Das richtige Lieferanten-Onboarding ins digitale Netzwerk

1. Warum wollen Lieferanten lieber an den alten Arbeitsweisen festhalten, als Teil eines digitalen Netzes zu werden?

Ein echtes digitales Netzwerk ist ein überzeugendes Nutzenangebot, denn die Lieferanten profitieren genauso wie die Einkäufer. Leider ist das in der Regel nicht das, was auf dem Tisch liegt.

Tatsache ist, dass der Großteil der Unternehmenssoftware, die für die Verbindung von Einkäufern und Lieferanten entwickelt wurde, dieser Aufgabe nicht gewachsen ist. Die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern nicht daran, dass sie es Unternehmen leicht machen, miteinander in Kontakt zu treten, sondern daran, dass sie in Inseln konzipiert sind. Jede Eins-zu-Eins-Verbindung ist ein Projekt für sich, das sowohl für den Einkäufer als auch für den Lieferanten viel Zeit und Mühe erfordert. Die Benutzererfahrung ist komplex und für den Anbieter sind damit oft erhebliche Kosten verbunden.

Eine kürzlich von Receivable Savvy durchgeführte Analyse ergab, dass die meisten kleineren Lieferanten immer noch lieber Papierrechnungen als elektronische Versionen verwenden. Selbst größere Lieferanten bewerten die Zufriedenheit mit per E-Mail verschickten PDFs höher als mit elektronischen Rechnungen.

Es ist nicht so, dass die Lieferanten digitale Nachzügler wären. Aber Veränderungen sind fast zwangsläufig mit Kosten verbunden. Sie müssen ein neues Programm erlernen, einen neuen Prozess entwickeln und ein anderes System integrieren. All das kostet Zeit, Geld, Fachwissen und Mühe. Einem Bericht zufolge muss der durchschnittliche Lieferant mehr als zehn verschiedene Lieferantenportale erlernen, einsetzen und nutzen. Viele Lieferanten wägen diesen zusätzlichen Aufwand ab und sind nicht bereit, diesen Preis zu zahlen.

2. Zuckerbrot und Peitsche: Wie lassen sich Lieferanten zur Teilnahme an digitalen Strukturen zu bewegen? Haben Sie Beispiele?

Tradeshift begann als kostenloses E-Invoicing-Tool für Lieferanten, so dass der Mehrwert für den Lieferanten im Mittelpunkt des Technologieangebots steht. Wir wissen, dass Lieferanten bei der Digitalisierung vor allem drei Dinge wichtig sind:

1. Einfachheit,
2. Transparenz und
3. Schnelligkeit.

Das Design von Tradeshift ist von sozialen Netzwerken wie LinkedIn inspiriert, die es Einzelpersonen sehr einfach machen, sich anzumelden und Informationen mit mehreren Verbindungen auszutauschen. Sobald ein Anbieter Tradeshift beigetreten ist, kann er sich mit jedem anderen Unternehmen im Netzwerk verbinden. Das ist meilenweit entfernt von traditionellen Hub-and-Spoke-Softwaremodellen und Einzel-Portalen.

Wenn sich Lieferanten bei Tradeshift anbinden, erhalten sie sofort eine Fülle von Informationen über die Beziehung zu ihren Kunden. Unser erster Kontaktpunkt mit einem Lieferanten im Rahmen des Onboarding-Prozesses bietet ihm eine Reihe von Einblicken, einschließlich des Status aktueller Rechnungen, der Zahlungsfristen und des Gesamtbetrags ausstehender Rechnungen.

Dadurch erkennen Lieferanten die Transparenz, die Tradeshift ihnen in ihrer Beziehung zu ihren Kunden bietet. Die Zugehörigkeit zu einem digitalen Netzwerk bedeutet auch, dass Lieferanten mit Einkäufern in Echtzeit zusammenarbeiten, was zu einer schnelleren Lösung von Problemen und letztendlich zu kürzeren Zahlungszyklen führt.

