Business-Knigge Italien: So machen Einkäufer eine “bella figura”

Italien ist beliebt bei den Deutschen – keine Frage. In der Rangfolge der wichtigsten Importländer Deutschlands lag das Land 2018 an fünfter Stelle, noch vor Polen und Tschechien. Insgesamt kauften deutsche Unternehmen Waren im Wert von 60,22 Milliarden Euro in Italien ein. Doch das ist nicht zuletzt das Ergebnis harter Verhandlungen geschulter Einkäufer. Wir sagen, was Sie beachten müssen, wenn Sie Italien in Ihre Beschaffungsstrategie einbinden.

Meetings: Lebhaft, emotional, chaotisch

Während es in deutschen Meetings meist ruhig zugeht, wird es in Italien oft mal lauter. Das südländische Temperament zeigt sich eben auch im Businessbereich. Es werden gleichzeitig unterschiedliche Themen in Kleingruppen besprochen, Gäste werden spontan dazugeholt und man fällt sich zwischendurch auch mal ins Wort.

Klar, dass bei so viel Tumult eine Tagesordnung nur als ganz grobe Richtschnur gesehen wird, aus der man sich die Themen aussucht. Wichtig ist, dass Sie sich davon nicht unterkriegen lassen. Seien Sie stets offen für Veränderungen im Ablauf und beteiligen Sie sich aktiv am Gespräch.

Sie dürfen auch Ihren Gesprächspartner mal unterbrechen, wenn Sie eine wichtige Ergänzung haben. Wer sich dagegen zurückhaltend verhält, wird schnell als kaltherzig oder gar arrogant abgestempelt.

In Modefragen gibt es keine Kompromisse. Italienerinnen und Italiener legen viel Wert auf gepflegtes Aussehen und angemessene Kleidung. Ein dunkler Anzug für die Herren und ein Kostüm für Frauen inklusive geputzten Schuhen müssen es schon sein. Edle Accessoires wie Uhren oder Schmuck sind ebenfalls gerne gesehen.

Lassen Sie sich bei der Klamottenwahl nicht von den warmen Temperaturen beeinflussen. Ein Kurzarmhemd kombiniert mit einer Krawatte ist nämlich eine wahre Todsünde und absolut keine Option für einen professionellen Auftritt.

Geschäftliche Termine werden gerne mit einem gemeinsamen Essen verbunden. Eine Einladung dazu sollten Sie keinesfalls ausschlagen, da es als sehr unhöflich gilt. Planen Sie in jedem Fall genügend Zeit ein. Stichwort: Italienische Gastfreundschaft.

Bevor Sie zu den geschäftlichen Dingen kommen, unterhalten Sie sich über andere Themen mit Ihrem Geschäftspartner. Besonders gut kommt es an, wenn Sie sich mit italienischen Filmen, Literatur oder Architektur auskennen. Sie können gerne nach der Familie des Gegenübers fragen, sollten aber dann auch von Ihren Familienverhältnissen erzählen.

Meiden sollten Sie die Themen Religion & Vatikan, die Mafia sowie den Unterschied zwischen Nord- und Süditalien. Bestellen Sie nicht nur Pizza oder Pasta und nehmen Sie am Ende niemals einen Cappuccino, sondern einen Kaffee oder Espresso. Üblicherweise übernimmt einer die komplette Rechnung.

Grundsätzlich laufen die Geschäfte am besten, die auf Beziehungen und zwischenmenschlichen Kontakten beruhen. Dabei spielen Vertrauen, Respekt und Sympathie eine wichtige Rolle.

Anfangs kann es nur Meetings geben, um sich einmal persönlich kennenzulernen. Deswegen sollten Sie – wenn möglich – nie eine Vertretung zu diesen Treffen schicken. In Italien steht die Person mehr im Vordergrund als die Position im Unternehmen. Was Sie allerdings nicht vergessen sollten, sind die Titel Ihrer Gesprächspartner. Akademiker werden gerne mit Dottore oder Dottoressa angesprochen.

Und auch wenn Sie sich schon bald vertraut sind, sollten Sie nicht zu schnell zum Du übergehen. In jedem Fall ist gute Laune eine wichtige Voraussetzung für Verhandlungsgespräche. Menschen, die immer nur meckern und sich beschweren, gelten als charakterlich schlecht.

Ein Klischee bestätigt sich in jedem Fall, wenn man mit Italienern Geschäfte macht: Stress und Hektik haben dort keinen Platz. Bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, braucht es manchmal einige Meetings, um auch wirklich alle Zweifel auszuräumen.

Ebenso beim Thema Pünktlichkeit ist mit italienischen Geschäftspartnern zeitweise ein wenig Geduld nötig. Es ist nicht ungewöhnlich, wenn man bei einem Termin mal etwas länger warten muss. Das sollten Sie eventuell schon bei der Terminplanung bedenken und einkalkulieren.

Aber Vorsicht: Das ist kein Freifahrtschein für Sie. Sollten Sie sich doch einmal verspäten, dann gehört es zum guten Ton, telefonisch beim Ansprechpartner Bescheid zu sagen.

Die Wartezeit bei Vertragsunterzeichnung hat oftmals aber noch einen weiteren Grund: Hierarchien innerhalb eines Unternehmens werden in Italien strikt eingehalten. Oftmals hat das auch damit zu tun, dass viele Firmen noch immer Familienunternehmen sind.

Führungskräfte geben ihren Mitarbeitern zudem wenige Vorgaben und fordern dadurch viel Eigeninitiative von den Angestellten ein. Außerdem signalisiert das häufige Rückfragen beim Chef Respekt gegenüber dem Vorgesetzten. Deswegen sollten Sie Ihrem Gesprächspartner auch dafür genügend Möglichkeit einräumen.