
Die Verwaltung externer Arbeitskräfte stellt Unternehmen vor komplexe Herausforderungen. Lösungen wie Ivalua External Workforce Management optimieren Prozesse und minimieren Risiken durch gezielte Automatisierung und Transparenz. (Bild: Ivalua)
Sowohl die Auswahl als auch das Management externer Arbeitskräfte sind anspruchsvolle Aufgaben und erfordern andere Prozesse als die im HR-Bereich üblichen. Das Modul External Workforce Management der Source-to-Pay-Plattform von Ivalua deckt sie ab. Unternehmen können so ihr Recruiting beschleunigen, Risiken verringern und Kosten sparen.
Angesichts des andauernden Fachkräftemangels müssen Unternehmen ihre Belegschaft ab und an aufstocken oder Sonderprojekte sogar komplett nach außen vergeben. Geschieht dies in größerem Stil, ergeben sich daraus Anforderungen, die deutlich über die Aufgaben der Personalabteilung hinausgehen. Beispielsweise ist es schwierig, die passenden Fachkräfte zu finden, sie zu beauftragen und deren Rentabilität auf Kunden- und Projektbasis zu berechnen.
Sind die externen Mitarbeiter tariflich falsch eingestuft, oder ist der Auftraggeber der einzige Kunde, stehen oft hohe Geldstrafen und gar Sanktionen im Raum. Aus der Beschäftigung von Zeit- oder Leiharbeitern entstehen zudem Risken für die Sicherheit des Unternehmens, insbesondere wenn sie zur Erfüllung ihrer Arbeitsaufträge Zugriff auf vertrauliche Daten, Betriebseinrichtungen und Vermögenswerte benötigen. Externe Arbeitskräfte sollten deshalb anders verwaltet und bewertet werden als reguläre Mitarbeiter – und zwar in enger Zusammenarbeit mit dem Einkauf.
Eine erste Komplexitätshürde ist bereits der fragmentierte Markt für externe Talente. Unterschiedliche Anbieter- und Provisionsmodelle machen die Suche und Auswahl geeigneter Mitarbeiter schwierig und den Einstellungsprozess komplex. Im Vergleich zu einer normalen Rekrutierung ist eine höhere Anzahl von Schritten mit mehr Beteiligten abzuarbeiten. Je nach Art der Leistungsträger unterscheidet sich der Prozess. Damit steigt unter anderem die Gefahr von Prozessineffizienzen, ungenauen oder inkonsistenten Vereinbarungen und Verzögerungen.
Darüber hinaus ist es für viele Unternehmen schwierig, einen Return on Investment (ROI) für ihre externen Mitarbeiter zu ermitteln. Sie sind nicht ohne Weiteres in Lage, die genauen Kosten für deren Einsatz vorab zu berechnen, denn bestimmte Parameter ändern sich häufig – beispielsweise durch Tarifänderungen oder ungeplante Überstunden. Auf der anderen Seite sind die Leistungsbeiträge der einzelnen Mitarbeiter selten transparent, so dass sich deren Wert für das Unternehmen kaum bestimmten lässt. Das alles macht den Einsatz externer Mitarbeiter nicht nur teuer, sondern auch zu einem schwer kalkulierbaren Risikofaktor.
Sicherheit für Investitionen
Auf externe Unterstützung zu verzichten ist sicher keine Option. Aber wie lassen sich die damit verbundenen Aufwände verringern und die Risiken verringern? Dazu wird eine Lösung benötigt, die Verantwortliche durch den Auswahl- und Onboarding-Prozess leitet, einen Vergleich möglicher Kandidaten ermöglicht und Rentabilitätsberechnungen durchführt. Gleichzeitig sollen gesetzliche Bestimmungen und Compliance-Regeln berücksichtigt sowie die Einhaltung von Budget-, Planungs- und Qualitätsstandards sichergestellt werden.
Die hierfür benötigten Prozesse gehen weit über die klassischer HR-Software hinaus. Dafür ähneln sie umso mehr den Abläufen, wie sie in der Beschaffung schon lange gang und gäbe sind. Der Spend-Management-Spezialist Ivalua hat deshalb seine Softwareplattform kürzlich um eine Lösung für das "External Workforce Management" erweitert. Sie bietet den Unternehmen die Möglichkeit, extern zu besetzende Positionen auszuschreiben, sie mit passendem Fachpersonal zu besetzen und dieses effizient zu managen. Unter anderem enthält sie "Arbitrage"-Funktionen, mit denen sich die Investitionen in externe Talente besser absichern lassen, zum Beispiel durch transparente Zuordnungen von Services zu Lieferanten, inklusive Unterscheidung von externen und eigenen Mitarbeitern.
Ivalua External Workforce Management unterstützt Kunden bei allen Prozessen und Funktionen, die zur Gewinnung und Verwaltung externer Arbeitskräfte notwendig sind. Das beginnt bei der korrekten Ausschreibung und schließt die Auswahl der geeigneten Kandidaten ein – zum richtigen Zeitpunkt sowie den richtigen Kosten. Doch damit nicht genug: Die Software hilft auch bei Bewertung externer Arbeitskräfte, spricht: sie prüft, ob sie formal den Standards für Budget, Planung entsprechen und ob die geforderte Qualität eingehalten wird.
Zu den in Ivalua External Workforce Management enthaltenen Funktionen zählen eine automatisierte Stellenbeschreibung und ein Katalog für Stellentitel. Zudem sind ein Interviewprozess, transparente Aufstellungen von Zeit- und Materialverbrauch und Statements of Work (SoWkni) sowie Dashboards für Arbeitskräfteprogramme vorhanden. Kurz gesagt, ermöglicht Ivalua eine zentrale Verwaltung aller Ausgaben, Leistungen und Risiken.
Das Modul External Workforce Management lässt sich für beliebige Prozesse und Dimension des externen Workflow-Managements konfigurieren, und es ist vollständig in die Spend-Management-Plattform von Ivalua integriert. Bestandskunden können es demnach leicht und ohne langwierige Schulungen freischalten, einführen und in der täglichen Arbeit nutzen.
Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell: Eine bessere Kontrolle der Arbeitszeit einschließlich Überstunden in Bezug zu den vereinbarten Tarifen kann Einsparungen in Höhe von mehreren Millionen Euro bringen.