simple system Einkauf Eisberg

Von der Digitalisierung des Einkaufs profitieren viele Abläufe. (Bild: Simple System)

Aber schnelle Einsparungen durch Digitalisierung des Einkaufs sind nur die Spitze des Eisbergs. Unternehmen profitieren vor allem langfristig von der Verschlankung ihrer Prozesse und setzen dadurch neue Kapazitäten frei. So verhindern sie sogar Maverick Buying und damit verbundene unnötige Kosten.

Ob es um neue Druckerpatronen oder Schreibgeräte fürs Büro, Schrauben oder Schutzbrillen für die Werkhalle geht, die Abwicklung der vielen Schritte eines Bestellprozesses ist meist umständlich. Digitalisierte Prozesse können dabei Abhilfe schaffen. Der erste Schritt ist immer der, einfache und klare Geschäftsprozesse zu definieren und digital abzubilden. Das ist zwar unspektakulär, aber essenziell, um Geschäfte überhaupt erfolgreich und messbar digital darstellen zu können. Digitalisierung bodenständig und konsequent für die Verbesserung der Wertschöpfung zu nutzen, bringt viele handfeste Vorteile für das eigene Unternehmen und dessen Partner. Im indirekten Einkauf ist dies bei jedem Einzelschritt zu beobachten.

Bedarfsanforderung digital optimieren

Als Bindeglied im Produktionsprozess stellt der Einkauf eine wichtige Komponente dar. Denn ein Mangel an den kleinen, sogenannten C-Teilen hätte große Folgen: Der Arbeitsfluss würde ins Stocken geraten, Produktionsausfälle wären nicht auszuschließen. Dabei sorgt jede Unterbrechung der Produktionskette für hohe Kosten.

Dramatischerweise besteht in vielen Unternehmen die Bedarfsanforderung (BANF) heute noch aus einem Formular, das entweder als E-Mail oder sogar in Papierform, im schlimmsten Fall noch zu Fuß, an den zentralen Einkauf weitergereicht werden muss. Wenn die Bestelldetails auf dem BANF-Formular händisch eingetragen und ebenso weiterverarbeitet werden, entstehen leicht Fehler, die in einer Fehlbestellung enden. Dies alles verzögert den Bestellvorgang und die Produktionsabläufe immens.

Schwerwiegender greift jedoch der eigentliche Zeit- und Kostenfresser im Bestellvorgang: Der Genehmigungsprozess. Diesen meist sehr umfangreichen Prozess muss die BANF durchlaufen, bevor sie beim Einkauf eingereicht werden und schließlich eine Bestellung beim Lieferanten abgegeben werden kann. Meist sind mehrere Abteilungen involviert, sodass es Tage dauern kann, bis die Genehmigung zum Einkauf eines Artikels erteilt wird. Tage, in denen die Betroffenen möglicherweise handlungsunfähig sind.

Hoffmann Group
Neben der Plattformnutzung können auch Warenausgabeautomaten nahtlos integriert werden. (Bild: Hoffmann Group)

Verschlankter Genehmigungsprozess

Der Bestellprozess lässt sich deutlich beschleunigen, wenn eine Bestellplattform wie simple system implementiert wird. Die Plattform lässt sich auf die konkreten Bedarfe optimieren, sodass eine lange Suche nach den passenden Artikeln und Angeboten entfällt. Der Prozess wird insgesamt für den Bedarfsträger leichter verständlich, die Benutzeroberflächen sind intuitiver und Administratoren können einfacher nachvollziehen was, wo, von wem, wann gekauft wurde. Darüber hinaus profitieren Unternehmen bei der Nutzung von simple system zusätzlich davon, alle Lieferanten auf nur einer Plattform konsolidieren zu können. Aufgrund der jahrzehntelangen Zusammenarbeit mit Lieferanten finden Unternehmen auf simple system schnell ihre Stammlieferanten wieder und können auch neue denkbar einfach anbinden lassen.

Damit Bedarfsträger eine E-Procurement-Plattform nutzen können, gibt es unterschiedliche Anbindungsansätze, die sich auch je nach Grad der Integration seitens des Unternehmens und des Bedarfs anpassen lassen. Die einfachste Möglichkeit, die einen schnellen Start verspricht, ist der Zugang via ‚Cockpit Order‘. Damit können Bedarfsträger direkt über die E-Procurement-Plattform auf Angebote zugreifen und diese bestellen, ohne während des gesamten Vorgangs die Plattform verlassen zu müssen. Zudem werden Kontierungsdaten direkt übertragen.

 

Wenn die E-Procurement-Plattform dann noch via ‚Cockpit Workflow‘ oder OCI an das ERP angebunden ist, können Genehmigungs-Workflows direkt hinterlegt werden. Da manuelle Eingaben entfallen, ist der Bestellvorgang weniger anfällig für Übertragungsfehler. Im Anschluss kann die BANF direkt gesichert und in den Genehmigungsprozess überführt werden. Nach Freigabe durch den Einkauf wird die BANF in eine Bestellung umgewandelt. Auch dies geschieht im Optimalfall automatisch.

