Business-Knigge für Einkäufer: So verhandeln Sie mit Lieferanten in Japan

Japan steht auf der Liste der Einkaufsländer Deutschlands auf Platz 15. Das mag nicht besonders wichtig aussehen, aber immerhin importierten deutsche Unternehmen im Jahr 2018 Waren für rund 23,73 Milliarden Euro in die Bundesrepublik. Für die Industrie waren dabei vor allem chemische, elektrische und optische Erzeugnisse sowie elektrische Ausrüstungen besonders begehrt. Aber auch Kraftwagen und Maschinen zählen zu gefragten Beschaffungsgütern.

Planen auch Sie, ihren Einkauf ins Land der aufgehenden Sonne zu expandieren? Dann haben wir für Sie die wichtigsten Tipps zusammengefasst.

Höflichkeit ist ein Muss

Japan ist das Land der leisen Töne und des freundlichen Umgangs miteinander. Nicht umsonst heißt es auch das Land des Lächelns. Gefühlsausbrüche, forsches Verhalten oder laute Streitgespräche gelten als Verlust der Selbstkontrolle und sind daher ein absoluter Faux-pas. So lassen Sie garantiert jede Verhandlung platzen.

Händeschütteln ist in Japan zwar nicht mehr so verpönt wie noch vor einigen Jahrzehnten, doch verbeugen sich Japaner immer noch lieber voreinander. Also stürmen Sie auf keinen Fall forsch auf Ihren potenziellen Geschäftspartner zu und strecken ihm die Hand hin. Warten Sie lieber ab. Hält Ihr Gegenüber Ihnen die Hand hin, ist es in Ordnung, diese Geste anzunehmen.

Wählen Sie die Verbeugung, müssen Sie sich als Ausländer keine Sorgen machen, ob Sie sich richtig oder tief genug verbeugen – es ist die Geste die zählt und den Respekt, den Sie dadurch zum Ausdruck bringen.

Überhaupt vermeiden Japaner lieber Körperkontakt, daher: Seien Sie vorsichtig und halten Sie eine (höfliche) physische Distanz, so dass Sie Berührungen vermeiden.

Die richtige Anrede – san, sama oder kun?

Bei der Anrede ist das Anhängsel „san“ an den Namen üblich. Noch höflicher – und in Mails gebräuchlicher – ist das Suffix „sama“. Dieses verwenden Japaner jedoch nur im Umgang mit Fremden. Familie und Kollegen werden mit einem „kun“ bedacht.

Die japanische Etikette sieht in der Visitenkarte ein wichtiges Dokument. Übergeben Sie sie nach der Begrüßung immer förmlich, am besten mit beiden Händen – die Karte mit den Informationen in Richtung des Geschäftspartners – und einer angedeuteten Verbeugung.

Und Vorsicht: Erhaltene Karten bloß nicht in die Hosentasche stecken, sondern ausführlich studieren! Und machen Sie auch keine Notizen darauf.

Nehmen Sie vorsorglich genügend Visitenkarten mit und achten Sie darauf, dass diese nicht verknickt oder beschmiert sind – sie ist eine Art Gesicht für ihren Besitzer.

Die richtige Kleidung fürs Treffen

Das Äußere genießt in Japan einen hohen Stellenwert. Das Sprichwort „Kleider machen Leute“ könnte hier erfunden worden sein. Wie sollte also die Kleidung aussehen?

Mit einem Business Outfit in Form von Anzug, Hemd und Krawatte machen Sie alles richtig. Frauen sollten einen Hosenanzug oder ein dezentes Kostüm wählen. Was zählt ist ein gepflegter Eindruck, Strümpfe mit Löchern sind genauso tabu wie Flecken auf der Krawatte.

Zum Geschäftsessen, generell aber zu allen Terminen, sollten Sie pünktlich da sein. Verspäten Sie sich, müssen Sie unbedingt Bescheid geben – das gebietet die Höflichkeit.

Vor dem Essen legen alle Teilnehmer ihre Mobiltelefone offen auf den Tisch. Für Gespräche gehen Sie dann aber nach draußen. Reden Sie dabei aber nicht laut, so dass andere gezwungen sind, ihr Telefonat mitanzuhören.

Reis hat eine besondere Bedeutung für Japaner, er symbolisiert Wohlstand und das Leben. Sind Sie fertig, lassen Sie die Stäbchen auf dem Stäbchenhalter ruhen. Sie in den Reis zu stecken ist ein grober Bruch mit der Etikette. Auch auf der Schale haben Sie nichts zu suchen.

Beim geschäftlichen Essen und Trinken gibt es in Japan einige Regeln, die Sie wissen sollten.

Falls Ihr Glas leer ist, wird Ihr Gastgeber Ihnen immer weiter nachfüllen. Wollen Sie das vermeiden, lassen Sie einen kleinen Rest. Hat Ihr Geschäftspartner sein Glas geleert, ist es ein Zeichen der Höflichkeit und Aufmerksamkeit, wenn Sie ihm nachschenken. Sich selbst sollten Sie jedoch nicht einschenken, das übernimmt Ihr Sitznachbar.

Übrigens ist das Schlürfen der Nudeln in einer Suppe ausdrücklich erlaubt! Auch hier gibt es übrigens eine Gewusst-wie: Die Tasse sollten Sie mit links halten und rechts die Nudeln löffeln.

Japaner lieben Geschenke! Aber bitte nicht übertreiben, sonst bringen Sie Ihr Gegenüber in arge Verlegenheit. Auch hier gilt: Bitte mit beiden Händen überreichen.

Eine Kleinigkeit aus dem Heimatland ist gerne gesehen, wobei eine makellose Verpackung Pflicht ist. Verzichten Sie auf die Farben Weiß und Schwarz, sie symbolisieren den Tod. Auch die Zahl Vier sollten Sie vermeiden (zum Beispiel vier Kerzen), da das japanische Symbol für Vier wie

Seien Sie außerdem nicht böse, wenn Ihr Geschenk zwar bestaunt, jedoch nicht sofort geöffnet wird. Zeichen von Überraschung oder Enttäuschung würden einen Gesichtsverlust bedeuten, daher packen Japaner die Geschenke im Stillen aus.

Japaner sind sehr harmoniebedürftig. Ihnen ist es fremd, ein offenes „Nein“ als Antwort zu geben. Sind Ihre Partner also nicht an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert, wird es keine offene Absage geben. Vielmehr wird sich der Japaner immer wieder neue Ausreden einfallen lassen, warum aus dem Vertrag nichts werden kann.

Generell legt man in Japan Wert auf „Gambare“. Das heißt, sich zu bemühen. Lernen Sie also ein paar japanische Floskeln auswendig oder informieren sie sich tiefer über Land und Leute.

Kontakte, die Empfehlungen oder sogar Empfehlungsschreiben vermitteln, sind wahre Türöffner.

Ansonsten haben Meetings in Japan in erster Linie den Sinn, sich gegenseitig kennenzulernen, Informationen zu sammeln und auszutauschen oder bereits getroffene Entscheidungen zu bestätigen. Erwarten Sie also keine Entscheidung beim Treffen selbst.

Bringen Sie hier Geduld mit, um langsam eine persönliche Beziehung aufzubauen – das braucht seine Zeit.

Kommen Sie außerdem im Team. Damit signalisieren Sie, dass Sie Ihren Partnern ebenbürtig sind, denn Japaner entscheiden das Meiste im Team.