Helmholz-Zentrum GFZ digitalisiert seine Beschaffung mit Gisa und Unite

Das Helmholtz-Zentrum für Geoforschung (GFZ) in Potsdam hat seine Beschaffungsprozesse grundlegend modernisiert. Durch die vollständige Integration der SAP-basierten Beschaffungslösung EasyBanf von Gisa mit dem Marktplatz von Unite wurde ein durchgängiger digitaler Einkaufsprozess geschaffen – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung. Ziel war es, den Einkauf effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher zu machen.

Die Ausgangssituation

Als eine der führenden Forschungseinrichtungen mit rund 1.600 Mitarbeitenden ist das GFZ auf leistungsfähige und verlässliche Beschaffungsstrukturen angewiesen. Vor Projektbeginn war der Einkaufsprozess jedoch durch unterschiedliche Systemlandschaften geprägt: Zum einen wurden zwei unterschiedliche Systeme im Beschaffungsprozess parallel eingesetzt. Die entstandenen Medienbrüche führten zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit, diese Fragmentierung erschwerte eine effiziente Abwicklung, erhöhte administrative Aufwände und beeinträchtigte die Transparenz.  Entsprechend hoch war der Pflegeaufwand in den Beschaffungsprozessen.

Die Lösung

Gemeinsam mit GISA und Unite setzte das GFZ auf eine vollständige Integration der bestehenden SAP-Landschaft mit der E-Procurement-Plattform von Unite. Die Umsetzung umfasste mehrere Schritte:

• Ablösung des Vorsystems zugunsten einer vollständigen Integration von easyBANF und Unite
• Einbindung eigener Lieferantenkataloge,
• PunchOut-Anbindung des DELL-Webshops,
• Einführung eines automatisierten Einkaufsprotokolls zur revisionssicheren Dokumentation,
• Roll-Out-Begleitung inklusive Usability-Optimierung durch SAP Fiori.

Durch die Integration erhalten die Nutzenden nun schnellen Zugriff auf ein breites Sortiment geprüfter Lieferanten – direkt aus ihrem gewohnten System heraus. Ein zusätzlicher Effizienzhebel ist laut GFZ das Single-Creditor-Modell: Alle Marktplatzbestellungen werden über einen zentralen Kreditor abgewickelt. Das reduziert die Komplexität in der Rechnungsbearbeitung erheblich.

Die Ergebnisse

Mit der neuen Lösung hat das GFZ nach eigenen Angaben deutliche Verbesserungen erreicht: Zum einen wurde ein einheitlicher, integrierter Beschaffungsprozess geschaffen, es gibt keine Medienbrüche mehr. Die Datenübertragung läuft nahtlos und systemübergreifend. Dadurch sinken die Beschaffungsnebenkosten. 

Darüber hinaus profitieren die Beschaffungsverantwortlichen von einem breiten Sortiment aus mehr als 700 geprüften Lieferanten. Automatisierte Einkaufsprotokolle sorgen für zusätzliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ein weiterer kostensenkender Faktor ist das Single-Creditor-Modell. Insgesamt ist der komplette Beschaffungsprozess strukturierter und damit effizienter und anwendungsfreundlicher geworden.

Best-Practice-Modell für öffentliche Beschaffung

Das Projekt wurde mit starkem Fokus auf die inhaltliche Ausgestaltung umgesetzt und dient nach Angaben der Beteiligten als Best-Practice-Modell für Hochschulen und andere Forschungseinrichtungen. Die Lösung ist besonders auf die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber zugeschnitten und unterstützt dezentrale Beschaffungsvorgänge bei hoher Konformität.