Der digitale Genehmigungsprozess ist also deutlich geschmeidiger und schneller. Wertgrenzen und Genehmigungsstufen greifen automatisch. Bei einer Genehmigung liegt sofort die freigegebene BANF vor, die rasch in eine Bestellung überführt werden kann. Da die wichtigsten Daten direkt aus dem System stammen, muss der Einkauf diese nur noch auf Plausibilität prüfen. Über das Ordermanagement gelangt dann alles direkt zum Lieferanten. Bester Begleiteffekt: Der Prozess ist nicht nur schneller, sondern auch sicherer.

Win-Win für das Rechnungswesen

Aber nicht nur die Bedarfsträger profitieren von der Digitalisierung des indirekten Einkaufs, auch das interne Rechnungswesen wird entlastet. Rechnungen enthalten automatisch den gültigen Tagespreis, sodass einer direkten Durchbuchung nichts im Wege steht. Lange Rückmeldungen und Anpassungen entfallen. Läuft das Ganze über eine EDI-Schnittstelle, können Bestellungen durch das Warenwirtschaftssystem automatisiert gelesen und verarbeitet werden. Es ist kein manuelles Eingreifen mehr nötig, die Verarbeitung findet komplett im Hintergrund statt. Je nachdem, wie die Buchhaltung aufgestellt ist, können die Buchungsstapel direkt zur Zahlung freigegeben oder auch per Lastschrift eingezogen werden. Kontierung und Sachkontenverwaltung werden so über die Plattform abgewickelt.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Einkauf wird entlastet und hat mehr Zeit, sich um andere Themen zu kümmern. Ebenso müssen Rechnungen in der Buchhaltung nicht noch einmal ‚angefasst‘ werden. Eine abteilungsübergreifende Win-Win-Situation ist entstanden.

Statt Lieferscheinchaos alles auf einen Blick

Hat eine Bestellung die vorherigen Etappen wie den Genehmigungsprozess und die Rechnungsabteilung durchlaufen, muss die Ware nur noch das Logistikzentrum erreichen und dem korrekten Empfänger ausgeliefert werden. Das größte Hindernis stellen hier unvollständige Bestellnummern dar, deren Auffinden und korrektes Zuweisen viel Zeit kostet, die der Wareneingang nicht hat. Beim Einsatz von E-Procurement-Plattformen ist der Beschaffungsvorgang als solcher komplett digitalisiert, das heißt, diese Daten lassen sich nach Vereinbarung mit den Lieferanten direkt auf die Pakete übertragen, sodass auf diesen bei Auslieferung bereits alle relevanten Bestelldaten vorhanden sind. Die Daten können dann entweder vom Wareneingang mittels Barcodes problemlos eingescannt und abgerufen oder auch manuell übertragen werden.

Eine Alternative stellt der digitale Lieferschein dar. Dieser wird über die E-Procurement-Plattform mit dem Versenden der Ware an den Wareneingang geschickt, sodass die Mitarbeitenden von vornherein wissen, welches Warenaufkommen sie erwartet. Zusätzlich erleichtert es den Wareneingang, da der digitale Lieferschein bereits vorerfasst ist und der Zuständige diesen nach Prüfung der Ware nur noch abschließend freigeben muss.

Automatisierungspotenzial des Wareneingangs

Eine weitere Möglichkeit zur Entlastung des Einkaufs ist grundsätzlich die automatische Buchung von Wareneingängen. Hier erhält der Anforderer zunächst das zugestellte Paket ungebucht ausgehändigt. Möglich ist das, da bereits alle Daten wie Name, Bestellnummer, Abteilung und Kostenstelle auf dem Paket ersichtlich sind. Nachdem der Mitarbeiter die Ware erhalten hat, kann dieser nach Prüfung des Inhaltes in der Beschaffungsplattform den Erhalt bestätigen. Sobald die Bestätigung erfolgt ist, läuft im Hintergrund ein Workflow, der die Wareneingangsbuchung veranlasst. Falls die Bestätigung seitens des Mitarbeiters nicht in einem vorher festgelegt Zeitrahmen erfolgt, erinnert das System automatisch daran, den Wareneingang zu buchen beziehungsweise zu bestätigen. Das garantiert, dass keine Buchung in Vergessenheit gerät. Ist der gesamte Bestellprozess abgeschlossen, unterstützt simple system im Nachgang noch mit der automatisierten Erstellung eines Reports zum Vorgang für die Ablage.

Sebastian Wiese, Geschäftsführer simple system
Zitat

Schnelle Einsparungen durch die Digitalisierung des Einkaufs sind nur die Spitze des Eisbergs. Unternehmen profitieren vor allem langfristig von der Verschlankung ihrer Prozesse und setzen dadurch neue Kapazitäten frei.

Sebastian Wiese
(Bild: simple system)

Effiziente Automatisierung, bessere Übersicht, schnellere Verfügbarkeit

Wie man sieht, profitiert der gesamte Bestellprozess von einer Digitalisierung des indirekten Einkaufs. Dank E-Procurement-Plattformen wie simple system können Unternehmen mit wenig Aufwand den gesamten Bereich digitalisieren – ganz gemäß dem Motto: „Procurement made simple“. Durch schnellere und effizientere Abläufe im C-Teile-Management sind deutlich verschlankte Prozesse und erhebliche Kosteneinsparungen möglich. Mitarbeiter werden entlastet und haben wieder Zeit für sinnvolle und strategische Aufgaben.

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