Welche Strategie ist bei Einkäufern besonders beliebt?(Bild: itchaznong - stock.adobe.com)
Welche Einkaufsstrategien sind besonders beliebt? Eine Studie hat herausgefunden, wie häufig Rahmenverträge, Global Sourcing oder Warengruppen genutzt werden.
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Der Einkauf ist eine der Abteilungen, die Unternehmensziele am stärksten unterstützen - oder im schlimmsten Fall auch sabotieren - kann. Eine Strategie bestimmt explizit und implizit zahlreiche Faktoren: welche Ziele im Vordergrund stehen, wie Einkaufsprozesse wie ablaufen, mit welchen anderen Abteilungen der Einkauf zusammenarbeitet und welche Aufgaben der Einkauf übernimmt.
Den hohen Stellenwert und den hohen Beitrag der Beschaffungsabteilung sehen auch die Einkäufer selbst, so die 2019er-Umfrage von Entero und BME "Einkaufscontrolling in Deutschland 2019". Dabei legen die meisten Unternehmen drei Kriterien in ihrer Einkaufsstrategie fest - über alle Branchen hinweg. Am höchsten im Kurs stehen: Qualität, Total Cost of Ownership (TCO), Preis.
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Diese drei Ziele vereinen 92% der Antworten auf sich. Die restlichen acht Prozent teilen sich Effizienz, Risiko und Innovation. Um diese Kriterien gezielt steuern zu können, die Lieferanten und die Einkaufsorganisation weiterzuentwickeln, ist es wichtig die richtigen Kennzahlen (KPI, Key Performance Indicator) zu erheben. An ihnen können dann gezielte Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden.
Welche Einkaufsstrategien sind am wichtigsten?
In der Befragung wurden insgesamt 23 Strategien zur Auswahl gestellt. Im Vergleich zur Studie 2017 haben die Strategien "Rahmenvertrag" und "Abrufkontrakt" weiter an Bedeutung gewonnen.
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1. Rahmenverträge
Die Nutzung von Rahmenverträgen wurde über die Branchen hinweg am häufigsten als sehr wichtig eingestuft. Dies zeigt deutlich das Interesse der Unternehmen an einer langfristigen Beziehung zu ihren Lieferanten mit Sicherheit sowohl beim Preis als auch in der (Produktions-)Planung. Eine wichtige Kennzahl dabei ist zum Beispiel die Rahmenvertragsnutzung. Sie zeigt, inwieweit durch Rahmenverträge abgedeckte Beschafffungsvolumina in der Praxis durch Rahmenverträge bestellt werden.
Ein Abrufkontrakt ist eigentlich ein spezieller Rahmenvertrag. Dieser legt Regelungen für einen bedarfsorientierten Abruf von Materialien beim Lieferanten fest. Vereinbart ist, welche Güter in welchen Mengen abgenommen werden. Vielfach wird jedoch kein konkreter Liefertermin festgeklopft.
Der Einkauf nach Warengruppen (Warengruppenstrategie) liegt weiterhin auf Rang 3 bei den befragten Unternehmen. Sie fasst unterschiedliche Waren zu Gruppen zusammen, etwa Standardmaterialien und strategische Materialien. Die Warengruppenstrategie trägt unter anderem dazu bei, die Anzahl von Schnittstellen zu Lieferanten zu reduzieren.
Part Sourcing oder auch Unit Sourcing besagt, das Objekte als Einzelteile oder als Rohstoffe beschafft werden. Die Teile werden erst im Unternehmen weiterverarbeitet oder gehen sofort ins Endprodukt ein. Der Vorteil hier: Das Know-how bleibt beim Unternehmen, es muss aber viele unterschiedliche Zulieferer koordinieren. Der Stellenwert von Part Sourcing ist im Vergleich zur Studie 2017 gleich geblieben.