Die Zugehörigkeit zu einem digital vernetzten Ökosystem bietet Lieferanten weitere greifbare Vorteile. Einer ist, ihr eigenes Netzwerk potenzieller Einkäufer über B2B-Marktplätze auszubauen. Durch das Netzwerkmodell waren wir zudem in der Lage, ein wachsendes Angebot an Fintech-Mehrwertdiensten für Lieferanten auf Tradeshift zu entwickeln und einzuführen. Das schließt Optionen für die frühzeitige Bezahlung bestehender Rechnungen, Unterstützung des Cashflows bis hin zu virtuellen Kreditkarten für einmalige Einkäufe mit ein.

3. Es ist wichtig ist, die Vorteile der Digitalisierung zu kommunizieren. Wie klappt das in einer Lieferkette mit Tausenden von Lieferanten?

Wir nehmen jeden Monat rund 40.000 neue Lieferanten auf. Es ist also für Unternehmen absolut möglich, ihre Ziele schnell und in großem Umfang zu erreichen. Die Automatisierung spielt eine Schlüsselrolle bei der Identifizierung, Personalisierung und Einbindung von Lieferanten in großem Umfang. Sie würden sich wundern, wie oft die Kontaktdaten der einzelnen Lieferanten veraltet oder ungenau sind. Wir haben eine Reihe von Prozessen entwickelt, um diese Daten zu bereinigen und zu überprüfen. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass die Kontaktdaten mit dem gewünschten Lieferanten übereinstimmen.

Automatisierung bedeutet auch, dass wir sicherstellen können, dass die allererste Kommunikation mit einem Lieferanten personalisiert und nutzenkonzentriert ist. Unser adaptiver Onboarding-Ansatz verwendet Daten aus dem ERP-System des Einkäufers, um personalisierte Einladungen für Lieferanten zu erstellen. In jeder Einladung geben wir ein Echtzeit-Status-Update zu ausstehenden Rechnungen. Wie geben den Lieferanten so einen Vorgeschmack auf den Nutzen, den sie mit Tradeshift erhalten.

Anstatt massenhaft Einladungen an Lieferanten zu verschicken, stimmen wir den Zeitpunkt der E-Mails so ab, dass wir die Lieferanten dann ansprechen, wenn sie eine Rechnung an den Käufer geschickt haben. Es ist viel wahrscheinlicher, dass sich die Lieferanten mit einer Nachricht beschäftigen, wenn die Rechnungsstellung gerade im Vordergrund steht. Wenn die Lieferanten auf die E-Mail klicken, gelangen sie auf eine maßgeschneiderte Pre-Onboarding-Seite, die ihnen eine Reihe von detaillierten Einblicken und klare Anweisungen zur Aktivierung ihres Kontos bietet.

Das Schöne an diesem digitalen Netzwerk ist, dass wir nicht bei Null anfangen müssen. Einem großen Kunden aus der Transport- und Logistikbranche konnten wir zeigen, dass etwa 50 Prozent seiner Lieferanten bereits im Tradeshift-Netzwerk aktiv sind. Die Verbindung mit diesen Lieferanten ist dann nur noch eine Frage des Anschlusses an das Netzwerk.

4. Sie sagen, dass die Digitalisierung der Schlüssel zu einer viel reichhaltigeren, kollaborativeren und letztendlich menschlicheren Beziehung ist. Bitte geben Sie einige Beispiele dafür, was Sie damit meinen.

In unserem Privatleben mögen wir die digitale Kommunikation als selbstverständlich ansehen. Aber die Beziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten werden immer noch weitgehend durch den Austausch von Dokumenten auf Papier geregelt.

