise Mustersendungen, gehen meist per Luftfracht, sofern sie handhabbar sind.

Wird der Transport ganzheitlich überwacht?

Montini: Ja, der Transport wird vollständig überwacht. Wir arbeiten mit den Spediteuren über eine API-Schnittstelle zusammen, die uns stündlich Updates zu allen Sendungen liefert, integriert in unser ERP-System. Lieferanten und Kunden haben über individuelle Dashboards selektiven Zugriff auf Live-Daten: Lieferanten können Angebote einreichen, und Kunden können die verschiedene Phasen Ihrer Anfrage/Bestellung 24/7 einsehen. Dies sorgt für höchste Transparenz und Effizienz im gesamten Prozess.

Was heißt selektiv?

Montini: Selektiv bedeutet, dass Kunden nur ihre eigenen Daten einsehen können. Ein operativer Einkäufer sieht die Daten seines Werks, während ein Commodity-Manager der Produkte werksübergreifend einkauft alle Werke überblicken kann. Es können auch Qualitäter den Zugriff zu allen relevanten Qualitätsdokumenten erhalten. Insgesamt haben unsere Kunden Zugriff auf Angebote, Serienaufträge, den Status der Lieferungen, die geplante Ankunftszeit (ETA) und alle relevanten Dokumente rund um Ihre Ware. So sind sie stets aktuell über ihre Aufträge informiert.

Bieten Sie auch die Zwischenlagerung der Ware
für Ihre Kunden an?

Neben der Produktions- und Transportabwicklung bieten wir auch eine Einlagerung in Deutschland und Schweden an. Hier hat der Kunde dann bis zu zwölf Monate Zeit die gelagerte und vorfinanzierte Ware flexibel abzurufen. Und das Beste: der Kunde zahlt nur was er abruft – und kann dadurch seine Liquidität steuern. Mit z.B. festen Quartals- oder Monatsabruflosen steigern wir zusätzlich Effizienz für beide Seiten, dann werden die Auslieferung einmal geplant und im System hinterlegt – die Auslieferung erfolgt dann nach Abrufplan. Unsere ganzheitliche Beschaffungslösung ermöglicht unseren Kunden den entspanntesten Einkauf in Asien, den man sich vorstellen kann. Denn wir tragen die Risiken!

Kann man darüber auch die Bedarfsplanung steuern?

Montini: Ja, die Bedarfsplanung wird künftig darüber gesteuert, insbesondere für Lagerware. Kunden können ihren Bestand und die Wiederbeschaffungszeit einsehen. Zwei Monate vor dem Ende des Bestellzeitfensters wird das Produkt gelb markiert, einen Monat später rot. So werden Nachbestellungen rechtzeitig gekennzeichnet und mit dem Kunden abgestimmt, um Engpässe zu vermeiden.

Wieviel kann man beim Sourcing über Sie einsparen, auch wenn man den Rundum-Service bei Ihnen mitbezahlt?

Montini: Mit uns sparen Kunden im Vergleich zum Einkauf in Deutschland 15 bis 30 Prozent. Zwar sind direkte Anfragen in Asien günstiger, aber unser Service umfasst die vollständige Abwicklung, Qualitätskontrolle vor Ort und termingerechte Lieferung. Dadurch entlasten wir Kunden von administrativen Aufgaben und reduzieren den Aufwand für die komplexe Marktsteuerung, was wertvolle Ressourcen spart.

Wie sind Sie von den Standorten her aufgestellt?

Montini: Wir sind strategisch an zwei Schlüsselstandorten aufgestellt: In Bremen, unserem Hauptsitz, betreuen wir das Projektgeschäft und bieten europäischen Kunden direkten Kontakt ohne Zeitzonen- oder Sprachbarrieren. Gleichzeitig haben wir eigene Standorte in China, Vietnam und Thailand, wo unsere Mitarbeiter vor Ort die Produktion, Qualitätskontrolle und die technische Abstimmung direkt mit den Lieferanten durchführen. So kombinieren wir die Vorteile lokaler Präsenz und internationaler Produktion – das Beste aus beiden Welten.