5. Preferential Sourcing
Viele Unternehmen versuchen, durch Preferential Sourcing (Vorzugslieferanten-Strategie) die Anzahl ihrer Zulieferer möglichst niedrig zu halten. Die am höchsten qualifizierten Lieferanten, etwa bezüglich ihrer Qualität oder ihres Preises, werden vorzugsweise behandelt. Sie werden gern für Engpassteile (bei A-Materialien) genutzt oder erhalten bestimmte Beschaffungsquoten.
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6. Dual Sourcing
Beim Dual Sourcing werden Waren von zwei voneinander unabhängigen Zulieferern bezogen. Meist geschieht das in Quoten, etwa 60 Prozent zu 40 Prozent. Das kombiniert die positiven Seiten des Single Sourcing mit den Vorteilen von Multiple Sourcing zu kombinieren. Die Vorteile hierbei sind einerseits hohe Rabatte durch die Bündelung von Bestellungen, andererseits auch ein geringeres Risiko des Ausfalls und weniger Abhängigkeit.
Welche Einkaufsstrategie ist in welcher Branche am weitesten verbreitet? (Daten: Entero/BME)
7. Multiple Sourcing
Mit Multiple Sourcing, auch Multi Sourcing genannt, setzen Unternehmen auf eine Vielzahl von Lieferanten für Güter. Das ist meistens begründet in einem großen Bedarf an Rohstoffen bzw. Einzelteilen im produzierenden Gewerbe. Der Vorteil: Versorgungssicherheit. Der Nachteil: die Koordination vieler Zulieferer.
8. Local Sourcing / Domestic Sourcing
Das Local oder Domestic Sourcing legt besonderen Wert auf die geografische Nähe zum Lieferanten. Streng genommen, wird noch zwischen lokaler und regionaler Beschaffung unterschieden. Gegebenenfalls höhere Warenpreise werden durch eine bessere Qualität, niedrigere Transportkosten und ein geringeres Versorgungsrisiko kompensiert. Es entfällt zudem das Risiko langer Transportwege.
Global Sourcing schafft den weltweiten Zugang zu Ressourcen und Produkten, die günstiger und/oder auf dem lokalen Markt nicht zu finden sind. Bei der Anwendung von Global Sourcing ist ein Mehraufwand an Koordination, Planung und Information über die Märkte nötig. Oft wird auch eine Zone, etwa Europa, unter die globale Beschaffung gezählt. Für andere läuft das bereits unter regionaler Beschaffung.
Ein Lead-Buyer-Konzept bezeichnet einen "federführenden Einkauf" für ein Produkt oder eine im Vorfeld festgelegte Warengruppe. Dabei kann es sein, dass der Lead Buyer innerhalb eines (großen und weltweit agierenden) Unternehmens eingesetzt wird oder sogar über Unternehmensgrenzen hinweg in Einkaufskooperationen. Daher gilt Lead Buying auch als Kompromiss zwischen zentralem und dezentralem Einkauf. Die Nachteile: Es entstehen "Einkaufs-Königreiche, Fehleinschätzungen des Lead Buyers können schwere Folgen haben und auch die Transparenz ist nicht immer optimal.
11. Reshoring
Reshoring, die Rückverlagerung von Produktionsstätten zurück in die Heimat, ist angesagt. Seit Corona sind die Lieferketten bis zum Zerreißen gespannt - erst kamen die Lockdowns weltweit - wobei besonders China mit seiner Null-Covid-Strategie immer wieder Häfen und Produktionsstätten blockiert hat - und dann der Ukraine-Krieg. Die Frage liegt also nah: Ist die Produktion in Europa, oder zumindest in Ländern mit nicht-autokratischen Systemen, besser aufgehoben?