Diese stark manuell geprägten Prozesse führen dazu, dass die Finanzteams den Großteil ihrer Zeit mit eher geringwertigen Verarbeitungsaufgaben verbringen und praktisch keine Zeit haben, die finanzielle Gesundheit ihrer Lieferketten zu verstehen. Der Mangel an gemeinsam nutzbaren Echtzeitdaten bedeutet auch, dass die Finanz- und Beschaffungsabteilungen oft gezwungen sind, in Silos zu arbeiten. Wenn CFOs also mit der Prüfung von Optionen zur Steigerung des Cashflows beauftragt werden, sind sie oft gezwungen, Entscheidungen auf der Grundlage fragmentierter Informationen zu treffen.

Durch die Digitalisierung erhalten die Teams auf der Einkäuferseite bessere Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und letztlich mehr Zeit, um die Auswirkungen ihrer Entscheidungen auf die Lieferanten zu verstehen.

Die Schaffung einer digitalen Grundlage zwischen Einkäufern und Lieferanten eröffnet auch eine ganzheitlichere Sicht auf die Handelsbeziehungen, die die hochkomplexe und vernetzte Natur moderner Lieferketten widerspiegelt. Und die verbesserte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Verkäufern und anderen Parteien im Ökosystem der Lieferkette bedeutet, dass Entscheidungen – einschließlich der Suche nach neuen Lieferanten oder der Unterstützung eines Lieferanten, der sich in einer finanziellen Krise befindet – schneller umsetzen lassen, was in Krisenzeiten von entscheidender Bedeutung ist.

Darüber hinaus öffnen die robusten Daten, die diese Systeme über die Beziehungen zwischen Käufern und Lieferanten liefern, die Tür zu einer Reihe von Innovationen, die den Lieferanten einen Mehrwert bieten: von einem verbesserten Zugang zu kuratierten Marktplätzen, auf denen sie nach neuen Geschäftsmöglichkeiten suchen können, bis hin zu digitalisierten Finanzierungsoptionen, die ihnen einen schnelleren Zugang zu Betriebskapital ermöglichen.

5. Ist der Onboarding-Prozess für Lieferanten der Stufen 1, 2 und 3 derselbe?

Letztendlich sollte das Ziel eines jeden Onboarding-Prozesses darin bestehen, dass jeder Lieferant das Gefühl hat, dass Einkäufer ein System bieten, das seine Bedürfnisse unterstützt und auf seine spezifischen Fragen oder Bedenken eingeht. Für größere Lieferanten erfordert dies manchmal einen maßgeschneiderten Ansatz, aber für die Mehrheit der Lieferanten ist es am wichtigsten, dass der Prozess einfach, schnell und reibungslos funktioniert.

Es ist auch wichtig zu erkennen, dass nicht jeder Lieferant dieselben Voraussetzungen mit bringt. Es ist hilfreich, den Lieferantenstamm und damit das Rechnungsvolumen auf der Grundlage von zwei Faktoren zu betrachten. Einige Lieferanten gehören automatisch zu den wichtigsten Handelspartnern und sind technisch eher bereit, mit digitalen Rechnungen zu arbeiten. Andere brauchen bei der Umstellung länger. Letztere können Einkäufer mit alternativen Methoden unterstützen. Einige Technologieanbieter wandeln beispielsweise PDF-Rechnungen von Lieferanten in digitale Rechnungen um. So können Einkäufer ihre Digitalisierungsstrategie weiterverfolgen und der Lieferant erhält mehr Zeit.

Entscheidend ist auch der Zeitpunkt und der Inhalt der Kommunikation mit dem Lieferanten. Es empfiehlt sich aktive Lieferanten nur anzusprechen und sie zum Onboarding einzuladen, wenn Einkäufer einen klaren und quantifizierbaren Nutzen für den Lieferanten nachweisen können. Oder indem sie sicherstellen, dass die Lieferanten tatsächlich bereit sind, ein solches Digitalisierungsprojekt zu beginnen, und nicht erst, wenn ihr Einkäufer sie dazu auffordert.