Es gibt noch weitere Einkaufsstrategien, die jedoch in der Entero/BME-Umfrage keine oder keine größere Rolle spielen. Das sind beispielsweise:
Modular oder System Sourcing
Bei diesen Strategien setzt ein Unternehmen auf nur wenige Lieferanten. Diese liefern komplette Module oder Baugruppen. Diese wurden entweder gemeinsam entwickelt (System Sourcing) oder vom Lieferanten (Modular Sourcing). Die Begriffe Modular und System grenzen sich also durch die Enge der Zusammenarbeit ab. Diese Verlagerung der Entwicklung und Produktion bedeutet eine hohe Abhängigkeit zum Lieferanten. Oft ist das auch verbunden mit einem Verlust an Know-how an den Zulieferer.
E-Procurement / E-Sourcing
Die Umfrage listet auch E-Procurement als Strategie. Hier setzt der Einkauf auf die Digitalisierung der Beschaffung durch entsprechende Prozesse und Tools, etwa Robotic Process Automation.
Was ist der Unterschied zwischen einer Einkaufsstrategie und einer einfachen Einkaufsliste?
Eine Einkaufsstrategie geht weit über eine simple Liste hinaus. Sie umfasst die systematische Planung von Beschaffungszielen, die Analyse von Lieferanten, die Steuerung von Budgets sowie die Optimierung von Kosten und Qualität. Während eine Einkaufsliste nur festhält, was benötigt wird, beantwortet eine Strategie auch wie, wann, wo und zu welchen Konditionen eingekauft wird.
Welche Einkaufsstrategien eignen sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen?
Für KMU empfehlen sich vor allem die Bündelung von Bedarfen, um bessere Konditionen zu erzielen, sowie das Single- oder Dual-Sourcing bei vertrauenswürdigen Lieferanten. Rahmenverträge sichern stabile Preise über längere Zeiträume, während genossenschaftliche Einkaufsgemeinschaften mit anderen Unternehmen die Verhandlungsmacht deutlich erhöhen können.
Was bedeutet Single Sourcing und wann ist es sinnvoll?
Beim Single Sourcing wird bewusst nur ein einziger Lieferant für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gewählt. Diese Strategie eignet sich besonders bei hochspezialisierten Gütern, wenn ein Lieferant einzigartige Qualität oder Technologie bietet oder wenn eine enge Partnerschaft strategisch vorteilhaft ist. Der Nachteil liegt in der Abhängigkeit – fällt der Lieferant aus, entsteht schnell ein Engpass.
Wie kann man durch geschickte Verhandlungsstrategien im Einkauf Kosten senken?
Erfolgreiche Einkaufsverhandlungen basieren auf gründlicher Vorbereitung: Marktpreise kennen, Alternativangebote vorliegen haben und klare Zielpreise definieren. Bewährte Taktiken sind das Bündeln von Aufträgen, das Anbieten von schnelleren Zahlungszielen im Tausch gegen Rabatte sowie das gezielte Nutzen von Wettbewerb zwischen Lieferanten. Langfristige Partnerschaften ermöglichen zudem bessere Konditionen als einmalige Transaktionen.
Was ist das Pareto-Prinzip im Einkauf und wie hilft es bei der Priorisierung?
Das Pareto-Prinzip besagt, dass oft 80 % des Einkaufsvolumens von nur 20 % der Artikel oder Lieferanten stammen. Diese A-Artikel oder A-Lieferanten verdienen besondere Aufmerksamkeit und strategische Steuerung. Durch eine ABC-Analyse lassen sich Ressourcen gezielt einsetzen: intensive Verhandlungen bei A-Gütern, Standardprozesse bei B- und C-Gütern.
Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit in modernen Einkaufsstrategien?
Nachhaltigkeit ist heute ein zentraler Bestandteil professioneller Einkaufsstrategien. Unternehmen prüfen zunehmend die ökologischen und sozialen Standards ihrer Lieferanten, bevorzugen regionale Bezugsquellen zur Reduktion von Transportemissionen und setzen auf zirkuläre Beschaffungsmodelle. Neben ethischen Gründen schützt nachhaltige Beschaffung auch vor Reputationsrisiken und erfüllt wachsende gesetzliche Anforderungen.
